Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Publika evenemang

In English

Du som arbetar med att projektleda eller administrera evenemang behöver ofta hantera personuppgifter som till exempel deltagarlistor, matpreferenser eller dokumentation av evenemanget i bild och film.

För att hantera personuppgifter måste du ha en rättslig grund. Vanliga rättslig grunder inom samverkan och extern kommunikation är uppgift om allmänt intresse.  Kontakta gärna dataskyddsombud om du är osäker på rättslig grund så som valet mellan uppgift och allmänt intresse och samtycke. Läs mer om rättsliga grunder via länkarna nedan.

Detta behöver du informera externa deltagare om

Enligt  dataskyddsförordningen måste du informera de vars personuppgifter du behandlar på ett specifikt sätt. På denna sidan hittar du information om hur och mallar som kan förenkla: 

Läs mer om vilken information som behöver delges registrerade 

Praktisk hantering av personuppgifter

Anmälan till evenemang

Anmälningsuppgifter till ett evenemang är personuppgifter. Tänk på hur du samlar in dem och vad du behöver informera de registrerade om. Använd helst upphandlade leverantörer, som Sunet Survey, för anmälan.

  • Sunet Survey
  • Skapa anmälningsformulär i upphandlat webbpubliceringsverktyg
  • Skapa delad e-postbrevlåda i Epic för att ta emot anmälningar eller använd dig av din e-postadress.

Dokumentation i bild och film

Om du vill filma och ta bilder under evenemanget behöver du tänka på hur du behöver informera de registrerade. Du kan läsa mer om detta på webbsidan Bild och film - upphovsrätt och information via länken nedan.

Läs mer hur du informerar inom bild och film

Då kan också överväga om det finns möjlighet att erbjuda ett foto- och filmfritt område för deltagare som inte vill synas på foto eller film under evenemanget.

Checklista publika evenemang

  • Har du använt ett internt digitalt verktyg  eller upphandlad leverantör för att skapa anmälningsformulär?
  • Har du i anmälningsformuläret inkluderat information till registrerade om hantering av personuppgifter?
  • Har du en plan för hur du ska lagra och radera personuppgifterna?
  • Har du tänkt över hur du informerar inför filmning och fotografering?
  • Har du möjlighet att skapa ett foto- och filmfritt område under evenemanget?

Kontakt

Lunds universitet har ett externt dataskyddsombud; Secure State Cyber AB. Kontaktperson är Sanja Hebib. Har du frågor om dataskydd - kontakta:

dataskyddsombud [at] lu [dot] se (dataskyddsombud[at]lu[dot]se)

Senast uppdaterad: 2025-04-01 | maria [dot] hedberg [at] rektor [dot] lu [dot] se