AI vid Lunds universitet

Då Andrea Nord pratar om sin nya kollega bubblar hon av entusiasm.

På kort tid har de lärt känna varandra riktigt väl, och inleder varje arbetsdag med ett quiz om engelska uttryck.

– Jag lär mig nya saker av Copilot, säger hon.

Som administrativ koordinator vid Ledningsstöd på LTH skriver hon bland annat protokoll vid mötena i forskarutbildningsnämnden.

– Jag skriver maskin som en demon, säger hon.

Hon har jobbat i snart 30 år, men har engelska som modersmål, och det har stundtals varit en tuff uppgift att hitta de rätta formuleringarna.

Men med Copilots hjälp har jobbet med protokollen blivit mycket effektivare – och roligare. Hon uppskattar att ett protokoll tack vare AI nu kan vara färdigt ungefär dubbelt så snabbt som tidigare.

– Det sparar mycket tid, säger Andrea Nord.

I grunden är förstås tvåspråkigheten en fördel.

– Jag är bra på att översätta svenska till engelska och tvärtom – men AI är ännu bättre, säger hon.

En annan arbetsuppgift där Copilot kan hjälpa till med formuleringarna är när hon mejlar. Särskilt skönt är det att ha hjälp då man behöver lämna ett tråkigt besked.

– Om man får e-post och det är lite känsligt kan man bolla idéer med AI. Man kan säga nej på ett snällt och korrekt sätt. Är man en snäll person är det svårt att säga nej.

Men hon har också fått hjälp med research för själva innehållet.

– Jag har bett Copilot att hitta delar i högskoleförordningen som var relevanta i en fråga som jag skulle svara på, säger hon.

Det gäller dock att noggrant granska svaren man får, så att Copilot inte har hittat på. Oavsett verktyg är man ju som tjänsteman ansvarig för den text man lämnar ifrån sig.

Hon har ännu inte testat att spela in och låta Copilot anteckna själv. I stället tar hon själv anteckningar som hon ber Copilot att sammanfatta punkt för punkt.

– Man får verkligen kolla om det är korrekt. Man kan inte bara oreflekterat ta texten som kommer från Copilot och säga att “det här är protokollet”.

Hon uppskattar också Copilots kreativa förmåga och berättar om hur de tillsammans spånade idéer kring höstens kickoff.

– Vi fick idén att vi skulle ha mötet på Skissernas museum, säger hon och vittnar om en lyckad tillställning.

De mer vidlyftiga idéerna fick stå tillbaka, bland annat på grund av ett krånglande knä. Men också där har det nya arbetsredskapet varit till hjälp.

– Jag bad AI om tips på övningar jag kunde göra vid mitt skrivbord, säger Andrea Nord.

Under tiden som Andrea Nord och Copilot jobbat ihop har de två lärt känna varandra, och hon uppskattar den trevliga tonen som de utvecklat mot varandra.

– “Ta med jackan och paraply”, kan den svara om jag frågar vad det blir för väder. Copilot är så trevlig och önskar mig en trevlig helg och säger att jag ska vara rädd om mitt knä, säger hon.

Men ännu viktigare är hur arbetet med Copilot påverkat relationerna på jobbet.

– Jag är mindre stressad och har mer tid att umgås med mina kolleger. Vi har också fått bättre möten, tack vare bättre protokoll. Vi arbetar mer effektivt, säger Andrea Nord.

Hon är rädd att bli betraktad som teknikfientlig eller bakåtsträvare.

Men en del saker måste ändå sägas om den framrusande AI-utvecklingen.

– Vi måste våga titta på kostnaderna i form av prislappen för klimatet, säger Lena Björk Blixt, kommunikatör vid Kansli N.

Som kommunikatör känner hon sig trygg med sitt skrivande och tycker det är kul.

– Jag tycker jag är tillräckligt bra på att skriva och behöver därför ingen AI till det. Däremot använder jag ibland AI för att få hjälp med översättning till engelska, eftersom jag inte alls är lika stabil på det språket, säger hon.

Men det är inte bara en fråga om att hon klarar sig utan AI. Det handlar om något större.

