Om samarrangemang och sponsring

Samarrangera konferens

Anledningen till att en konferens arrangeras tillsammans med andra organisationer brukar vara att man har ett gemensamt intresse kring själva programinnehållet och att det i första hand är det man samarbetar kring. När det gäller den praktiska hanteringen av konferensen krävs en tydlig överenskommelse om hur administrationen av konferensen ska ske samt hur eventuellt över- eller underskott ska hanteras. Rådgör alltid med sektionen Ekonomi om de ekonomiska frågorna och avdelningen Juridik om övriga frågor före ni träffar sådana överenskommelser.

Tänk på att samarrangemang inte ska göras tillsammans med en organisation som innehas eller drivs av en universitetsanställd. Det kan medföra risk för jäv och otillåtna transaktioner mellan universitetet och den anställde. Kontakta avdelningen Juridik om du har frågor om detta.

Sponsring vid anordnande av konferens

Vad som utgör sponsring är inte klart definierat. Ibland kan det jämställas med bidrag eller gåva, ibland ställs krav på motprestation. Karakteristiskt brukar vara att sponsring syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn eller dennes varor eller tjänster. För att undvika oklarhet och risk för att sponsringen skadar tilltron till Lunds universitet, bör överenskommelsen tecknas ned i ett skriftligt avtal. Kontakta Juridiska avdelningen för hjälp med detta.

Om bokföring av sponsring: Vid sponsring ska i regel alla kostnader tas av Lunds universitet och sponsormedlen bokföras som sponsorintäkt. Vanliga momsregler gäller. Undantagsvis kan sponsring ske genom att sponsorn tar en kostnad direkt givet att det är en väl avgränsad kostnad och att affärsuppgörelsen med den/de som levererar det som sponsras är direkt mellan dem och sponsorn. Kontakta alltid sektionen Ekonomi för att stämma av.

Dokument som kan vara till hjälp

• Universitetsövergripande presentationsmaterial
• Lunds universitets bild- och mediebank