Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Fysisk arkivering

Arkivering är att på ett systematiskt sätt ta hand om, bevara och ordna myndighetens allmänna handlingar så att dessa finns sökbara och tillgängliga för oss själva och för allmänheten. På denna sida hittar du information om vad du ska tänka på när det gäller fysisk arkivering.

Innehåll på sidan

Förvaring

Arkivlokaler och krav på skydd

Fysiska arkivhandlingar ska förvaras i lokaler som uppfyller Riksarkivets krav på säkerhet (RA-FS 2013:4). Lokaler där handlingarna förvaras ska fungera som skydd mot brand, fukt, skadedjur och obehörig åtkomst. Arkivlokaler ska inte ha fönster, fungera som skyddsrum eller utgöra in- eller utrymningsväg. Arkivlokaler ska endast användas för att förvara arkivhandlingar. Inom Lunds universitet uppfyller ett fåtal lokaler dessa krav. Ett alternativ för förvaring av mindre mängder handlingar är låsbara brandsäkra dokumentskåp. 

Efter hand överförs alla handlingar som inte aktivt används i verksamheten till Universitetetsarkivets magasin på Arkivcentrum Syd. Detta magasin uppfyller Riksarkivets krav på skydd. Förvaringen på Arkivcentrum Syd är kostnadsfri liksom servicen att arkivpersonalen tar fram efterfrågade dokument till verksamheten. Den verksamhet som levererar betalar för transporten till Arkivcentrum Syd. 

Läs mer om leverans till Universitetsarkivet.

Särskilda krav på förvaring av fotografier och negativ

Foton och negativ får inte exponeras för solljus längre tid än nödvändigt. En arkivlokal för fotografier ska ha en klimatanläggning som ger en relativ luftfuktighet på 30 % och en temperatur under +18 C. Alternativt i en lokal med ett så konstant klimat, så låg temperatur och luftfuktighet som möjligt.

Välj rätt kontorsmaterial

  • Papper, skrivmaterial, pärmar och liknande ska uppfylla Riksarkivets krav på att vara åldringsbeständiga eller arkivbeständiga (de senare är märkta med standarden ”Svenskt arkiv”). Samma krav gäller de arkivboxar och aktomslag som pappershandlingar långsiktigt ska förvaras i. 
  • Använd ofärgat/vitt papper när du ska skriva ut handlingar. 
  • Använd register av papper (inte i plast) i pärmar. 
  • Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut enkelsidigt. 
  • Använd endast godkända kulspetspennor (undvik reklampennor av okänd kvalitet). 
  • Färgband och patroner till skrivare/kopiatorer ska vara av beprövade märken.

Lunds universitet har ett ramavtal för kontorsmaterial. Detta avtal ska i praktiken garantera att vi använder oss av rätt material.

För externt skapade handlingar som inkommit till myndigheten från exempelvis privatpersoner finns inte en praktisk möjlighet att ställa samma krav på val av kontorsmaterial.

Att ordna och packa

Rensa

Innan handlingen placeras i ett aktomslag i en arkivbox behöver du rensa bland handlingarna. Det som ska rensas från handlingarna som ska bevaras är:

  • Rensa bort dubbletter och kopior (om du inte hittar originalet kan du istället spara kopian).
  • Rensa bort plast och metall – så som plastfickor, gem, gummiband, post-it-lappar och annat material som inte är av papper. Ett undantag är häftklamrar som kan lämnas kvar eftersom de visar vilka handlingar som hör samman.  
  • Om informationen på en post-it-lapp behöver arkiveras ska lappen kopieras till ett A4-papper.

Ordna och packa pappershandlingar 

Det är viktigt att ordna handlingarna i en logisk ordning. Handlingarna ska i regel vara sorterade efter handlingstyp, kronologiskt (äldst först). Inom varje år ska de sorteras i en lämplig inre ordning (datum, löpnummer, diarienummer, kursbeteckning, namn, personnummer eller liknande). 
    
Efter att handlingarna är logiskt sorterade ska du lägga ett aktomslag om hela innehållet. Aktomslaget används för att skydda handlingarna mot damm, ljus, fukt, nötning, luftföroreningar och annat som kan skada dem. Aktomslaget kan även användas för att skilja buntar med handlingar som innehållsligt hör samman (exempelvis en ärendeakt eller en kursdossier). Skriv med blyerts på aktomslaget vilka handlingar det innehåller eller eventuellt löpnummer/ärendenummer, samt från vilket/vilka år handlingarna är (till exempel ”Institutionsstyrelsens protokoll med bilagor 2013”).

Därefter ska de ordnade handlingarna läggas i en arkivbox. En arkivbox är en arkivbeständig låda av kartong eller papp godkänd för långtidsbevarande av handlingar. Det går bra att vid behov ordna handlingar från samma år i flera arkivboxar eller om handlingarna är få ha flera årgångar eller flera typer av handlingar i samma arkivbox. 

Packa varken arkivboxarna för fulla eller för tomma, då det förstnämnda förstör boxarna och det sistnämnda förstör handlingarna. En huvudregel är att en arkivbox ska innehålla så lite luft som möjligt samtidigt som locket aldrig ska puta upp. För att kunna packa lagom tätt med så lite luft som möjligt i arkivboxen kan du vid behov lägga buntar av handlingar upp och ner om vartannat. På så vis undviker du en hög med häftklamrar i ena hörnet av arkivboxen. Skriv med blyerts på arkivboxens botten/kortsida vilka handlingar som ligger i samt från vilket/vilka år dessa är. Använd klartext och undvik interna förkortningar.

När arkivboxarna är packade ska en arkivarie, eller person med kunskap om arkivering, upprätta en arkivförteckning. Kontakta Universitetsarkivet på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se vid frågor om hur förteckningen ska ske. 

Efter ordnande, packande och förteckning är handlingarna redo att levereras till Universitetsarkivet.

Läs mer om leverans till Universitetsarkivet.

Ordna och packa fotografier och negativ 

Samma princip för ordnande som gäller för pappershandlingar gäller för fotografier och negativ. Fotografierna och negativen ska sorteras enligt lämplig logisk inre ordning (exempelvis tematiskt, kronologiskt, titel och så vidare). 

Lägg därefter fotografier i kuvert av arkivbeständigt papper eller separerade med godkända aktomslag och placera dem i arkivboxar. Negativremsor ska förvaras i särskilda negativfickor av polystyrenplast/polyeten eller i kuvert av arkivbeständigt papper, antingen stående i arkivskåp eller i arkivboxar.

Kontakt

Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund

Internpost HS 62

Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 Lund