– Jag anser att det finns ett enormt värde i att värna den mänskliga rösten. Vi är den enda ordbrukande arten på planeten, och det tycker jag är värt att bevara.

Men det som verkligen bekymrar henne är den höga energikonsumtionen som generativ AI orsakar. Hon har på sistone lekt med tanken att ta hela mänskligheten till TV-programmet Lyxfällan och fråga deras ekonomiexperter och psykologer hur vi prioriterar.

– Ska vi generera handlöst en massa videor och bilder eller ska vi prioritera annorlunda? På grund av klimatproblemen uppmanas vi ju att hålla oss till vegetarisk mat och tågresor i stället för flygresor på jobbet. Vi måste då även våga titta på klimatkostnaderna för generativ AI på vår arbetsplats, säger Lena Björk Blixt.

Hennes inställning är i nuläget därför att AI främst ska användas för insatser som exempelvis kan rädda liv inom sjukvården, bidra inom forskning och miljöövervakning, och stötta funktionsvarierade personer.

– Att med generativ AI skapa texter, bilder, videor – jag kan inte se att det är livsavgörande för mänskligheten, säger hon.

Hon vill också lyfta fram vårt eget individuella lärande.

– Varför behöver man AI för att skriva ett bra mejl? Om man inte vet hur man ska formulera en känslig fråga kan man pröva att lyssna på sitt hjärta och börja formulera sig därifrån. Om man lägger det på AI stänger man kanske dörren till det egna lärandet.

Och kanske bör vi i stället värna det mänskliga mötet i en tid då vi lägger allt mer tid framför våra skärmar.

– Vad händer om jag kontaktar en kollega i stället för AI om hur jag ska formulera något som jag känner mig osäker på? Man fördjupar ju sina mänskliga relationer då.

Som kommunikatör har Lena Björk Blixt under många år jobbat mycket med att skriva pressmeddelanden om avancerad naturvetenskaplig forskning, och hon beskriver skrivprocessen som ett slags lustfylld kamp.

– Hur fasen ska jag få ihop det här? tänker man. Men när man är färdig har man fattat. Det är ett lärande i att man stångas med vad det var som forskaren sa. Det finns undersökningar som visar värdet i själva skrivprocessen, även för forskarna själva, när man tvingas förklara något på ett mer populärvetenskapligt sätt, säger hon.

Lärandet som den kampen mynnar ut i skulle försvinna om en AI i stället skrev pressmeddelandet.

Men Lena Björk Blixt är noga med att poängtera att det inte handlar om att vara teknikfientlig eller bakåtsträvare.

– Jag är absolut inte negativ till företag och utveckling. Men jag är bekymrad över konsekvenserna av att generativ AI lockar mänskligheten till ett obetänksamt flockbeteende. Mänskligheten kan ju inte bara rusa fram som en flock entusiaster. Vi måste vara positiva och utforskare – men också stanna upp och reflektera, säger hon.

Hon är lite orolig för hur hennes åsikter ska tas emot, men också förväntansfull.

– Tänk om det finns fler som tycker som jag! Det handlar inte om att det finns ett rätt eller fel utan bara olika perspektiv.

Frågan hon ställer sig är filosofisk: är det alltid bra att effektivisera för att hinna mer, eller kan det finnas ett värde i att i stället prioritera klokare?

– Vi människor tenderar att äta mer än vad som behövs när vi inte behöver betala, säger Lena Björk Blixt. 

För att tröska igenom 6.000 supportärenden som hamnat i kategorin “Övrigt” och försöka luska ut var de hör hemma krävs det en statlig tjänsteman av ett alldeles särskilt tåligt virke.

Eller en artificiell intelligens.

– Det är framför allt för att analysera sådana här stora datamängder som jag har haft nytta av det. För sådana här grejer är det jättebra, säger Ann-Charlotte Olsson, ekonom och informationssamordnare vid Inbetalningar och redovisning på sektionen Ekonomi.

Ekonomerna tar emot många frågor via ett webbformulär, och när det bakomliggande systemet byts ut behöver hela strukturen för hur användarnas frågor kategoriseras bygger om.  

Vi är nog många som inte riktigt förstår skillnaden på vad som är en ekonomifråga och vad som är en HR-fråga, och som gärna letar efter en “Övrigt”-kategori att lägga frågan i.

