Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Förberedelser

Den här sidan riktar sig till dig som vill lära dig att skapa tillgängliga Word-dokument. Här får du information om förberedelser du behöver göra innan du börjar skapa dokumentet. Bland annat hittar du instruktioner för hur du laddar ned Lunds universitets dokumentmall för Word och hur du förbehandlar, eller också benämnt som "tvättar", en text du kopierat och vill klistra in och använda i ditt dokument.

Dessa instruktioner är avsedda för användning i den senaste versionen av desktopapplikationen Word på Windows eller Mac. För arbete med tillgänglighet bör du ha lägst Office 2019 eller Office 365 på Windows eller 2016 på Mac. För enklare dokument kan du klara dig med en äldre version, men mer efterarbete i Acrobat Pro krävs då alltid.

Genvägar till innehåll på den här sidan:

Hämta Lunds universitets dokumentmall för webbpublicering

I Lunds universitets bildbank finns tillgänglighetsanpassade Word-mallar.

Word-mallarna finns i två versioner – en tillgänglighetsanpassad version för digitala dokument och en annan version för utskrift. Båda versionerna följer med vid nedladdningen. Med följer även instruktioner för hur du arbetar med den tillgänglighetsanpassade mallen, samt instruktioner för hur du kontrollerar och justerar en exporterad PDF-fil i programmet Adobe Acrobat Pro. När du skapar dokument som du ska publicera på webben behöver du använda dig av Lunds universitets tillgänglighetsanpassade Word-mall för webbpublicering. Mallen är särskilt anpassad för dokument som publiceras online och dokumentmallens struktur, layout och textstorlekar är anpassade för ökad läsbarhet. Använd endast mallen för webbpublicering när du ska publicera dokumentet på webben. 

Tänk på att tillgänglighetsanpassade dokumentmallar inte automatiskt är detsamma som tillgänglighetssäkrade dokument. Om du följer den här guidens samtliga steg så kan du undvika att göra vanligt förekommande fel som att sätta felaktiga rubrikstrukturer eller glömma att skapa alternativtexter till bilder.

  1. Gå till Lunds universitets bild- och mediebanks sida för Word-mallar. Då du klickar på länken nedan öppnas bildbanken i en separat flik, och du behöver växla tillbaka till den här fliken igen för att fortsätta att läsa instruktionerna. Logga in med ditt LUCAT-ID. Lunds universitets bild- och mediebanks sida för Word-mallar (öppnas i separat flik).
  2. Bläddra till mallen som heter "LU-Wordmall" och klicka på mallen.
  3. Klicka på knappen "Ladda ner" och gå sedan till dina hämtade filer och öppna mappen "LU-Wordmall".
  4. I mappen hittar du olika mallar.
    Om du ska skriva på svenska: Dubbelklicka på mallen som heter "LU-wordmall-SVE-tillg.dotx"
    Om du skriva på engelska: Dubbelklicka på mallen som heter "LU-wordmall-ENG-tillg.dotx"
  5. Nu har du hämtat mallen till din dator och öppnat den i Microsoft Word. Du kan nu gå vidare till avsnittet Ange dokuments språk nedan.

Om du vill hämta mallen från bild- och mediebankens startsida

Om du inte följer länken du hittar i det första steget i den här instruktionen utan befinner dig på startsidan på bild- och mediebanken hittar du mallen genom att i navigationsmenyn välja Mallar och grafik och sedan i filtreringsfunktionen välja Mallar > Word > Wordmallar.

Om du vill hämta en fakultetsspecifik mall

Du kan också hämta fakultetsspecfika dokumentmallar om du vill ha med din fakultets sublogotyp i dokumentet. Du hittar dem på samma plats och väljer då istället den mall du vill hämta istället men följer instruktionen i övrigt.

Ange dokumentets språk

När användare som inte kan ta del av textinnehåll genom läsning använder sig av skärmuppläsare är det viktigt att dokumentet uppläses med rätt språkprofil. Det säkerställer du genom att identifiera och ange dokumentspråk. Om du i ditt dokument också har innehåll som är skrivet på ett annat språk än dokumentets standardspråk behöver du ange språk för de specifika delarna också. När du gör det kan skärmuppläsaren obehindrat växla mellan språk i dokumentet.

