Handläggning av rektorsbeslut

Rektor fattar beslut vid rektorssammanträde (RS) som äger rum digitalt via Microsoft Teams, varje torsdag under terminstid. Rektor fattar dels beslut i övergripande frågor som inte är av sådan karaktär att beslut ska fattas av universitetsstyrelsen (se gällande Arbetsordning), dels i frågor som rör det löpande arbetet och som inte har vidaredelegerats. Vad som delegerats framgår i huvudsak av gällande beslut om föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet (se Regelverket på Medarbetarwebben). Utöver detta beslut finns även beslut om delegationer till vissa funktioner och enskilda individer.

Exempel på beslut som vanligtvis beslutas av rektor vid rektorssammanträde: 

• anställningar som professor
• fördelning av vissa medel
• remissyttranden
• genomförande av övergripande utredningar och projekt
• föreskrifter och riktlinjer
• inrättande av olika interna grupperingar
• utseenden av ledamöter med flera i interna och externa grupper
• ärenden som rör avvikelse från god forskningssed
• beslut som berör mer än en fakultet
• övriga beslut för vilka ingen delegation finns.

Ärenden som ska tas upp för beslut på rektorssammanträdet tas upp vid ett förmöte (FRS) som vanligtvis äger rum tisdagen innan RS och som leds av förvaltningschefen. Datum för FRS och RS fastställs för en termin i taget. Universitetsledningens stab ansvarar för administration kring RS.

Information till handläggare/föredragande

Handläggaren ansvarar för sitt ärende hela vägen, det vill säga från att ta fram förslag till beslut till att slutföra handläggningen av ärendet efter rektors beslut, inklusive expediering och diarieföring. Detta innebär även att handläggaren föredrar ärendet muntligt, både på FRS och på RS. Varje ärende får fem minuters mötestid på FRS och två minuters mötestid på RS. Föredragningen ska alltså vara kort och utgå från att beslutsfattarna har läst de utsända handlingarna. 

Beslutsdokumentet för ärendet ska skrivas i en av de tillgänglighetsanpassade mallarna för rektorsbeslut.

Alla styrdokument, med undantag av föreskrifter och allmänna råd, ska inkludera en försättssida, som ska följa mallen för försättssidor för styrdokument.

Anställningsärenden, vars beslutsdokument genereras i systemet Varbi, omfattas inte av detta.

Så här anmäler du ett ärende

Inför FRS och RS anmäler handläggaren/föredraganden sitt ärende till sammantrade [at] rektor [dot] lu [dot] se (sammantrade[at]rektor[dot]lu[dot]se) senast kl. 12.00 fredagen innan RS och anger datum för det FRS och RS som ärendet ska tas upp vid, samt namn på föredragande. Till e-postmeddelandet bifogas förslag till beslut samt eventuellt övrigt underlag som behövs i en samlad PDF-fil per ärende. Ärenden som anmäls till FRS och RS ska vara färdigberedda och korrekturlästa. Dokumentet ska vara döpt till rubriken på beslutet. Om det finns ärendehandlingar som inte ska skickas ut digitalt, så ska dessa lämnas i ett förseglat kuvert senast kl. 09.00 torsdagen innan RS hos Universitetsledningens stab på Kungshuset, Kyrkogatan 8, i facket på väggen i hisshallen som finns på första våningen, med texten ”Underlag inför förmöte/rektorssammanträde” på kuvertet. Information om att ärendehandlingar som inte ska skickas ut digitalt har lämnats i facket på Kungshuset ska meddelas i ett mejl till sammantrade [at] rektor [dot] lu [dot] se (sammantrade[at]rektor[dot]lu[dot]se).

Förmötet

Föredragningslista till FRS skickas per e-post efter kl. 12.00 på fredagen till föredragande, kansli- och sektions- och stabschefer, arbetstagarorganisationer med flera, med information på föredragningslistan om vilken tid ditt ärende tas upp på FRS. FRS leds av förvaltningschefen och äger rum kl. 8.30 – 10.00 digitalt via Microsoft Teams. Ärenden som kommer till FRS ska vara färdigförberedda och korrekturlästa. Vid mötet säkerställs att besluten är korrekta. Handläggaren gör en kort föredragning. 
Om det bestäms på FRS att det behöver göras ändringar i underlaget, så ska en ny version av ärendet skickas in i som en samlad PDF-fil, som ska vara döpt till rubriken på beslutet, till sammantrade [at] rektor [dot] lu [dot] se senast kl. 15.00 samma dag som FRS ägt rum. Detta för att rektor med flera ska hinna läsa handlingarna inför RS. Om en ny version med överenskomna ändringar inte skickas in i tid bordläggs ärendet till nästkommande vecka. 
En del ärenden behöver tas upp för information eller förhandling enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). I handläggningen ingår att ta ställning till vad som gäller för ditt ärende. Information om MBL finns på HR-webben: https://www.hr-webben.lu.se/mbl-forhandlingar.
Deltagare vid FRS (utöver föredragande) är förvaltningschef, arbetsrättsjurist, sektionen HR, samt ansvarig sekreterare för FRS, Universitetsledningens stab.