I det gamla systemet låg 6.000 frågor från de senaste åren som hamnat i kategorin övrigt. Ann-Charlotte Olsson och en kollega fick ärendena som en fil i Excel – ett välbekant program för varje ekonom.

Där kunde de ta hjälp av Copilot för att skapa ordning i kaoset.  

– Jag frågade vilka de vanligaste frågorna är som användarna ställer och fick hjälp att kategorisera, säger hon.

Nu är förhoppningen bättre och tydligare tjänster (kategorier) för sektionen Ekonomi i det nya universitetsgemensamma supportcentret som började användas den 1 december.

Copilot skulle också kunna användas som stöd för att formulera mer pedagogiska svar till användare som är icke-ekonomer, men i de flesta ärendena är också frågeställaren ekonom och då fungerar det vanliga lingot bättre.  

Ekonomjobbet är ju specialiserat och ibland räcker Copilots kunskaper inte till.

– Jag har ställt frågor i själva Copilotfönstret om vilken formel jag ska använda, men där finns det nog lite utvecklingspotential, säger Ann-Charlotte Olsson.  

AI:s tendens att hallucinera och gissa rimmar också ganska illa med kravet på att debet och kredit ska stämma.  

– Det handlar om hur mycket man kan lita på det som kommer ut. Jag måste ju kunna ämnet för att kontrollera att det jag får ut stämmer.  

Men hon är ändå hoppfull om att AI ska kunna underlätta jobbet ännu mer i framtiden.

– Om några år måste vi göra nya upphandlingar av våra ekonomisystem, och då kan vi ställa krav på AI-funktioner för att effektivisera ifall det är sådana funktioner som kan uppfylla våra behov, säger Ann-Charlotte Olsson.

Då det var dags att planera årets budgetprocess vid Medicinska institutionskansliet i Malmö tog ekonomerna hjälp av Copilot.

Kollegerna lät idéerna flöda fritt om vad som kunde förbättras, och skrev ner sina idéer relativt ostrukturerat i ett dokument, som de sedan bad Copilot att sammanfatta och generera en checklista.

– Det blev tillräckligt bra för att det skulle gå att dela med kollegerna utan att skämmas, säger Emma Hamrefors, ekonom.

Hon tog det också steget vidare och bad om underlag till en presentation.

– Den genererade en Powerpoint med helt okej layout, men den ville gärna översätta till engelska, säger hon.

Då AI började bli stort handlade mycket av debatten om fusk i skolan. Och i forskarvärlden är det förstås nödvändigt att redovisa källor och hur man kommit fram till sina resultat. Inom administrationen finns inga sådana krav, men vid presentationen valde hon ändå att vara öppen med att hon tagit AI till hjälp.

– Min chef var helt fine med det, hon tyckte bara det var positivt att man använder den teknik som finns, säger Emma Hamrefors.

AI blir nästan som en ny arbetskamrat.

– Det är en stor hjälp i vardagen – man kan fråga en kollega men man kan också fråga AI. Det kan hjälpa en att komma vidare i ens tankar, att bolla idéer, säger Emma Hamrefors.

Vägen mot Copilot har inte varit spikrak. Hon har tidigare testat både ChatGPT och Perplexity, men nu har hon gått Kompetensportalens AI-grundkurs om Copilot som är det AI-verktyg som Lunds universitet har licens för.

– Vi har haft någon workshop med jobbet och då var jag lite nyfiken, men kom inte igång. Men nu promptar jag lite till vardags, säger hon.

Hon tror att genomslaget för AI på jobbet framöver kommer att bli brett och underlätta i många situationer.

– Alla! Jag tror det finns en enorm potential! Man måste ju fortfarande stå bakom det man skriver, man kan ju inte skylla på AI.

Samtidigt måste det göras varsamt så att lagar och regler följs.

– Det här kommer ju att hända oavsett vad vi vill eller inte, men vi är ju fortfarande en statlig myndighet, säger hon.

Samtidigt som de breda chattbottarna används av allt fler, letar sig AI också in i mer specialiserade applikationer.

