Inkommandeprocess

Stöd för handläggning av inkommande utbytesstudenter

Tidplan för antagningsprocess
Förberedelse inför ansökningsperiod
Nomineringsperioder
Ansökningsperioder
Hantering av inkomna ansökningar
Detta sker i Ladok
Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk
Hantera avhopp
Skriv ut betyg
Service och stöd för inkommande studenter

Tidplan för antagningsprocess

Tidplan för antagning av studenter hittas i Sharepoint

Har du frågor om tidplanen, kontakta SoleMove Support.

Förberedelse inför ansökningsperiod

Giltiga avtal

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalet måste ha en giltighetstid som sträcker sig till och med dagen efter terminstid.
Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande. En termin motsvarar 5 månader.
Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner.

Lund University Fact Sheet

Lund University Fact Sheet för universitetsgemensamma partneruniversitet gällande nästkommande läsår brukar skickas till partneruniversitet av handläggare i samband med terminsstart. Vill du använda dig av mallen, men anpassa innehållet till din fakultet? Kontakta Ida [dot] Thelander [at] er [dot] lu [dot] se

Du kan ladda ner PDF-versionen eller en tillgänglighetsanpassad textversion nedan:

LU Fact Sheet 2023-2024 (PDF 379 kB, ny flik)

LU Fact Sheet 2023-2024, tillgänglighetsanpassad/endast text (PDF 202 kB, ny flik)

Hjälp partneruniversitet att marknadsföra Lunds universitet

Lund University Marketing toolkit

I Lund University Marketing toolkit hittar du digitalt material särskilt framtaget för att spridas till partneruniversitet för att underlätta marknadsföring av Lunds universitet via webb, sociala medier eller ansökningsdatabaser.
 Lund University Marketing toolkit hittas i LU Box

Nedan hittar du för ett förslag på e-postmeddelande som kan skickas till partneruniversitet (MMS gör utskick till universitetsgemensamma partneruniversitet).
Bifoga gärna fakultetens, eller vårt universitetsgemensamma Fact sheet:

Greetings from Lund University!
We hope that you are doing well and that the coming year enables increased mobility opportunities for our students. We would like to share some material about Lund University, especially compiled for our partner universities. If you wish to market Lund as a study destination among your students, this material should be easy to share via suitable platforms. We are looking forward to welcoming your students!

The Lund University - Marketing toolkit contains the following material:

Images of Lund University
Social Media content
Unibuddy blog posts
Videos
Youvisit virtual tour

Please also find an attached Fact sheet for exchange studies at Lund University.

Nomineringsperioder

15–31 mars för studier under höstterminen och helår
15–30 september för studier under vårterminen

En del fakulteter har en månads nomineringsperiod, hela mars resp. september.

I samband med öppnandet av nomineringsperioden får partneruniversiteten ett automatiskt utskick om att nominera sina studenter via SoleMove.

Nomineringsguide för partneruniversitet hittas i Sharepoint

Ansökningsperioder

1–15 april för höstterminen
1–15 oktober för vårterminen

Alla nominerade studenter får automatiskt instruktioner via e-post om hur de gör sin ansökan i SoleMove.

Hantering av inkomna ansökningar

När ansökningsperioden är stängd ansvarar varje handläggare för att kontrollera att inkomna ansökningar ”Arrived Applications” i SoleMove är korrekta.
Inkompletta ansökningar kan kompletteras av dig som handläggare eller av studenten. Det är möjligt att öppna en inkommen ansökan för komplettering.
Kompletta ansökningar ska gå vidare för att granskas av kursansvariga.

Språkkurser och SAS-kurser

Sökande till språkkurser så som SUSA, SVEE och EXTA hanteras av Kansli HT i en separat process som påbörjas så snart ansökningsperioden har stängt. Sökande till SAS-kurser, inklusive SASH-kurser, hanteras också av Kansli HT. SASA-kurser hanteras av Kansli S. SAS-kurser som ges av andra fakulteter än HT och S, hanteras av respektive fakultet. Antagning till SAS-kurser sker ca två veckor innan antagning till ordinarie kurser.

Kursantagning

I SoleMove hanteras elektroniska kursremisser. Som handläggare kan du följa processen och se vilka av dina studenter som bedöms vara behöriga och om de kan antas. När studenten är antagen till kurser ändras status till ”Accepted”.