Rektorssammanträdet

Föredragningslista till RS skickas per e-post under tisdag eftermiddag till föredragande, arbetstagarorganisationer med flera. Information om vilken tid respektive ärende tas upp på RS anges på föredragningslistan. RS leds av rektor och äger rum på torsdagar kl. 10.00 – 12.00 digitalt via Microsoft Teams.
Deltagare vid RS (utöver föredragande): rektor, LUS ordförande, förvaltningschef samt ansvarig sekreterare för RS, Universitetsledningens stab.

Efter rektorssammanträdet

Universitetsledningens stab skickar beslutsoriginalet med e-underskrift via e-post till föredragande. Föredragande ansvarar för spridning av information om beslutet till berörda, diarieföring mm. Universitetsledningens stab expedierar alla rektorsbeslut (utom anställningsärenden och känsliga ärenden) till fakultetskanslier och universitetsledningen. Förteckning över veckans rektorsbeslut läggs på Medarbetarwebben. Om ett beslut ska läggas upp på Regelverket (https://www.medarbetarwebben.lu.se/regelverket) ska föredragande meddela detta samt även bifoga beslutet i tillgänglighetsanpassat PDF-format. Föredragande ansvarar även för att beslutet översätts till engelska, vilket görs av avdelningen Översättning och språkfrågor vid sektionen Kommunikation. När översättningen är gjord skickas den av handläggaren till sammantrade [at] rektor [dot] lu [dot] se och beslutet publiceras på Regelverkets engelska motsvarighet Rules and Regulations. 
 

Nedan finner du tillgänglighetsanpassade Word-mallar för de vanliga typerna av rektorsbeslut:

Mall för rektorsbeslut: generell (Word 100 kB)

Mall för rektorsbeslut: yttrande över remisser – utan bilagor (Word 107 kB)

Mall för rektorsbeslut: yttrande över remisser – kappa samt bilagor (Word 106 kB)

Mall för rektorsbeslut: yttrande över remisser – LU:s synpunkter samt bilagor (Word 106 kB)

Mall för rektorsbeslut: yttrande över remisser – avstående från yttrande (Word 100 kB)

Mall för rektorsbeslut: information om ledig anställning (Word 105 kB)

Mall för rektorsbeslut: projekt (Word 100 kB)

Mall för försättssida för styrdokument (Word 101 kB)

Om dokumentet ska publiceras på webben behöver det tillgänglighetsanpassas ytterligare. Det behöver även sparas i tillgängligt PDF-format och därefter tillgänglighetsanpassas och kontrolleras i Adobe Acrobat. Instruktioner för detta finns i Bild- och mediebanken.

Logga in i Bild- och mediebanken - Mallar och grafik

Läs mer om tillgänglighetsanpassning av dokument här

Generellt gäller följande:

• Beslutsdatum är datum för rektorssammanträdet.
• Använd korrekt mall.
• Namn på fakulteter, institutioner/motsvarande samt avdelningar/motsvarande ska skrivas med inledande versal. I de fall namnet består av flera ord skrivs endast första ordet med versal. Namn på beredande och beslutande organ underordnade fakultet eller institution, liksom namn på universitetsgemensamma organ, skrivs med enbart gemener.
• Om ärendet har MBL-förhandlats och/eller -informerats ska det stå följande i beslutet: Förhandling/information enligt X § MBL har ägt rum den X X 20XX.
• Om beslutet innebär att äldre beslut upphör att gälla eller ersätter annat/andra beslut ska detta framgå i texten.
• Om förkortningar används ska hela namnet skrivas ut en gång, med förkortningen inom parentes.
• I beslut om föreskrifter ska det framgå när de träder i kraft.
• Vid ändringar i föreskrifter ska det framgå i underlaget till förmöte (FRS) och rektorssammanträde (RS) vad det är som är förändrat.
• Beslut bör inte vara retroaktiva.
• Använd klarspråk när du skriver, dvs skriv vårdat, enkelt och begripligt. Exempelvis, använd ordet ska, inte skall.
• För ärenden som ska uppföljas med en slutrapport så ska deadline för slutrapporten specificeras tydligt i beslutsmeningen i formatet 20XX-XX-XX.

Ärendemening/rubrik

• Får ej innehålla ordet beslut.
• Får ej innehålla personnamn.

Standardisera så långt som möjligt enligt följande:

• Information om anställning som professor i xx. 
• Anställning som professor/gästprofessor/adjungerad professor i xx. 
• Förnyad anställning som gästprofessor/adjungerad professor i xx. 
• Befordran till anställning som professor i xx. 
• Genomförande av projektet xx. 
• Utseende av ledamot/revisor/osv i xx. 
• Yttrande över betänkandet/rapporten xx.

