Administratörer i Lucat
På den här sidan riktar vi oss till dig som arbetar i Lucat med organisationer och personer, och tillhandahåller information till dig som överväger en organisatorisk omorganisering.
Ditt arbete i Lucat är viktigt
Eftersom LUCRIS importerar delar av sin grunddata från Lucat är det du som administratör i Lucat som lägger grunden för LUCRIS. Från Lucat hämtas alla anställda, hela verksamhetsorganisationen, och en persons verksamhetsroller. Alla som har en verksamhetsroll i Lucat kan logga in LUCRIS.
Så här hjälper du till
Du som administrerar i Lucat hjälper till med arbetet i LUCRIS genom att hålla informationen i Lucat korrekt och uppdaterad. Det innebär ett stort ansvar eftersom vissa ändringar som exempelvis organisatoriska omstruktureringar kan skapa stort merarbete för andra som arbetar i LUCRIS. Genom att du håller informationen i Lucat uppdaterad blir informationen som sedan synkas in i LUCRIS också korrekt. Synkningen sker varje natt.
Video: Lucats påverkan på Forskningsportalen
Informationen i videon nedan (och mer) finns även beskriven på den här sidan under titlarna Organisationer och Personer.
Organisationer
Du har ett stort ansvar när det kommer till Lucats verksamhetsorganisation. Varje natt synkas verksamhetsorganisationen (inte attestorganisationen) in i LUCRIS. Ändringar i denna kan därför skapa stora förändringar även i LUCRIS.
Du uppdaterar organisationerna även i LUCRIS när du t.ex. lägger till en beskrivning på en enhet eller skapar en ny forskargrupp i trädet i Lucat. Kort och gott, alla ändringar som du gör i verksamhetsorganisationen syns även i LUCRIS.
Informationen om organisationerna som hämtas in från Lucat är:
- Organisationens namn (på svenska och engelska)
- Organisationens placering i verksamhetsträdet
- Beskrivningen (max 1024 tecken till följd av begränsning i Lucat)
- Beskrivning av forskning (max 1024 tecken till följd av begränsning i Lucat)
- Webbsida
- Webbsida (eng)
- Organisationstypen
All den här informationen syns även ut i det publika gränssnittet som kallas Forskningsportalen.
Det här händer i LUCRIS när du hanterar verksamhetsorganisationer i Lucat. När en verksamhetsorganisation:
- kommer in i Lucat första gången skapas en organisationspost, inklusive startdatum, i LUCRIS.
- flyttas i organisationsträdet flyttas det även i LUCRIS.
- läggs ner eller tas bort från Lucat blir organisationen inaktiv i LUCRIS och döljs från Forskningsportalen men ligger kvar i LUCRIS.
Organisatoriska omstruktureringar
Vi i LUCRIS-förvaltningen uppskattar om vi blir involverade när det ska göras större förändringar som påverkar organisationen, som när något till exempel flyttas eller tas bort. Detta för att ändringarna ska ske på rätt sätt och inte leda till merarbete. Vissa ändringar går inte att ångra när de är gjorda.
Här nedan följer ett antal olika scenarier för förändringar i verksamhetsorganisationen som kan vara relevanta för dig:
Om organisationen ska byta namn ändrar du namnet i Lucat. Detta är inte en organisatorisk omorganisering utan enbart ett namnbyte. Denna ändring innebär att all information knuten till organisationen i LUCRIS (som personer, publikationer och projekt) förblir den samma. Det gamla namnet försvinner och all historik tillknyts det nya namnet.
Detta är den lättaste och minst komplicerade förändringen. Om du skapar en helt ny organisation, och tillkopplar personer, i Lucat kommer organisationen att dyka upp i LUCRIS och Forskningsportalen dagen efter.
Notera att organisationen kommer att vara tom på sådant som forskarna tidigare har gjort. Inga publikationer, projekt eller dylikt kommer att ligga på den nya organisationen. Detta är att föredra eftersom organisationen är ny och ingen forskning har producerats på den tidigare.
