Inkommandeprocess

Tidplanen för antagningsprocessen omfattar tajmingen för kritiska moment i antagningsprocessen. Datumen är gemensamma för alla handläggare. Tidplanen uppdateras varje termin.

Tidplan för antagning av studenter hittas i SoleMove Teams

Har du frågor om tidplanen, kontakta SoleMove Support.

15–31 mars för studier under höstterminen och helår
15–30 september för studier under vårterminen

En del fakulteter har en månads nomineringsperiod, hela mars resp. september.

I samband med öppnandet av nomineringsperioden skickar fakulteterna och MM ett utskick till sina partneruniversitet från SoleMove.

Nomineringsguide för partneruniversitet hittas i SoleMove Teams

1–15 april för höstterminen
1–15 oktober för vårterminen

Alla nominerade studenter får automatiskt instruktioner via e-post om hur de gör sin ansökan i SoleMove när de aktiveras i systemet.

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

• Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalet måste ha en giltighetstid som sträcker sig till och med dagen efter terminstid.
• Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande. En termin motsvarar 5 månader.
• Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner.

En steg-för steg-manual för hanteringen i SoleMove för internationella handläggare och koordinatorer finns i Sharepoint.

Steg-för-steg manual hittas i SoleMove Teams

Uppdatera fakultetens Fact sheet, om ett sådant finns, och skicka ut till fakultetens partneruniversitet inför nominerings- och ansökningsperioden. 

Lund University Fact Sheet för universitetsgemensamma partneruniversitet gällande nästkommande läsår brukar skickas till partneruniversitet av handläggare i samband med terminsstart. Vill du använda dig av mallen, men anpassa innehållet till din fakultet? Kontakta ida [dot] thelander [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (ida[dot]thelander[at]kommunikation[dot]lu[dot]se) 

Du kan ladda ner PDF-versionen eller en tillgänglighetsanpassad textversion nedan:

LU Fact Sheet 2025-2026 (PDF 391 kB, ny flik)

LU Fact Sheet 2025-2026, tillgänglighetsanpassad/endast text (PDF 109 kB, ny flik)

Lund University Marketing toolkit

I Lund University Marketing toolkit hittar du digitalt material särskilt framtaget för att spridas till partneruniversitet för att underlätta marknadsföring av Lunds universitet via webb, sociala medier eller ansökningsdatabaser.

Lund University Marketing toolkit hittas i LU Box
 
Nedan hittar du ett förslag på e-postmeddelande som kan skickas till partneruniversitet (MM gör utskick till universitetsgemensamma partneruniversitet).
Bifoga gärna fakultetens, eller vårt universitetsgemensamma Fact sheet:

Greetings from Lund University!
We would like to share some material about Lund University, especially compiled for our partner universities. If you wish to market Lund as a study destination among your students, this material should be easy to share via suitable platforms. We are looking forward to welcoming your students!
 
The Lund University - Marketing toolkit contains the following material:

• Images of Lund University
• Social Media content
• Unibuddy blog posts
• Videos
• Youvisit virtual tour

Please also find an attached Fact sheet for exchange studies at Lund University.

Inresande utbytesstudenter hänvisas att följa den tillgänglighetsanpassade ansökningsmanual som SoleMove supporten har tagit fram för att stötta studenterna under ansökningsperioden.

Hänvisa studenter till SoleMove ansökningsmanual på lunduniversity.lu.se

Sökande till språkkurser så som SUSA, SVEE och EXTA hanteras av Kansli HT i en separat process som påbörjas så snart ansökningsperioden har stängt.

Sökande till SAS-kurser, inklusive SASH-kurser, hanteras också av Kansli HT.

SASA-kurser hanteras av Kansli S. 

SAS-kurser som ges av andra fakulteter än HT och S, hanteras av respektive fakultet.

Antagning till SAS-kurser sker ca två veckor innan antagning till ordinarie kurser. 

Antagning till X-kurser hanteras av respektive fakultet. Kurserna kan tas som en del av eller utöver studentens reguljära studieplan då majoriteten av kurserna ges online samt ges på eftermiddagar/kvällar.

I SoleMove hanteras elektroniska kursremisser. Som handläggare kan du följa processen och se vilka av dina studenter som bedöms vara behöriga och om de kan antas.

Antagningsbeskedet/ Letter of Acceptance (LoA) skickas så fort du sett att studenten gjort en komplett ansökan. För studenter som sökt industridesign eller arkitektur får inga antagningsbesked skickas innan godkännande från LTH, men för övriga studenter bör man skicka antagningsbesked så snart som möjligt för att underlätta för studenten att kunna söka uppehållstillstånd så tidigt som möjligt. 

