Publika evenemang

Du som arbetar med att projektleda eller administrera evenemang behöver ofta hantera personuppgifter som till exempel deltagarlistor, matpreferenser eller dokumentation av evenemanget i bild och film. För all hantering av personuppgifter behöver du säkerställa att du har rättslig grund. Du behöver också veta på vilken av de rättsliga grunderna hanteringen sker. En av de rättsliga grunderna är samtycke vilken är vanlig inom samverkan och extern kommunikation. Läs mer om rättslig grund och mer specifikt om den rättsliga grunden samtycke genom att klicka på länkarna nedan.
För mer information om rättslig grund, klicka här (länken öppnas i samma fönster) 
För mer information om samtycke, klicka här (länken öppnas i samma fönster).

Vad behöver jag informera externa deltagare om?

Du är skyldig enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 att informera den registrerade, i det här fallet anmälda externa deltagare, om en rad punkter. Läs mer om vad du behöver informera om på Lunds universitets webbsida Information till registrerade. Du når denna genom att klicka på länken nedan. 

För mer information om vilken information som behöver delges registrerade klicka här (länken öppnas i samma fönster)

Praktisk hantering av personuppgifter

Anmälan till evenemang

Anmälningsuppgifter till ett evenemang räknas som personuppgifter. Det du bör tänka på angående dessa är hur du går tillväga för att samla in dessa samt vad du behöver informera registrerade om. Du rekommenderas att använda upphandlade leverantörer i samband med anmälan till evenemang, till exempel:

• Sunet Survey (länken öppnas i samma fönster)
• Skapa anmälningsformulär i upphandlat webbpubliceringsverktyg
• Skapa delad e-postbrevlåda i Epic för att ta emot anmälningar eller använd dig av din e-postadress.

Dokumentation i bild och film

Om du vill filma och ta bilder under evenemanget behöver du tänka på om du behöver be om samtycke. Du kan läsa mer om samtycke på webbsidan Bild och film - upphovsrätt och samtycke som du når genom att klicka på länken nedan.

Läs mer om samtycke inom bild och film på denna sida om upphovsrätt och samtycke genom att klicka här (öppnas i samma fönster).

Då kan också överväga om det finns möjlighet att erbjuda ett foto- och filmfritt område för deltagare som inte vill synas på foto eller film under evenemanget.

Checklista publika evenemang

• Har du använt upphandlad leverantör för att skapa anmälningsformulär?
• Har du i anmälningsformuläret inkluderat information till registrerade om hantering av personuppgifter?
• Har du i anmälningsformuläret bett om den registrerades samtycke till hanteringen av personuppgifter?
• Har du en plan för hur du ska lagra och radera personuppgifterna?
• Har du tänkt över om du behöver samtycke för filmning och fotografering? Det är inte alltid samtycke behövs men om du behöver det:
• Har du förberett samtyckesblanketter för foto och eller filmning?
• Har du förberett allmän information till deltagare om foto och eller filmning av evenemanget?
• Har du möjlighet att skapa ett foto- och filmfritt område under evenemanget?