Det kan vara bra att samarbeta med din lokala kommunikatör och oss på LUCRIS när du lägger till en ny organisation. Då kan vi gemensamt se över ifall organisationens sida i Forskningsportalen ska ha någon speciell bild, text eller upptagning av exempelvis FNs hållbarhetsmål och UKÄ-klassning.
Om en organisation ska byta plats inom verksamhetsorganisationen är det viktigt att göra flytten i Lucat. Om du flyttar organisationen inom trädet i Lucat så sker förändringen på samma sätt i LUCRIS utan att mer arbete behövs.
Om du i stället skapar en ny organisation med samma namn så kommer den vara tom på innehåll som publikationer och projekt i LUCRIS. Detta är inte rekommenderat. Då krävs arbete för att flytta sådant som ska ligga på organisationen från den äldre versionen med samma namn.
Om organisationsförändringen innebär nedläggning av en enhet som i sin helhet går upp i en annan enhet, så gör vi den förändringen i LUCRIS. Du ska då höra av dig till supporten och förklara vilken organisation som ska bli ”uppslukad” av en annan. Det finns två alternativ:
- Organisationen som läggs ner finns kvar i systemet (taken over by)
Detta används t.ex. när en organisation varit viktig och man vill kunna dra ut statistik om den även senare. - Organisationen som läggs ner försvinner helt (merge)
Detta används t.ex. om det blivit fel i Lucat och organisationen aldrig skulle ha synkats in i LUCRIS till att börja med.
Vänligen notera att när hopslagningen är gjord i LUCRIS så går förändringen inte att ångra. Därför är det bra att noga tänka igenom vad som ska göras och involvera LUCRIS-förvaltningen i förändringen.
Den här organisatoriska omstruktureringen innebär att en organisation ska kvarstå i LUCRIS med sitt namn och delar av innehållet den har knutet till sig, och att en utbrytare ska ta med sig visst innehåll som i nuläget är knutet till den redan existerande organisationen. För att göra detta måste en administratör i Lucat skapa en ny organisation på rätt ställe i verksamhetsträdet. Därefter måste någon med hög LUCRIS-behörighet manuellt lägga över rätt innehåll från den gamla till den nya organisationen. Detta är en tidskrävande förändring.
Detta är den svåraste organisatoriska omstruktureringen. För att åstadkomma denna förändring måste en administratör i Lucat först skapa två nya organisationer på rätt plats i verksamhetsorganisationen. Därefter måste någon med hög LUCRIS-behörighet manuellt lägga över rätt innehåll till rätt organisation. Detta är mycket tidskrävande och bör endast göras om det är nödvändigt.
Personer
Det är personinformationen i Lucat som avgör om personen kan logga in i LUCRIS och den är därför särskilt viktig. När en person läggs in första gången i Lucat synkas viss information in i LUCRIS nästa dag. Informationen finns kvar i LUCRIS även om personen slutar vid Lunds universitet. En person som återkommer tjänar därför på att få samma Lucat-ID som tidigare.
Informationen som synkas in från Lucat är:
- Namn
- Befattning (tjänstetitel från Primula)
- Verksamhetsroller (om den inte är dold från webben i Lucat)
- Affilieringar (organisationstillhörigheter)
- ORCID-ID (om det är tillagt genom passport.lu.se)
- Kontaktinformation (mejladress och telefonnummer)
- Eventuell länk från personlig hemsida
Den här information syns också ut i Forskningsportalen så vida inte något steg är tagit i Lucat för att dölja visst innehåll från webben.
Det här händer i LUCRIS när du hanterar personer i Lucat. När en person:
- kommer in i Lucat första gången skapas en användare i LUCRIS. Om användaren har en verksamhetsroll som forskar skapas det även en synlig person i LUCRIS och Forskningsportalen.