LoA visar att studenten är officiellt antagen till utbytesstudier vid Lunds universitet. Detta är ett myndighetsbeslut som utöver tillträde till LU behövs för ansökan om uppehållstillstånd, få tillgång till Studentlund och till exempel för stipendieansökningar och försäkringsärenden i hemlandet.

De studenter som är accepterade i SoleMove skickas av SoleMove Support till Ladokavdelningen för etablering och skapande av interim-personnummer. Vanligtvis görs detta sista veckan i november/maj. Efter skapandet av personnummer skickas personnumren tillbaka till SoleMove och blir synliga för handläggare. 

Efter etableringen, sker inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande per automatik för samtliga kurser som studenterna har blivit antagna till (inklusive SUSA, SVE, EXTA och SAS). 

För Study Abroad-studenter samt studenter som kommer utanför de officiella terminstiderna måste inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande till kurser göras manuellt.

Kontakta SoleMove Support om du har frågor.

• Återbud till utbyte markeras i SoleMove (ändra ansökan till ”cancelled”) och förs automatiskt över till Ladok. När ansökan är ”cancelled”, ändras alla antagna kurser till ”withdrawn” i SoleMove samtidigt som återbud läggs in i Ladok på dessa kurser.

• Återbud till kurs ska markeras i SoleMove och förs automatiskt över till Ladok, förutsatt att studenten inte har webbregistrerat sig eller blivit registrerad på kursen. I så fall måste studenten uppmanas att själv lägga in återbud via Ladok för studenter.

  OBS! Integrationen kommer inte lägga in återbud om kursen redan varit i gång i minst en vecka.
   

• Avbrott (på kurs) hanteras för hand. Studenten kan också själv markera avbrott i Ladok för studenter. Vid avbrott sker ingen synkning mellan SoleMove och Ladok.
• Avbrott på utbytet, lämnas vanligtvis utan åtgärd.

Vid återbud eller avbrott för student nominerad via universitetsgemensamt avtal ska MM-handläggare meddela berörd fakultet och vice-versa.

Följande text kan användas av handläggare vid email korrespondens med student som befinner sig i Lund men som vill göra ett avbrott:

If you choose to withdraw

If you choose to withdraw from your exchange studies at Lund University before the end of the semester, please pay attention to the following steps of action:

• Notify your exchange coordinators at Lund University as well as your home university
• Notify teachers for ongoing courses
• For courses that you are registered on and have already started, log in to Ladok and "discontinue" the course.
• Inform the housing agency/landlord. 
  • If you are a tenant through LU Accommodation, you have to give a minimum notice of two full calendar months. The cancellation of the contract will always end on the last day of the month, and you have to pay full rent until the contract ends. https://www.luaccommodation.lu.se/student-accommodation/living-us/terms-and-conditions
  • Please note that other housing providers may have a period of notice that is three full calendar months. More information is available here: https://bopoolen.nu/en/laws-regulations/
• If you have received a scholarship/grant, inform the scholarship/grant provider. If you have received a scholarship/grant for your studies at Lund University, you may be required to pay back the full amount or part of the amount, depending on the actual length of your studies at Lund University.

Förlängning av utbyte: Be Ladok göra ett tillfällesbyte från 30 till 60 hp. Borttag av 30 hp åtagande, inläggning av 60 hp åtagande.

Här kan studenten ladda ner verifierbara studieintyg från Ladok

Vissa partneruniversitet kräver ändå underskrivna betyg som skickas direkt från studentens koordinator. Handläggaren ansvarar för att skriva ut studentens betyg i ett Resultatintyg från Ladok efter en komplett studieperiod. Följande aktiva val behöver göras vid utskrift:

• Ska skrivas ut på engelska
• Ta med alla kurser och kurskoder, inklusive tillgodoräknanden
• Visa betygsfördelning
• Stämpla med universitetsstämpel

Det finns olika rutiner vid olika fakulteter om betyget skickas direkt till studenten eller till handläggare vid partneruniversitetet.

Ovan beskrivning förutsätter att transcript skickas i pappersformat via vanlig post. Man kan endast skicka digitala transcripts till partners om detta görs på ett informationssäkert sätt, t.ex. genom lösenordsskyddade PDF filer där man skickar PDF fil och lösenord i separata mejl eller genom att använda någon annan typ av informationssäkert alternativ.