Arkivera och bevara

I Lunds universitets dokumenthanteringsplan beskrivs hur data ska diarieföras, bevaras och gallras, några fakulteter har även lokala gallrings- och bevarandeplaner för forskningshandlingar. Det finns möjlighet att arkivera såväl analoga som digitala data hos Universitetsarkivet.  Oavsett vilken data det gäller är det viktigt att den beskrivs noga och strukturerat för att kunna förstås även framöver.  

Bevarande och gallring av forskningshandlingar  

Reglerna om bevarande och gallring av forskningsdata följer samma princip som för andra handlingar inom forskning och undervisning, nämligen att vi motiverar varför vi gallrar, inte varför vi bevarar.  

Vissa handlingars bevarandevärde ska prövas. Detta görs i samråd mellan forskningsprojektledare, prefekt och vid behov även en arkivarie. Primärmaterial kan gallras om det inte är unikt eller bedöms ha ett vetenskapligt eller kulturhistoriskt värde. För gallringsbara forskningshandlingar är gallringsfristen i regel 10 år, för EU-projekt är det 17 år.  

Bevara och gallra

Mellanlagring av forskningshandlingar 

När ett forskningsprojekt är avslutat ska de forskningsdata som ska bevaras levereras till långtidslagring. Innan slutförvaring av handlingarna i Lunds universitets e-arkiv ska elektroniska handlingar förvaras lokalt, det som brukar kallas mellanlagring. I den lokala lösningen ska du skapa en systematisk ordning med hjälp av en mappstruktur och filnamn. Om du har använt den lagringslösning som Lunds universitet erbjuder via Forskningsprojektmappar, har du redan där skapat en ordning som ska fungera och också en README-fil som förklarar ordningen. Om du lagrat din data på annat sätt, till exempel på din institution, är det viktigt att se till att den förvaras på ett säkert och ordnat sätt och även beskrivs på ett systematiskt sätt (som genom att använda en README-fil).  

Dokumentera forskningsdata i en README-fil

Arkivering av forskningshandlingar  

Handlingar som ska slutförvaras i arkivet enligt dokumenthanteringsplanen kommer efter mellanlagringen att vara väl förberedda för detta. Hur man arkiverar beror på om handlingarna är elektroniska eller analoga. Universitetsarkivet hjälper dig som forskare att få till en bra lösning för dina handlingar. 

För elektroniska forskningsdata finns en e-arkivslösning för data som ska bevaras.  

För analogt forskningsmaterial ansvarar institutionen för leverans till Universitetsarkivet i samråd med arkivarie (på fakulteten eller vid avdelningen Dokumenthantering).   

Arkivering av forskningshandlingar