Diarieföring av forskningshandlingar
På denna sida hittar du formulär som du som forskare och forskningsstöd kan använda för att snabbt och enkelt diarieföra forskningshandlingar enligt gällande lagar och regler.
Lunds universitets dokumenthanteringsplan och de särskilda bevarande- och gallringsbesluten för forskningshandlingar reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan gallras. I dokumenthanteringsplanen framgår det även vilka handlingstyper som ska diarieföras.
Dokumenthanteringsplanen (PDF, 4,4 MB, ny flik).
Läs mer om arkivering av forskningshandlingar och forskningsdata.
Så fungerar formulären
Formulären är kopplade till universitetets centrala diarieföringssystem W3D3. Genom att använda formulären slipper du logga in i diariet. Detta underlättar för dig och gör diarieföringen enkel och snabb.
Välj rätt formulär för den handlingstyp du ska diarieföra. Varje formulär innehåller metadatafält som forskaren eller forskningsstödspersonal fyller i. Tänk på att inte använda några förkortningar eller interna begrepp i formulären då informationen måste gå att förstå över tid. När metadatafälten är ifyllda och handlingen uppladdad skickas formuläret in.
I formuläret är det obligatoriskt att ange din (forskarens) organisationstillhörighet samt en handläggare kopplad till den verksamheten. Handläggarna blir automatiskt kopplade till ärendet i diarieföringssystemet och har som ansvar att se till att allt är korrekt ifyllt. Om någon information saknas kontaktar handläggaren forskaren för komplettering.
Om du i ett formulär har angivit att du bifogat ett inskannat pappersoriginal är det viktigt att du ger handlingen till den handläggare du valde när du fyllde i formuläret. Handläggaren ser till att pappersoriginalet inordnas med institutionens övriga pappershandlingar.
Om det saknas ett formulär
Formulären nedan inkluderar de vanligast förekommande forskningshandlingarna som ska diarieföras. Listan på formulär är inte heltäckande utan kan komma att kompletteras efter hand som behov upptäcks.
Om du inte hittar handlingstypen du ska diarieföra bland formulären nedan kontaktar du en handläggare på din institution som diarieför handlingen manuellt direkt i diarieföringssystemet.
Kontakta registraturen på registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se) om du har förslag på ytterligare formulär eller vill föreslå ändringar i befintliga formulär.
Formulären
Projekt kan se olika ut och antingen vara finansierade eller inte. För enkelhetens skull benämns alla typer av vetenskapliga studier som projekt i formulären.
- Ansökan om forskningsmedel
- Tillstånd för forskning
- Etikprövning
- Sekretessavtal för forskning
- Datahanteringsplan
- Projektplan/Projektbeskrivning
- Metodbeskrivning/Metodanvisning
- Delrapport
- Slutrapport
- Material Transfer Agreement
- Forskningskontrakt
- Ekonomisk slutrapport för forskning
- Rekvisition av forskningsmedel
Längst ned på sidan hittar du en lista på fler handlingstyper som också ska diarieföras. Det finns ännu inga formulär för dessa handlingstyper men om de har skapats i relation till ditt forskningsprojekt ska du kontakta din institutionsregistrator/handläggare som kan diarieföra dem åt dig.
Om du har ansökt om forskningsmedel diarieför du din ansökan här:
Ansökan om forskningsmedel/Application for research funds
Denna handlingstyp kan även avse ansökningar eller nomineringar till forskningsmedel som görs av universitetet å enskilda forskares vägnar.
Denna handlingstyp avser ansökningar om tillstånd av olika slag. Det kan exempelvis vara ansökan om tillstånd från etiska kommittéer, integritetsskyddsmyndigheten, miljöprövande instanser eller tillstånd rörande strålning.
Notera att det bara är din ansökan om etikprövning som diarieförs via detta formulär, medan beslut från etikprövningsmyndigheten diarieförs under nedanstående handlingstyp.
Här diarieför du beslutet du har fått från etikprövningsmyndigheten.
Ansökan registreras under ”Tillstånd för forskning”.
Notera att denna handlingstyp inte berör beslut angående djurförsök. Om du har handlingar som berör djurförsök kontaktar du din registratorn/handläggaren på din institution som diarieför handlingarna åt dig. Det kan exempelvis beröra ansökan, beslut, underlag eller etikprövning i anslutning till djurförsök.