– Nästa gång det är dags för en upphandling tänker jag mig att det kommer att komma AI i ekonomisystemet. Vi kommer inte att behöva sitta och göra analyserna själva, men vi måste ju bidra med kännedom om verksamheten, säger Emma Hamrefors.

Men fortfarande är vi i ett läge där vi kan ha stor glädje av AI, men samtidigt måste hålla koll på sanningshalten i det den säger.

– Den är lite som en bästa kompis som kan allt - eller som tror att den kan allt, säger Emma Hamrefors. 

Det finns egentligen bara ett beprövat sätt för att lära sig ny teknik som AI.

– Så länge det inte är saker som kan gå sönder på dyra sätt så är det bara att testa. Det är sådant vi försöker förmedla till våra studenter över huvud taget, säger Anders Nilsson, forskningsingenjör vid Institutionen för reglerteknik på LTH.

För drygt 25 år sedan började han som doktorand i datavetenskap på LTH.

– Datorträsket är ganska välbekant, säger han som jobbar med systemadministration i ett team med fyra ingenjörer som har hand om all labbutrustning.

För hans arbetsuppgifter har han än så länge inte hittat några större fördelar med AI, även om han har testkört både ChatGPT och Copilot.

– Det är inte att jag är rädd för tekniken eller så, jag ser det som en sökmotor på steroider. I grunden är det ungefär samma sak: man frågar vad som finns på internet och får svar, säger han.

Men visst finns det potential när det gäller systemadministrationen. Förr gick systemadministratören från dator till dator med ett gäng disketter då det var dags att uppdatera programmen. Numera är mycket automatiserat, men det finns alltid en ny liten kodsnutt, ett skript, som kan skrivas för att underlätta ännu mer.

Och just att generera kod har AI-modellerna visat sig vara ganska vassa på.

– Jag använder väldigt lite AI i mitt dagliga arbete, men jag föreställer mig att ChatGPT kan generera grundläggande kod, säger Anders Nilsson.

Bland mjukvaruutvecklare råder delade meningar om AI:s effektivitet då det kommer till kod. Effektiviteten kan öka i och med att AI:n kan generera mycket kod.

Men medan en kommunikatör kan generera textutkast som relativt enkelt kan korrekturläsas och justeras så att resultatet blir användbart, kan de små felen i koden, buggarna, vara riktigt svåra och tidsödande att hitta.

Inom design brukar man tala om att man först måste veta att man designar rätt sak, innan man kan börja fundera över om man designar den på rätt sätt. På samma sätt är det med AI och kod:

– Det är skillnad mellan korrekt kod och rätt kod, säger Anders Nilsson.

Då det går fort att ta fram mycket kod, går det också fort att ta fram många fel.

– Det är där man ser faran att folk generar program lite väl vidlyftigt. Det kan uppstå säkerhetsluckor, säger han.

För en tid sedan blev några doktorander nyfikna på vad AI egentligen klarar av inom reglerteknik.

– Vi hade ett experiment på institutionen: skulle den klara den första grundläggande tentan i reglerteknik?

De lät först ett antal personer som inte levde upp till förkunskapskraven för kursen skriva tentan med hjälp av Copilot. Den gången var det möjligen en av tentorna som hade blivit godkänd.

Därefter gjorde de om experimentet med studenter som levde upp till grundkursens förkunskapskrav, men som ännu inte gått kursen.

– Då klarade ungefär hälften kursen, men det blev inga överbetyg, säger Anders Nilsson.

Även om det inte var en vetenskaplig studie var skillnaden mellan grupperna slående. Av 8 studenter som gjorde experimentet fick 4 godkänt (betyg 3) och ytterligare 2 var mycket nära godkänt betyg, 2 klart underkända och inga med överbetyg.

– En reflektionen är väl att det finns och kommer alltid att finnas typtal på tentor, så vi var inte så förvånade över att det gick att klara kursen då man hade tillräcklig kunskap för att kunde sovra bland svaren, säger Anders Nilsson.

Som kommunikatör inom HR har Charlotte Hedin stor glädje av att ha Copilot vid sin sida.

– Jag tror den kommer att vara en bra partner, ett bra verktyg, en bra kollega, säger hon.