- får en ny affiliering i Lucat får de samma affiliering även i LUCRIS.
- inte längre har en aktiv verksamhetsroll i Lucat kan personen inte längre logga in i LUCRIS, men användaren ligger kvar.
- inaktiveras eller tas bort från Lucat blir personen osynlig i LUCRIS och döljs från Forskningsportalen, men både användaren och personen ligger kvar i LUCRIS.
- kommer tillbaka till universitet med sitt gamla Lucat ID aktiveras användaren och personen igen.
Det är till sin Lucat-administratör som forskare behöver vända sig till när de inte kan logga in i LUCRIS. Det vanligaste är att de saknar en verksamhetsroll och behöver tilldelas en för att kunna logga in med sitt Lucat-id. När du har lagt till en verksamhetsroll kan personen logga in nästa dag.
En person kan ha dold eller synlig profil i LUCRIS vilket påverkar huruvida den syns i Forskningsportalen. Synligheten kan ställas i LUCRIS men vissa roller får automatiskt en synlig eller dold profil första gången de synkas in.
Synliga verksamhetsroller
När en person läggs in första gången i Lucat och läses in i LUCRIS sätts synligheten automatiskt beroende på vilken verksamhetsroll personen har. De automatiskt synliga verksamhetsrollerna är:
- adjungerad professor
- affilierad forskare
- affilierad professor
- biträdande forskare
- biträdande prefekt
- biträdande universitetslektor
- dekan
- docent
- doktorand
- forskarassistent
- forskare
- forskargruppschef
- forskarstuderande
- forskningsprojektdeltagare
- gästforskare
- gästprofessor
- postdoc
- postdoktor
- prefekt
- Principal Investigator
- professor
- professor emerita
- professor emeritus
- universitetslektor
En person som återkommer till Lunds universitet och som vid anställning (eller upplägg i Lucat) anger exakt samma personnummer och namn, återfår samma Lucat-ID som tidigare.
En forskare som återkommer till Lunds universitet har stor nytta av att få sitt gamla Lucat-ID när de registreras på nytt. Anledningen är att de kan ha varit aktiva i LUCRIS och lagt till mer information om sig som bild, beskrivning, eller ha kopplat sina projekt och publikationen till sig.
För att en återkommande forskare ska slippa göra om det arbetet är det därför absolut lättast om de kan få sitt gamla Lucat-ID tilldelade sig igen.
Om det inte är möjligt finns det sätt att lösa problemen som kan uppstå med att information saknas.
Vanliga frågor
Här hittar du vanliga frågor och svar om Lucat och LUCRIS kopplingen.
Nej, behörigheten att lägga upp bilder i LUCRIS är det oftast bara en person på varje fakultet som innehar och den brukar inte ligga på katalogadministratör i Lucat. Kontakta supporten för att ta reda på vem som kan hjälpa till med det.
Du som katalogadministratör i Lucat behöver inte göra något i LUCRIS när en forskare slutar vid Lunds Universitet. Personens användare i LUCRIS tas bort automatiskt men själva personen och datan om personen finns kvar. Sedan döljer vi som har hög administrativa rättigheter i LUCRIS profilen från Forskningsportalen efter ungefär en månad.
Nej, det går inte att lägga till infrastrukturer i LUCRIS via Lucat. Det finns en organisationstyp i Lucat som heter "infrastrukturenhet". Dessa enhetstyper synkas in som organisationer i LUCRIS.
Infrastrukturerna i LUCRIS tillhör ett särskilt infrastrukturregister och matas rakt in i LUCRIS av LUCRIS-förvaltningen.
Kontakta LUCRIS-supporten
E-post: servicedesk [at] lu [dot] se
Telefon: 046-222 90 00
(måndag-fredag 8:00-17:00)
Webbformulär: support.lu.se
Logga in i LUCRIS
(lucris.lub.lu.se)
Forskningsportal
(portal.research.lu.se)