Om du har upprättat ett avtal om sekretess i relation till ditt forskningsprojekt diarieför du det via länken nedan:
Sekretessavtal för forskning/Confidentiality agreement for research (CDA)
Denna handlingstyp kan även kallas Data Management Plan (DMP). Under forskningsprojektet eller studiens gång kommer din datahanteringsplan att förändras. Det är viktigt att varje fastställd version av datahanteringsplanen diarieförs. Planen anses fastställd om den exempelvis bifogats en ansökan eller om den har delats ut inom forskningsprojektet.
Om du missat att diarieföra varje fastställd version – se till att åtminstone diarieföra den sista och slutgiltiga versionen.
Om du redan bifogat din projektplan eller projektbeskrivning till din diarieförda forskningsansökan behöver du inte diarieföra den igen. Om du inte har diariefört din projektbeskrivning/-plan så gör du det via länken nedan:
Projektplan/Project plan, Projektbeskrivning/Project description
En metodbeskrivning eller metodanvisning kan även biläggas eller ingå i din etikprövningsansökan, din forskningsansökan eller din datahanteringsplan. Om du redan diariefört metodbeskrivningen i något av de andra ärendena behöver du inte diarieföra den separat.
Metodbeskrivning/Method description, Metodanvisning/Method instruction
Om du har upprättat en vetenskaplig delrapport ska den diarieföras via länken nedan:
Här diarieför du din vetenskapliga slutrapport. Inom EU-projekt benämns denna handlingstyp vanligen som ”Final Project Report” eller ”Final Review Report”.
Denna handlingstyp berör enbart den vetenskapliga slutrapporten och inte den ekonomiska. Den ekonomiska slutrapporten finner du nedan.
Material Transfer Agreements (MTA) är avtalsdokument som används för förvärv av olika biologiska material och forskningsmaterial, och ibland data, som utvecklats av ideella organisationer, myndigheter och privat industri. Materialet kan vara av vilket slag som helst, exempelvis kemikalier, elektronik, biologiskt eller något annat material. MTA används också för andra typer av material som kemiska föreningar, reagenser, musmodeller och vissa typer av programvara.
Du diarieför din MTA via länken nedan:
Diarieföring av forskningskontrakt sker inte via formulär. Du kan läsa mer om hur du diarieför forskningskontrakt på följande sida:
Denna handlingstyp diarieförs vanligtvis av ekonomer på institutionsnivå. Om du som forskare vet med dig att denna handlingstyp inte diarieförts av din ekonom ska den diarieföras via länken nedan:
Ekonomisk slutrapport för forskning/Final economic report for research
Om den ekonomiska slutrapporten har lagts i samma ärende som forskningskontraktet behöver du inte även diarieföra slutrapporten här.
Denna handlingstyp diarieförs vanligtvis av ekonomer på institutionsnivå. Om du som forskare vet med dig att denna handlingstyp inte diarieförts av din ekonom ska den diarieföras via länken nedan
Forskningsmedel rekvisition/Research funds requisition
Om rekvisitionen av forskningsmedel har lagts i samma ärende som forskningskontraktet behöver du inte diarieföra rekvisitionen här.
Andra forskningshandlingar som ska diarieföras
Utöver handlingarna och informationen ovan ska även följande handlingar diarieföras i relation till ditt forskningsprojekt:
- Korrespondens rörande forskningsprojekt (exempelvis administrativ korrespondens med finansiär, uppdragsgivare, medarbetare, samarbetspartner och så vidare).
- Fullmakt i relation till forskningsprojekt
- Kommunikationsplan för forskningsprojekt
- Rapport, anordnad konferens (avser ekonomisk slutrapport kring en externt finansierad vetenskaplig konferens)
- Fullkostnadskalkyl, forskningsprojekt
- Specifikation, beviljade forskningsanslag
- Behovsanmälan, ansökan om medel och beslut rörande forskningsinfrastruktur
- Avtal med annat lärosäte eller finansiär om forskningsinfrastruktur
- Brukaransökan, brukaravtal, återrapport och utvärdering rörande forskningsinfrastruktur
Om du som forskare har fått eller skapat någon av ovanstående handlingstyper kontaktar du registratorn på din institution som manuellt diarieför handlingen åt dig.
Kontakt
Central registratur
registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se)
+46 46 222 71 40
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.
Postadress
Lunds universitet
Avdelningen Dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund
Internpost
Hämtställe 62
Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 Lund
