Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Resa i tjänsten

Här hittar du information om vad du behöver tänka på före, under och efter en tjänsteresa.

Steg 1 - överväg resfria alternativ

Innan du bokar en resa så ska du alltid överväga om resan kan ersättas med digitala möten.

Läs mer om digitala möten och videokonferenser på Lunds universitet

Läs igenom föreskrifterna och de allmänna råden för tjänsteresor vid Lunds universitet:

Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 41 kB, ny flik)

Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 49 kB, ny flik)

Steg 2 - chefs godkännande

Resan måste vara godkänd av din närmaste chef som har ansvar för att du följer föreskrifterna och godkänna eventuella avvikelser.

Steg 3 - tänk miljö, säkerhet och kostnad

Om resan godkänns, ska den planeras utifrån arbetsmiljö- och miljöhänsyn samt kostnadseffektivitet.

Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala restiden ska jämföras (restid inklusive anslutningstransporter och väntetider).

Lunds universitet får som statlig myndighet inte klimatkompensera ekonomiskt, genom till exempel köp av utsläppsrätter.

Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.

Innan du bokar en resa bör du även kolla vilka länder Utrikesdepartementet, UD, avråder om resor till. Både för det land du planerar en tjänsteresa till, och anknytande länder på vägen.

Läs mer om vilka länder Utrikesdepartementet avråder från resor till (UD:s webbplats)

Läs mer om vad du behöver tänka på före och under resan

Steg 4 - boka

Resan måste bokas med den resebyrå som Lunds universitet har avtal med oavsett färdsätt. Då följer säkerhetskrav och försäkringsskydd med automatiskt.

Tågresor från Sverige ut i Europa bokas via resebyrån Togrejse i ett formulär som bland annat nås via Lupin/Proceedo:

Läs mer om att boka tågresor till utlandet

Inrikes tåg bokar du via resebyrån BCD Travel:

Läs mer om att boka tågresor inrikes

 

Flyg och boende ska bokas via universitetets upphandlade resebyrå BCD. Hotellrum ska vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt).

Vid tillfällen när boende inte kan bokas i förväg eller när hotellet är knuten till en extern konferens får du redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi

Viktig information om BCDs fakturering vid bokning av hotell

BCD debiterar hotellvistelsen först efter utcheckning, arvodet debiteras däremot vid bokningstillfället. Därför får du två fakturor. Den första fakturan innehåller servicearvodet och den andra själva hotellkostnaden.

Bil ska av ekonomiska, miljömässiga och säkerhetsmässiga användas restriktivt. Våra upphandlade hyrbilar ska alltid vara miljöbilar.

Via LU Service kan du hyra en bil, av modell plug-in Hybrid. Bilen bokas i Lupin.

Läs mer om ramavtal för hyrbil och användandet av privat bil

Om du har en gäst vars resa och logi ska betalas av universitetet, så kan du boka resa via vår upphandlade resebyrå.

Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi

För korttids- och långtidsboende med kokmöjligheter i Lund har Lunds universitet en del gästboende att erbjuda. För hotellbokningar ska du boka enligt det statliga hotellavtalet.

Läs mer om Lunds universitets gästboenden, University Guest House

Information om hotell, via statligt avtal, hittar du via Lupin

Att tänka på före och under resan

Traktamente

Vid tjänsteresa har du rätt till traktamente och resekostnadsersättning.

Läs mer om detta på Skatteverkets webbsida

Förlängd resa

Om du av privata skäl vill resa tidigare eller stanna kvar längre i anslutning till tjänsteresan måste detta godkännas av närmaste chef. Förlängningen måste vara rimlig i förhållande till tjänsteresans längd. Du står själv för alla merkostnader som uppkommer vid den förlängda resan.

När du kommer hem från resan

Biljetter och andra resekostnader ska främst faktureras, om det inte är möjligt kan du i efterhand redovisa utlägg i reseräkningssystemet. Innan resan kan du ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar om du kommer ha tjänsterelaterade utlägg under resan.

Information om hur du hanterar fakturor, skriver reseräkning och får ersättning för utlägg

Läs mer om Betalkort

Reklamation

Om du är missnöjd med en resa eller resebokning, är det viktigt att en reklamation görs till BCD Travel, lu [at] bcdtravel [dot] se.

Gäller det en bokning hos universitetets tidigare upphandlade resebyrå Egencia? Kontakta customer_service [at] egencia [dot] se (customer_service[at]egencia[dot]se).

Försäkringar vid resa i tjänsten

Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.

Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten

Lund University Guest House

Lund University Guest House ligger på Sparta. Nära såväl LTH som Ideon och Ekonomihögskolan, och en snabb promenad eller cykeltur från resten av universitetet. Lund University Guest House erbjuder enklare rum till enklare priser.

Läs mer om Lund University Guest House

Presentationsmaterial

I samband med din resa kanske du ska presentera Lunds universitet. Då finns det presentationsmaterial du kan använda dig av. Det hittar du här:

Övergripande presentationsmaterial om Lunds universitet

Kontakt - resa i tjänsten


Flyg och boende samt inrikes tåg via resebyrån BCD Travel AB

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):

Support och frågor kring självbokningssystemet Cytric: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu (clienttechnologysupport[at]bcdtravel[dot]eu)

Se även hjälpfunktionen i självbokningssystemet.

Personlig service

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 8 505 461 12

E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se

Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.

Ändringar eller avbokningar

Personlig service eller prova att logga in och avboka via BCD:s webbsida eller mobilapp.

Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)

BCD Travel Meetings & Events

Telefon +46 8 5054 6373

E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com

Frågor om fakturor och krediteringar

BCD Travel AB

E-post: fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se


Boka tågresor inom Europa via resebyrån Togrejse

Kontaktinformation till resebyrån Togrejse (LU Box - logga in med Lucat-id)


Boka taxi

Taxiresor bokas från 1 september 2022 med Flygtaxi.

Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland. 

Läs mer om avtalen i Lupin


Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se


Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.


Ändra namn i resenärsprofil

resor [at] eken [dot] lu [dot] se (resor[at]eken[dot]lu[dot]se)


Övriga frågor

Avdelningen Inköp och upphandling

Sektionen Ekonomis supportformulär (Välj kategori "Avtal och Upphandling")