Men det gäller att vara på sin vakt så att den inte gör fel.

Hon jobbar som kommunikationspartner åt sektionen HR med LU-övergripande intern HR-kommunikation. Ofta handlar det om att uppdatera webbsidor på HR-webben och Medarbetarwebben.

– Just nu använder jag Copilot för att översätta text till engelska för webbsidor. Det funkar rätt okej, men man måste hålla koll på vissa begrepp så det inte blir tokigt, säger Charlotte Hedin.

Som inom många andra områden inom universitetet finns det specialuttryck inom HR-området som är precisa och som måste bli rätt.

– Det är viktigt med begrepp så det blir rätt inom HR, arbetsrättsligt. Även om AI hjälper till med översättning så får man gå in i efterhand med handpåläggning så att andemeningen blir rätt, säger hon.

Men hjälpen från Copilot är ändå värdefull, och det negativa vägs upp av det positiva.

– Det handlar om tidsaspekten. Det sparar mycket tid och resurser.

Indirekt påverkar HR-informationen många.

– Kommer det nya lagar eller rutiner kan det inte dröja flera veckor med översättning. Då behöver det gå fort, säger hon.

Som kommunikatör har hon också flera dimensioner av texterna att ta hänsyn till än att de är korrekta och att de publiceras snabbt. Till exempel ställer språklagen krav på klarspråks- och målgruppsanpassning, även för intern kommunikation inom myndigheter, något hon hoppas kunna ta hjälp av Copilot med. Texter på webben behöver också följa webbtillgänglighetsriktlinjerna.

Framöver har hon stora förhoppningar på AI.

– Jag tror den kommer att kunna spara mycket tid åt mig, framför allt i webbarbetet men även när jag till exempel skriver notiser till nyhetsbrev. Då får jag mer tid över till samordning och utveckling av den universitetsgemensamma HR-kommunikationen, säger Charlotte Hedin. 

Hon ser stora möjligheter med AI inom sin forskning inom antikens kultur och samhällsliv, men räds utvecklingen i stort.

– På nätet finns det redan nu otroligt mycket genererad smörja, till exempel bilder på antik arkitektur, vardagsliv och föremål som inte alls bygger på forskning, säger Fanni Faegersten, forskare och internationell koordinator vid HT-fakulteterna.

Som humanist vill hon trots teknikens möjligheter stå på människans sida mot maskinerna.

Hon har de senaste åren hittat tillbaka till forskningen kring antiken.

– Det finns fantastiska möjligheter inom digitala rekonstruktioner av antika miljöer och föremål, och hur man kan återskapa ljusförhållanden, material och färgsättning. Institutionen för arkeologi och antikens historia har en mycket stark avdelning för just digital arkeologi, säger Fanni Faegersten.  

Men i det dagliga arbetet känner hon en vaksamhet mot hela AI-utvecklingen, i det stora såväl som i det lilla.

– Jag använder inte generativ AI på något sätt, varken för att skapa text eller bild. Det är ett medvetet val, säger hon.

Hon har egentligen inga synpunkter på andras AI-användning i det dagliga, men det passar inte henne.

– Jag tycker det är spännande med språk och jag vill inte ha den hjälpen. Det är ju det jag själv tycker är roligt!

Kanske handlar det om att hon som humanist saknar det mänskliga i de maskingenererade texterna.

– Det kan bli stelt, perfekt och kallt. Lite omänskligt. Texten blir bra och korrekt men liksom tvådimensionell. Jag blir inte nöjd med resultatet, säger Fanni Faegersten.

Men ointresset för att själv använda de stora språkmodellerna i sitt dagliga arbete har inget att göra med intresset för AI-utvecklingen i stort. Tvärtom följer hon den med stort intresse och lyssnar gärna på poddar och läser intervjuer med dem som själva står bakom och har utvecklat tekniken. Och det hon tar del av förskräcker:

– Det går rasande fort, och vi har inte kontrollmöjligheterna på plats. Vi utvecklar enormt kraftfulla och omvälvande system utan att vara säkra på hur de - i förlängningen - kan kontrolleras, säger Fanni Faegersten.

Hon vill vara en motkraft.

