Bild och film – personuppgifter och upphovsrätt
Hur påverkar Dataskyddsförordningen (GDPR) hur du får använda bilder eller filmer? När ska du ange fotografens namn i anslutning till en bild? Här hittar du en sammanfattning kring juridiken som är relevant när du arbetar med bild och film. Observera att informationen om hur vi arbetar med Dataskyddsförordningen är rekommendationer baserade på universitetets tolkning av lagen.
Dataskyddsförordningen
Den gemensamma EU-lagen GDPR, eller Dataskyddsförordningen som den heter i Sverige, reglerar hur personuppgifter får användas. En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet, till exempel namn, personnummer och foton.
Rättslig grund
För att få hantera personuppgifter behöver du ha ett ändamål med användningen. Ditt ändamål måste rymmas inom någon av de sex så kallade rättsliga grunder som anges i Dataskyddsförordningen. Vilket ditt ändamål är bestämmer vilken rättslig grund du ska stödja dig mot.
Alla universitet och högskolor i Sverige har i uppdrag enligt Högskoleförordningen att forska, utbilda och samverka. För att Lunds universitet ska kunna uppfylla det uppdraget behöver vår kommunikation vara tydlig och effektiv. Det blir den i större utsträckning när vi använder bild och film. Vårt ändamål med att kommunicera med bild och film är alltså att kunna uppfylla vårt uppdrag som myndighet. Den rättsliga grunden vi därför stödjer oss mot heter Uppgift av allmänt intresse.
Informera alltid om fotografering och filmning
Du måste berätta för alla personer du vill fotografera eller filma att du fotograferar eller filmar för Lunds universitets räkning samt lämna information om hur vi behandlar deras personuppgifter. Var extra tydlig redan när du frågar om någon vill bli fotograferad med att bilderna kan komma att användas i sociala medier. Instruera också fotografen om att säga det tydligt om du inte är med vid fotograferingen.
All information vi är skyldiga att lämna finns samlad på nedanstående sidor:
- Behandling av personuppgifter i form av bild och film – lu.se
- [Länk till Lund University uppdateras inom kort]
Du kan lämna den fullständiga informationen till de personer du vill fotografera eller filma genom att ge dem nedanstående dokument:
Behandling av personuppgifter vid Lunds universitet (PDF, 139 kB, ny flik)
Vid evenemang ska du helst informera om att det kommer att fotograferas och/eller filmas redan i inbjudan. Hänvisa till informationssidan på webben. Informera också vid ingången till evenemanget. Be gärna den som fotograferar att i möjligaste mån undvika publikbilder där personer går att känna igen samt att använda kort skärpedjup så att bara de väsentliga personerna blir tydliga. Om möjligt bör du också erbjuda foto- och filmfria zoner för de som inte vill vara med på bild.
Universitetets upphandlade fotografer är införstådda med att Dataskyddsförordningen kan påverka de uppdrag de får av oss. Var noggrann med att ge dem all relevant information före fotograferingen, till exempel att de ska nämna användning i sociala medier för personerna de vill fotografera.
Bilder som inte är universitetets egna
Observera att det inte nödvändigtvis finns samtycken från eller avtal med personer på bilder som inte är universitetets egna. Kontrollera alltså noggrant om du får publicera bilder köpta av en bildbyrå eller hämtade från internet utan att bryta mot Dataskyddsförordningen.
Användning utanför EU/EES
I vissa fall för vi över personuppgifter till tredje land, det vill säga till länder utanför EU/EES, till exempel genom publicering i sociala medier. Tänk noga efter innan du publicerar en bild på olika plattformar och system som har sitt säte utanför EU/EES.
Publicering under utgivningsbevis
Publicering som sker under utgivningsbevis, det vill säga när det finns en ansvarig utgivare, berörs inte av Dataskyddsförordningen. Informera trots det alltid om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter eftersom bilderna kan komma att återanvändas i andra sammanhang.
Riktlinjerna kan ändras
Lunds universitets riktlinjer för hur vi använder personuppgifter kan ändras efterhand som Dataskyddsförordningen tolkas. Du kan läsa aktuell information på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är den myndighet som ansvarar för att Dataskyddsförordningen följs i Sverige.
Om Dataskyddsförordningen i Sverige
Se också universitetets information om personuppgifter och dataskydd
Vanliga frågor
EES är en förkortning för Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. EES-länderna är Island, Liechtenstein och Norge och de har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet som EU-länderna.
De flesta sociala medieplattformarna har sitt säte utanför EU/EES. Enligt Dataskyddsförordningen kan vi egentligen inte använda några bilder med identifierbara personer utanför EU/EES och garantera skydd av personuppgifterna men det är tveksamt om vi uppfyller vårt uppdrag på ett effektivt sätt om vi kommunicerar utan bild och film. Var extra försiktig med bild och film i sociala medier. Tänk efter om du kan använda bilder utan identifierbara personer eller med så få personer som möjligt.