 

  1. Klicka på Granska.
  2. Klicka på Språk.
  3. Klicka på Språk.
  4. Klicka på Språkinställningar.
  5. Ange språket för dokumentet under Redigeringsspråk och språkverktyg i Office.
  6. Klicka på OK.

  1. För att välja språk för en del av en text, börja med att markera den aktuella texten.
  2. Klicka på Granska.
  3. Klicka på Språk.
  4. Välj aktuellt språk.
  5. Om du vill att Word ska känna igen språk automatiskt i fortsättningen, se till att rutan Identifiera språk automatiskt är markerad.
  6. Klicka på OK.

Ange dokumentets titel

När du anger en tydlig och beskrivande titel på ditt dokument gör du det möjligt för läsaren att få en bild av dokumentets innehåll. Du kan med fördel välja en titel som också fungerar bra som filnamn. 

  1. Klicka på Arkiv.
  2. Klicka på Info.
  3. I högerspalten, under rubriken Egenskaper, skriv in titeln i fältet Titel.
  4. Gå tillbaka till dokumentet genom att klicka på vänsterpilen längst upp till vänster.

Spara och namnge din dokumentfil

Innan du börjar fylla ditt dokument med innehåll kan det vara en bra idé att spara det en första gång. Dokumentet behöver ha ett tydligt filnamn som gör det möjligt för läsaren att förstå vad dokumentet innehåller. Det är en god idé att välja ett filnamn som speglar dokumentets titel.

Namnge din fil korrekt

  • Välj ett filnamn som kan förstås av alla. Ett internt arbetsnamn är inte att rekommendera.

  • Om dina tilltänkta läsare känner till specifika artikelnummer, diarienummer, blankettnummer eller liknande och blir hjälpta av att dessa står i filnamnet för att hitta rätt så bör dessa nummer vara en del av filnamnet. Om sådana nummer däremot inte är kända hos läsaren och inte gör någon nytta bör de undvikas.

  • Ge dokumentet ett filnamn som är beskrivande och hjälper läsarna att förstå vad dokumentet innehåller.

  • Använd endast bindestreck för att separera ord och siffror. Andra specialtecken, mellanslag och understreck ska undvikas.

  • Ange vilket filformat dokumentet har i filnamnet.

Då du namnger din fil, undvik:

  • understreck och andra specialtecken
  • mellanslag
  • svenska tecken som å, ä och ö

Tänk också på att inte blanda stora och små bokstäver. Understreck kan till exempel ersättas med bindestreck och å, ä och ö kan ersättas med respektive a, a och o:

Exempel: bilaga-1-forstudierapport-webbtillganglighet.docx

  1. Börja med att markera den text du vill förbehandla.
  2. Kopiera genom att högerklicka och välja Kopiera.
  3. Öppna applikationen Anteckningar genom att öppna Windows startmeny och skriva in dess namn i sökfältet.
  4. Klistra in texten genom att högerklicka och välja Klistra in. Nu får du en oformaterad text.
  5. Markera återigen texten.
  6. Kopiera texten genom att högerklicka och välja Kopiera.
  7. Öppna det dokument som du vill ha texten i.
  8. Klistra in texten genom att högerklicka och välja Klistra in. Nu kan du börja formatera texten.

Fler steg i den här guiden

Hur du formaterar innehåll i ett tillgängligt Word-dokument:

Hur du kontrollerar webbtillgängligheten och sparar ett Word-dokument som PDF-fil:

Kontakt

Vid Lunds universitet finns en tillgänglighetsexpert som du kan kontakta genom kontaktformulär eller så kan du i en övergångsperiod fortsatt mejla till:
tillganglighet [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (tillganglighet[at]kommunikation[dot]lu[dot]se)

Du kan också gå med i Teams-nätverket för webbpublicister vid Lunds universitet. I nätverket finns en kanal för webbtillgänglighet.

Gå direkt till kanalen för webbtillgänglighet