• Finansieringskälla, ändamål samt mottagare av medel ska framgå av beslutstexten. Till exempel: Universitetet beslutar att anvisa universitetsgemensamma medel för projektet XX. Av medel för lokal forskningsinfrastruktur överförs XX tkr till XX fakulteten.
• Belopp ska avrundas till närmaste tusental och förkortas tkr (tusen kronor) eller mnkr (miljoner kronor).
• Vid beslut om tilldelning av universitetsgemensamma medel ska följande mening ingå i beslutstexten: Beslutade medel ska täcka såväl direkta som indirekta kostnader.
• Rektorsbeslut som innehåller finansiering med universitetsgemensamma medel behöver passera staben och stämmas av med rektor innan ärendet tas upp på förmötet. Tänk på att man för dessa beslut får räkna med en handläggningstid på två veckor.
• Om beslutet innebär att universitetsgemensamma medel ska betalas ut ska det under "Kopia" stå: Verksamhetscontroller, Universitetsledningens stab. Beslutet ska expedieras till verksamhetscontroller Susanne Håkansson (susanne [dot] hakansson [at] rektor [dot] lu [dot] se (susanne[dot]hakansson[at]rektor[dot]lu[dot]se)).

• Av beslutet ska framgå titel, namn och organisation på ledamöterna. Är det en LU- intern ”grupp” ska det anges område eller institution. För externa grupper anges Lunds universitet respektive namn på extern organisation.
• Studentrepresentant ska normalt finnas med. Studentrepresentanterna utses av LUS och inte av rektor. I beslutet ska följande mening stå: Representant för studenterna utses av LUS.
• Lunds universitet har som mål att det inom samtliga nämnder, styrelser och övriga organ inom universitetet ska råda balans mellan könen, representationen av det ena könet får inte understiga 40 % av ledamöterna.
• Tidsperioden för ledamöterna ska anges.
• Omfattning i % av ev. uppdrag ska anges.
• Om ekonomisk ersättning ska utgå ska detta anges i beslutet.
• Vid utseende av föreståndare ska det stå ”Ansvar och befogenheter framgår av föreskrifter...” Bifoga ev. bilaga med föreskrifter.

Till samtliga anställningsärenden ska ett PM bifogas. Denna ska sammanfatta ärendet, särskilt vad gäller de olika krav som finns i anställningsordningen. Därutöver ska det finnas:

• En redovisning av antalet kvinnor respektive män som innehar professorsanställningar vid institutionen (redovisat per anställningskategori: professor/gästprofessor/adjungerad professor).
• En beskrivning av hur fakulteten respektive institutionen arbetar med jämställdhet.

Förutom PM ska nedanstående, för respektive typ av ärende, bifogas.

Information om anställning

• Förslag till beslut om att informera om anställning som professor.
• Protokoll från lärarförslagsnämnd/motsvarande.
• Information om potentiellt sökfält.
• Kravprofil och ev. annonstext.
• Av insända bilagor ska det framgå att fakulteten föreslår för rektor att informera om anställningen.
• Det finns en specifik mall för rektorsbeslut gällande information om ledig anställning under fliken "Mallar och tillgänglighetsanpassning".

Anställning och befordran

• Ifyllt anställningsbeslut från Primula med aktuell beslutsmening i övrigt-fältet.
• Kravprofil.
• Protokoll från lärarförslagsnämnd/motsvarande.
• Yttrande från sakkunnig/a.
• CV (inkl.) publikationsförteckning.
• Ev. andra handlingar i ärendet som är av vikt för beslutet.
• Av insända bilagor ska det framgå att fakulteten föreslår anställningen för rektor.

Kallande av professor

Fakultet eller motsvarande lämnar förslag till rektor på person att kalla till anställning som professor. Rektor beslutar därefter om personen ska kallas. Ytterligare information gällande kallande av professor finns på HR-webben.

För information om vilka beslutsunderlag som krävs inför beslut, se ovanstående information om anställning av professor.

Ej behöriga sökande av båda könen

I de fall man vid en professorsutlysning enbart har fått in ansökningar från behöriga sökande av ena könet, ska fakultetsstyrelsen meddela rektor detta. Rektor beslutar efter samråd med berörd fakultetsstyrelse eller dekan om rekryteringen bör avbrytas eller fortsätta enligt den vanliga processen.

I de fall rektor avser fatta beslut om att låta rekryteringsprocessen fortgå, ska ansvarig handläggare skriva ett PM med en utförlig beskrivning av ärendet. Detta skickas in tillsammans med ett rektorsbeslut med titeln Anställning som professor i XX – fortsatt rekryteringsprocess, samt övriga för ärendet relevanta dokument (t.ex. kravprofil). Av insända bilagor ska det framgå att fakulteten föreslår för rektor att besluta om att fortsätta rekryteringsprocessen.

Avbryta rekryteringsprocess

Ansvarig handläggare skickar in ett PM med en utförlig beskrivning av ärendet, inklusive anledning till varför ärendet ska avbrytas. Detta skickas in tillsammans med ett rektorsbeslut med titeln Avbrytande av rekrytering av anställning som professor i XX, samt övriga för ärendet relevanta dokument (t.ex. kravprofil, MBL-protokoll). Av insända bilagor ska det framgå att fakulteten föreslår för rektor att avbryta rekryteringsprocessen.