Antagningsbesked

Antagningsbeskedet/ Letter of Acceptance (LoA) skickas så fort du sett att studenten gjort en komplett ansökan. För studenter som sökt industridesign eller arkitektur får inga antagningsbesked skickas innan godkännande från LTH, men för övriga studenter bör man skicka antagningsbesked så snart som möjligt för att underlätta för studenten att kunna söka uppehållstillstånd så tidigt som möjligt. LoA visar att studenten är officiellt antagen till utbytesstudier vid Lunds universitet. Detta är ett myndighetsbeslut som utöver tillträde till LU behövs för ansökan om uppehållstillstånd, få tillgång till Studentlund och för t.ex. stipendieansökningar och försäkringsärenden i hemlandet.

När antagningsbesked skickas är universitetet som myndighet ansvarig att tillgodose studentens behov av studier enligt avtalet som slutits med partneruniversitetet.

Detta sker i Ladok

Etablering

De studenter som är accepterade i SoleMove skickas av SoleMove Support till Ladokavdelningen för etablering och skapande av interim-personnummer. Vanligtvis görs detta from den 1 december/ 1 juni. Efter skapandet av personnummer skickas personnumren tillbaka till SoleMove och blir synliga för handläggare.

Utbytesavtal och förväntat deltagande

Efter etableringen, sker inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande per automatik för samtliga kurser som studenterna har blivit antagna till (inklusive SUSA, SVE, EXTA och SAS).

För Study Abroad-studenter måste inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande göras manuellt.

Kontakta SoleMove Support om du har frågor.

Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk

En vecka innan Arrival Day får studenter som har blivit etablerade i Ladok tillgång till att aktivera sitt studentkonto. Studentkontot ger tillträde till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk inom universitet. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som studenten har angett i sin ansökan.

Läs mer om Studentkontot och kontakta LU Servicedesk för support på lunduniversity.lu.se

Hantera återbud och avbrott

Avhopp är sker när en student som har nominerats och tackat ja till sin plats beslutar sig för att inte åka på utbytet. Beroende på när avhoppet sker behandlas det som ett återbud respektive avbrott.

Återbud – avhopp innan utbytet/kursen har påbörjats
Avbrott – avhopp efter påbörjat utbyte

Så här hanterar du återbud och avbrott

Återbud till utbyte markeras i SoleMove (ändra ansökan till ”cancelled”) och förs automatiskt över till Ladok. När ansökan är ”cancelled”, ändras alla antagna kurser till ”withdrawn” i SoleMove samtidigt som återbud läggs in i Ladok på dessa kurser.
Återbud till kurs ska markeras i SoleMove och förs automatiskt över till Ladok, förutsatt att:
- Studenten inte har webbregistrerat sig eller blivit registrerad.
- Kursen har startat för max 7 dagar sedan.
Avbrott (på kurs eller utbyte) hanteras för hand. Studenten kan också själv markera avbrott i Ladok. Vid avbrott sker ingen synkning med SoleMove.
Vid återbud eller avbrott för student nominerad via universitetsgemensamt avtal ska MMS-handläggare meddela berörd fakultet.

Information för studenter som väljer att avbryta påbörjade studier

Följande text kan användas av handläggare vid email korrespondens med student som befinner sig i Lund men som vill göra ett avbrott:

If you choose to withdraw

If you choose to withdraw from your exchange studies at Lund University before the end of the semester, please pay attention to the following steps of action:

Notify your exchange coordinators at Lund University as well as your home university
Notify teachers for ongoing courses
For courses that you are registered on and have already started, log in to Ladok and "discontinue" the course.
Inform the housing agency/landlord.
- If you are a tenant through LU Accommodation, you have to give a minimum notice of two full calendar months. The cancellation of the contract will always end on the last day of the month, and you have to pay full rent until the contract ends. https://www.luaccommodation.lu.se/student-accommodation/living-us/terms-and-conditions
- Please note that other housing providers may have a period of notice that is three full calendar months. More information is available here: https://bopoolen.nu/en/laws-regulations/
If you have received a scholarship/grant, inform the scholarship/grant provider. If you have received a scholarship/grant for your studies at Lund University, you may be required to pay back the full amount or part of the amount, depending on the actual length of your studies at Lund University.

Skriv ut betyg

Alla studenter uppmanas att själva ladda ner verifierbara studieintyg från Ladok

Vissa partneruniversitet kräver ändå underskrivna betyg som skickas direkt från studentens handläggare. Följande aktiva val behöver göras vid utskrift: