Resa i tjänsten
Här hittar du information om vad du behöver tänka på före, under och efter en tjänsteresa.
Steg 1 - överväg resfria alternativ
Innan du bokar en resa så ska du alltid överväga om resan kan ersättas med digitala möten.
Läs mer om digitala möten och videokonferenser på Lunds universitet
Läs igenom föreskrifterna och de allmänna råden för tjänsteresor vid Lunds universitet:
Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 41 kB, ny flik)
Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 49 kB, ny flik)
Steg 2 - chefs godkännande
Resan måste vara godkänd av din närmaste chef som har ansvar för att du följer föreskrifterna och godkänna eventuella avvikelser.
Steg 3 - tänk miljö, säkerhet och kostnad
Om resan godkänns, ska den planeras utifrån arbetsmiljö- och miljöhänsyn samt kostnadseffektivitet.
Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala restiden ska jämföras (restid inklusive anslutningstransporter och väntetider).
Lunds universitet får som statlig myndighet inte klimatkompensera ekonomiskt, genom till exempel köp av utsläppsrätter.
Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.
Innan du bokar en resa bör du även kolla vilka länder Utrikesdepartementet, UD, avråder om resor till. Både för det land du planerar en tjänsteresa till, och anknytande länder på vägen.
Läs mer om vilka länder Utrikesdepartementet avråder från resor till (UD:s webbplats)
Steg 4 - boka
Resan måste bokas med den resebyrå som Lunds universitet har avtal med oavsett färdsätt. Då följer säkerhetskrav och försäkringsskydd med automatiskt.
Tågresor från Sverige ut i Europa bokas via resebyrån Togrejse i ett formulär som bland annat nås via Lupin/Proceedo:
Läs mer om att boka tågresor till utlandet
Inrikes tåg bokar du via resebyrån BCD Travel:
Läs mer om att boka tågresor inrikes
Flyg och boende ska bokas via universitetets upphandlade resebyrå BCD. Hotellrum ska vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt).
Vid tillfällen när boende inte kan bokas i förväg eller när hotellet är knuten till en extern konferens får du redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.
Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi
Viktig information om BCD:s fakturering vid bokning av hotell
BCD debiterar hotellvistelsen först efter utcheckning, arvodet debiteras däremot vid bokningstillfället. Därför får du två fakturor. Den första fakturan innehåller servicearvodet och den andra själva hotellkostnaden.
Bil ska av ekonomiska, miljömässiga och säkerhetsmässiga användas restriktivt. Våra upphandlade hyrbilar ska alltid vara miljöbilar.
Via LU Service kan du hyra en bil, av modell plug-in Hybrid.
Läs mer om ramavtal för hyrbil och användandet av privat bil
Om du har en gäst vars resa och logi ska betalas av universitetet, så kan du boka resa via vår upphandlade resebyrå.
Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi
För korttids- och långtidsboende med kokmöjligheter i Lund har Lunds universitet en del gästboende att erbjuda. För hotellbokningar ska du boka enligt det statliga hotellavtalet.
Läs mer om Lunds universitets gästboenden, University Guest House
Information om hotell, via statligt avtal, hittar du via avtalskatalogen i Kommers
Att tänka på före och under resan
- Läs på om universitetets arbete med globalt ansvarsfullt engagemang.
- Det finns en del praktiska saker du måste tänka igenom och förbereda innan du åker iväg. Bland annat vaccination och visum.
Läs mer om "Förberedelser inför resa" på Utrikesdepartementets webb - Anmäl dig till svensklistan på Sweden Abroads webbplats
- Ladda gärna också ner Utrikesdepartementets app – Resklar - för deras senaste information. Aktivera push-notiser för ditt vistelseland.
Här hittar du appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats) - Gå igenom vilken information du behöver hantera under din resa och minimera mängden känslig information.
- Beroende på vilket land du reser till, undersöka om du bör låna en dator och lämna din egen hemma.
- Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.
Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten - För reserelaterade kostnader på resande fot rekommenderas du att ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar hos Eurocard. Din prefekts/motsvarandes godkännande krävs.
Läs mer om betalkort - Hör av dig hem och till din arbetsplats regelbundet.
- Hålla ständig koll på dina enheter och känsligt arbetsmaterial
- Använda universitetets VPN (Virtual Private Network) när det är möjligt, efter att du anslutit dig till ett publikt wifi-nät.
