Lagra och organisera

Lagring av forskningsdata

Det är viktigt att du lagrar dina data på ett säkert sätt genom hela forskningsprocessen. Du som forskare måste säkerställa att obehöriga inte kan komma åt dina data men också att data backas upp och inte försvinner. Olika typer av data kan kräva särskilda åtgärder, till exempel om du arbetar med personuppgifter, känsliga data eller väldigt stora datamängder.  

Data utan personuppgifter eller andra känsliga uppgifter  

Använd de servrar som driftas och backas upp av Sektionen IT vid Lunds universitet eller de lösningar som din egen fakultets IT-avdelning tillhandahåller. Rådgör med din data steward om du är osäker på vad du ska använda.  

Sektionen IT erbjuder tjänsten “Forskningsprojektmapp” kostnadsfritt för forskare som behöver lagra data. En sådan mapp kan delas med andra personer (förutsatt att de har LUCAT-id) inom ett forskningsprojekt/motsvarande, och dessa kan tilldelas olika läs- och/eller skrivbehörigheter.  

Tjänsten "Forskningsprojektmapp" från sektionen IT

Data med personuppgifter eller andra känsliga uppgifter  

Personuppgifter och andra känsliga data får inte lagras i molntjänster. Använd istället LUSEC som är en plattform för att lagra, hantera och analysera personuppgifter och andra känsliga data på ett högsäkert sätt. Detta görs bland annat genom kryptering, tvåfaktorautentiserig, säker användarmiljö och kontrollerad åtkomst (vid Lunds universitet eller på distans). Tillgång till LUSEC kan köpas av Medicinska fakulteten.  

Om LUSEC på Medicinska fakultetens internwebbplats

Du kan också vid behov förvara känsliga data på krypterade hårddiskar i ett låst säkerhetsskåp. I dessa fall är det viktigt att hantera dessa hårddiskar och USB-minnen på ett säkert sätt i enlighet med rutiner fastställda och överenskomna inom din institution.   

Stora datamängder  

Arbetar du med stora datamängder och har behov av lagringstjänster och beräkningstjänster för stora dataset? Då kan du använda LUNARC, som är en forskningsinfrastruktur vid Lunds universitet. LUNARC tillhandahåller storskaliga resurser för beräkning och lagring.  

LUNARC

Diarieföring under projektet  

Under projektet kommer många handlingar att skapas. Därför är det viktigt att redan under lagringsprocessen tänka på hur dessa handlingar hanteras och när de ska dirarieföras. Även datafiler och tillhörande dokumentation ska hanteras och mellanlagras under projektet. Om det finns anledning att gallra delar av data behöver ni göra specifika gallringsbeslut som ska skrivas på av prefekten.   

Bevara och gallra

Organisering av forskningsdata  

Att arbeta strukturerat med data kan underlätta både under projektets gång och inför arkivering och ett eventuellt tillgängliggörande. Det hjälper dig och dina projektmedarbetare att ha koll på data genom hela processen. Det behöver inte vara så avancerat men att tänka över hur man skall organisera materialet kan spara mycket tid och möda. Det kan handla om sådant som att tänka igenom filnamn och filformat eller att beskriva data på ett strukturerat sätt med hjälp av metadata.  

Mapp- och filstruktur

Insamlade data bör organiseras i en genomtänkt mapp- och filstruktur. Namnge dina filer och mappar systematiskt och enligt en struktur som är intuitiv eller väl beskriven. Namnen får gärna bestå av uppgifter om tid, plats och annan information som är relevant för materialet. Det är också bra att fundera ut ett enkelt sätt att hålla koll på olika versioner av dina filer, till exempel genom att namnge filerna med redigeringsdatum eller genom att använda versionshantering. Stora datamängder som hanteras i databaser bör organiseras och beskrivas enligt gällande standarder, ofta regleras vilka som ska användas av repositoriet eller databastypen. 

Mappstruktur, filnamn och versionering (SND.se)

Filformat  

Om det är möjligt, se till att spara dina filer i beständiga format som är öppna, vanligt förekommande och leverantörsoberoende. Det underlättar om du planerar för och använder rätt format redan när du skapar informationen, eftersom det kan vara svårt att konvertera till beständiga format senare när du ska dela och arkivera dina data. Om du till exempel vill spara och arkivera kalkylblad som du skapat i excel kan det vara bra att spara både som xlsx-filer med allt innehåll, som grafer och formler, men också som csv-filer i kombination med en beskrivning, bifogad i pdf, av hur du tog fram graferna eller formlerna. Detta för att ha både ett specifikt och ett beständigt format.  

Det är inte alltid möjligt att välja ett filformat som uppfyller kriterierna ovan. Det kan till exempel finnas standarder och traditioner inom vissa ämnen som avgör valet av format. Om man använder specifika instrument, analysredskap eller egentillverkad programvara kan detta också vara avgörande för filformatet. För att underlätta återanvändningen kan det då vara en god idé att bifoga information i form av metadata om hur dina data kan läsas (till exempel angående vilken programvara som krävs) samt att tillgängliggöra eventuell egentillverkad programvara tillsammans med dina data.  

Att välja filformat (SND.se)

Elektronisk arkivering    

Använd metadata för att beskriva dina filer 

Metadata är strukturerade beskrivningar av dina data, som du kan använda för att göra dina data sökbara och möjliga att förstå för någon annan. Metadata är inte bara något man funderar på i slutet av forskningen när man ska beskriva vad man har gjort, utan är också ett sätt att skapa mening och struktur redan från början. Ett exempel på det är att du använder dig av ett tydligt och beskrivande sätt att namnge dina bildfiler redan från början, när du laddar in bilderna från din kamera till datorn. 

Olika sorters metadata

Det finns olika slags metadata som du kan använda på olika sätt. Beskrivande metadata gör data sökbara och omfattar till exempel titel, sammanfattning (abstract), författare, geografiskt område och DOI (permanent identifieringskod). Strukturella metadata gör det möjligt för andra att använda dina data, och kan till exempel vara information om antal variabler, antal forskningsobjekt, filstruktur och struktur inom filerna. Administrativa metadata ger information om hur data kan och får användas, till exempel om det finns en licens eller ett embargo, teknisk information (vilka program som krävs för att öppna filerna), vilka filformat som förekommer och versionering av filer.  

Beskriv dina dataset i en README-fil

Ett enkelt sätt att skapa metadata på är att beskriva dina dataset i en README-fil och lägga den i anslutning till dataseten, till exempel i en forskningsdatamapp om du använder LU:s lokala lagringslösning. Om du vill dela dina data via ett repositorium krävs det oftast att du fyller i ett formulär med uppgifter om dina data (till exempel vad datamängden omfattar, hur den skapats och hur den analyserats). Då kommer metadata att genereras utifrån vad du fyllt i där och också göra dina data mer sökbara för andra som vill använda dem.  

Det finns olika standarder för hur man beskriver sina data med hjälp av metadata. Om du använder ett formulär i ett repositorium kan standarder vara inbyggda i formulären, om du själv ska beskriva dina data i en README-fil kan du använda mallen som finns vid universitetet.

Dokumentera din forskningsdata i en README-fil