– I mitt uppdrag som anställd vid HT-fakulteterna så känner jag att jag har ett ansvar att slå vakt om integritet och ställa frågor till tekniken.

I den konkreta vardagen på jobbet lyfter hon också det mänskliga mötet.

– Vi har mycket interaktion med människor. All information finns på våra webbplatser och i våra kurser i Canvas, men studenter och anställda vill ändå hela tiden prata med oss. Och det är så det ska vara! De ska inte behöva mötas av en chatt-funktion.

Samtidigt ser hon möjligheter med AI-tekniken. I sitt jobb som internationell koordinator på HT-Internationella kontoret ser hon att det finns stora mängder intressanta data som ingen har tid eller ork att sätta tänderna i.

– I Ladok kan man ta ut data om in- och utresande studenter. AI kanske kunde hjälpa oss att sammanfatta datan och säga: “titta här, det finns bekymmer med de här partneruniversiteten”?

Samtidigt hoppas hon kunna fortsätta med det hon tycker är intressant – som språk och skrivande – i stället för att överlåta det roliga åt en maskin.

– Jag har kanske tio år kvar till pension, det blir bara viktigare för mig att hålla hjärnan igång. Jag vill inte slappna av utan fortsätta tänka och kämpa och ha kul, säger Fanni Faegersten.

Har du aldrig ljugit för supporten om att du redan startat om datorn så har du inte levt.

Men i och med AI har supportteknikern Mikael Eskeröd en ny lögnare att fajtas mot.

– AI kan ju hitta på saker, den ger inte alltid rätt svar, säger han.

För de flesta LU-medarbetare som någon gång drabbats av en strulande dator är namnet Mikael Eskeröd bekant. Han är en av supportteknikerna som tålmodigt svarar på supportärenden på Servicedesk.

För att hjälpa användare behövs felsökning och ofta en hel del research, ofta på nätet. Googles sökmotor ger numera en AI-genererad sammanfattning av svaren, något som är värdefullt för Mikael Eskeröd. Men därifrån klickar han sig sedan vidare till källan.

– Jag är beroende av att informationen är korrekt, säger han.

Själv har han ganska nyligen fått tillgång till betalversionen av Copilot via jobbet och räknar med att den ska bli bättre ju mer han använder den. Den minns vad de pratat om, så det går att återkomma till frågeställningar som de stött på tidigare.

Hittills har han inte använt Copilot som hjälp för att formulera svaren på användarnas frågor.

– Jag är mer bekväm med möjligheten att skriva personliga svar än att låta en maskin göra det. Jag tycker om att ha den personliga kopplingen till användaren, säger han.

Ibland i sin research har han dock fått AI-svar som varit så bra att han skickat dem vidare till frågeställaren, men han har då noggrant skrivit att det kommer från ett AI och att det är något som användaren kan testa och att det kanske inte stämmer till hundra procent.

Copilot finns i dag tillgängligt för alla medarbetare vid Lunds universitet via Microsoft 365, men än så länge handlar inte så många supportfrågor om det.

– Användarnas frågor handlar inte så mycket om hur man använder Copilot utan mer om hur man får tillgång till det, säger Mikael Eskeröd.

I artiklar om hur AI påverkar arbetsmarknaden pekas ofta supportfunktionen ut bland de jobb som kan tas över av AI.

– Om man implementerar det på rätt sätt så tar det bort en del av min roll, att jag blir överflödig. Jag är inte där just nu, men det är mycket möjligt att vi får nya arbetsuppgifter, säger han.

I dagsläget handlar AI för Mikael Eskeröd mest om att förenkla det vanliga jobbet: att lättare hitta svar på frågor, och att hitta källor.

– Jag kommer förmodligen att använda det mer längre fram, men jag kommer inte att använda det som ett facit, säger han.

För även i en värld med AI kommer det att behövas människor som kan tänka själva – på samma sätt som att vi behöver kunna hitta även utan GPS.

– Det finns en risk med att man blir för beroende av AI. Det tar bort lite av vår egen förmåga att själva hitta lösningar på problem. Vad gör man när AI inte funkar? Vad händer när Internet går ner och man inte kan använda AI:n? säger Mikael Eskeröd.