- Om eduroam finns tillgängligt använda det och då i kombination med VPN. Om du befinner dig utomlands rekommenderas du att istället koppla upp dig via 4G/5G. Universitetets VPN-tjänster ger krypterad kommunikation till dina resurser vid universitetet.
- Undvika att använda strömkablar som ibland finns tillgängliga på hotellrum till dina enheter. Dessa kan vara riggade för att föra över skadlig kod till enheter som ansluts. Använd laddningskablar som tillhandahålls av universitetet. Använd en powerbank om du behöver ladda under resa.
- Ta aldrig med paket eller väskor med okänt innehåll när du ska passera en gräns.
- Om något händer under resan
Traktamente
Vid tjänsteresa har du rätt till traktamente och resekostnadsersättning.
Läs mer om detta på Skatteverkets webbsida
Förlängd resa
Om du av privata skäl vill resa tidigare eller stanna kvar längre i anslutning till tjänsteresan måste detta godkännas av närmaste chef. Förlängningen måste vara rimlig i förhållande till tjänsteresans längd. Du står själv för alla merkostnader som uppkommer vid den förlängda resan.
När du kommer hem från resan
Biljetter och andra resekostnader ska främst faktureras. Om det inte är möjligt kan du i efterhand redovisa utlägg i reseräkningssystemet. Innan resan kan du ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar om du kommer ha tjänsterelaterade utlägg under resan.
Information om hur du hanterar fakturor, skriver reseräkning och får ersättning för utlägg
Tänk på att efter din resa göra en viruskoll på de enheter du haft med dig på en resa utomlands och var extra uppmärksam på nätfiskeförsök som kan ha koppling till resan.
Reklamation
Om du är missnöjd med en resa eller resebokning, är det viktigt att en reklamation görs till BCD Travel, lu [at] bcdtravel [dot] se.
Försäkringar vid resa i tjänsten
Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.
Lund University Guest House
Lund University Guest House ligger på Sparta. Nära såväl LTH som Ideon och Ekonomihögskolan, och en snabb promenad eller cykeltur från resten av universitetet. Lund University Guest House erbjuder enklare rum till enklare priser.
Presentationsmaterial
I samband med din resa kanske du ska presentera Lunds universitet. Då finns det presentationsmaterial du kan använda dig av. Det hittar du här:
Om något händer under tjänsteresan
Läs mer om vart du kan vända dig om du snabbt behöver hjälp utomlands.
FAQ - Resa i tjänsten
Instruktioner och kontaktuppgifter i olika reserelaterade frågor.
Kontakt - resa i tjänsten
Flyg och boende samt inrikes tåg via resebyrån BCD Travel AB
Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Support och frågor kring självbokningssystemet Cytric: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu (clienttechnologysupport[at]bcdtravel[dot]eu)
Se även hjälpfunktionen i självbokningssystemet.
Personlig service
Tid: 08:00-17:00
Telefon +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.
Ändringar eller avbokningar
Personlig service eller prova att logga in och avboka via BCD:s webbsida eller mobilapp.
Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)
BCD Travel Meetings & Events
Telefon +46 8 5054 6373
E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com
Frågor om fakturor och krediteringar
BCD Travel AB
E-post: fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se
Boka tågresor inom Europa via resebyrån Togrejse
Kontaktinformation till resebyrån Togrejse (LU Box - logga in med Lucat-id)
Boka taxi
Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland. Det hittar du i Kommers, kategorin ”Resor, boende och konferens”, välj Kammarkollegiet.
Hyrbil via LU Service
Parkeringskontoret
parkering [at] service [dot] lu [dot] se
Hjälp med tolkning av föreskrifter
Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.
Ändra namn i resenärsprofil
resor [at] lu [dot] se (resor[at]lu[dot]se)
Övriga frågor
Avdelningen Inköp och upphandling
Sektionen Ekonomis supportformulär (Välj kategori "Avtal och Upphandling")
Inspiration - tågresor utrikes
- Lovisa Brännstedt som forskar i antikens kultur och historia tar gärna tåget till Rom – lu.se
- Alexandra Nikoleris tycker det är perfekt att åka tåg till konferenser – lu.se
- Få inspiration från andra medarbetares tågresor på tågresebloggen: LU Sustainable travel stories
- Läs LUM-artikeln: Tog tåget till mötet på Mallorca - lu.se