Vi måste kunna visa bilder från vår kärnverksamhet – forska, utbilda och samverka. Doktorspromotion innefattar två av dem – forska och utbilda – och är därmed en viktig händelse som vi måste kunna visa i bild. Man kan inte heller räkna med att vara helt anonym på en offentlig plats. Be den fotograf du anlitar att inte ta med mer publik än nödvändigt på bilderna och att gärna använda kort skärpedjup.
Det går inte att bevisa att någon läst informationen om hur universitetet använder bilderna. Dataskyddssamordnarna gör bedömningen att vi inte längre ska använda den rättsliga grunden Samtycke. Det vi kan göra med de nya tolkningarna är att erbjuda tydlig skriftlig information och dessutom alltid vara tydliga när vi frågar om fotografering eller filmning – både med att berätta att vi kommer från Lunds universitet och att bilderna kan användas i olika kanaler och sammanhang, till exempel i sociala medier. Sektionen Kommunikation har gjort bedömningen att det är ett rimligt arbetssätt. Det finns dock inga garantier för att vårt arbetssätt fungerar i alla sammanhang. Var noggrann med att alltid hänvisa till den utförliga informationen på lu.se/bilder-GDPR
Sektionen Kommunikations rekommendationer är baserade på universitetets tolkning av lagen; det finns alltså inget facit på hur vi ska jobba för att följa Dataskyddsförordningen till punkt och pricka. Utifrån rekommendationerna måste var och en som publicerar en bild göra en bedömning i varje enskilt fall. Publicerar bilder gör man i egenskap av tjänsteperson. Det är universitetet som är är ytterst ansvarigt – ingen enskild person.
Du kan ta bort bilder från de platser du vet att de är publicerade på samt ta bort dem från de lagringsplatser du vet att de finns på. Kontakta sektionen Kommunikation om bilder som ska tas bort från Bild- och mediebanken. Det finns dock inget sätt att garantera att alla bilder tas bort och aldrig kommer att användas igen.
Sammanfattning
Lunds universitet har i uppdrag enligt Högskoleförordningen att forska, utbilda och samverka. För att kunna göra det på ett effektivt sätt använder vi bild och film. Du måste informera alla personer du fotograferar och filmar om att du gör det för Lunds universitets räkning samt hänvisa dem till information om hur vi behandlar deras personuppgifter.
Upphovsrätt
Foton och filmer skyddas av upphovsrätten, vilket bland annat innebär att upphovspersonen har rätt att bli omnämnd i anslutning till verket. Rätten gäller i alla sammanhang utom där det är praktiskt eller tekniskt omöjligt.
Upphovsrätten reglerar hur du har rätt att använda ett verk. Avtalen med våra upphandlade fotografer reglerar hur vi har rätt att använda bilderna vi köper. Alla bilder vi har köpt från och med den 1 januari 2020 är fria att använda hur mycket vi vill inom universitetet och även fria att lämna ut till andra parter som vill informera om Lunds universitet. I Bild- och mediebanken står hur du får använda varje enskild bild.
Om upphovsrätt på sfoto.se – Svenska Fotografers Förbund
Creative Commons-licenser
På webben finns många bilder som är märkta med Creative Commons-licenser. Det finns olika typer av CC-licenser som privatpersoner kan märka sina bilder med för att dela dem med andra.
Totalt finns sex olika CC-licenser som alla ger olika rättigheter. Licenserna anger bland annat om du får sprida bilden och om du får bearbeta den. Förenklat kan man säga att CC-licenser ger upphovspersonen möjlighet att på olika sätt avsäga sig delar av sin upphovsrätt. Utöver de olika licenserna finns också två olika märkningar, så kallade Public Domain-märkningar, som används när verket inte omfattas av upphovsrätt och därmed får användas fritt.
Observera att CC-märkta verk inte nödvändigtvis innebär att det finns samtycken från personer på bilderna enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).
Om CC-licenser på digg.se, Myndigheten för digital förvaltning
Kontakt
Sektionen Kommunikation
grafiskprofil [at] kommunikation [dot] lu [dot] se
Nina Ransmyr
Kommunikatör
nina [dot] ransmyr [at] kommunikation [dot] lu [dot] se
+46 46 222 03 20
Petra Francke
Kommunikatör
petra [dot] francke [at] kommunikation [dot] lu [dot] se
+46 46 222 03 16
Maria Wendel
Kommunikatör
maria [dot] wendel [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (maria[dot]wendel[at]kommunikation[dot]lu[dot]se)
+46 46 222 70 07
Anna Johnsson
Kommunikatör
anna_v [dot] johnsson [at] kommunikation [dot] lu [dot] se
+46 46 222 70 21
Bild- och mediebanken
I universitetets Bild- och mediebank laddar du ner bilder, logotyper, typsnitt, mallar och musikfiler.