Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Inkommandeprocess

Stöd för handläggning av inkommande utbytesstudenter

Tidplan och viktiga datum

Håll koll på viktiga datum för kritiska moment i antagningsprocessen!

Tidplanen för antagningsprocessen omfattar tajmingen för kritiska moment i antagningsprocessen. Datumen är gemensamma för alla handläggare. Tidplanen uppdateras varje termin.

Tidplan för antagning av studenter hittas i Sharepoint

Har du frågor om tidplanen, kontakta SoleMove Support.

15–31 mars för studier under höstterminen och helår
15–30 september för studier under vårterminen

En del fakulteter har en månads nomineringsperiod, hela mars resp. september.

I samband med öppnandet av nomineringsperioden skickar fakulteterna och MMS ett utskick till sina partneruniversitet från SoleMove.

Nomineringsguide för partneruniversitet hittas i Sharepoint

1–15 april för höstterminen
1–15 oktober för vårterminen

Alla nominerade studenter får automatiskt instruktioner via e-post om hur de gör sin ansökan i SoleMove när de aktiveras i systemet.

Förberedelser inför ansökningsperioden

Arbetet med hantering av avtal och avtalsförnyelse av avtal pågår vanligtvis över hela året, men inför nominerings- ansökningsperiodens öppnande behövs en genomgång av alla avtal som ska utlysas.

Marknadsföring av Lunds universitet är en process som behöver tajmas med partneruniversitetens kalenderår och datum för ansökningsperioder för att få bästa effekt. Ta reda på vilka datum som passar bäst för spridning av informations- och marknadsföringsmaterial för dina partneruniversitet.

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

  • Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalet måste ha en giltighetstid som sträcker sig till och med dagen efter terminstid.
  • Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande. En termin motsvarar 5 månader.
  • Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner.

Uppdatera fakultetens Fact sheet, om ett sådant finns, och skicka ut till fakultetens partneruniversitet inför nominerings- och ansökningsperioden. 

Lund University Fact Sheet för universitetsgemensamma partneruniversitet gällande nästkommande läsår brukar skickas till partneruniversitet av handläggare i samband med terminsstart. Vill du använda dig av mallen, men anpassa innehållet till din fakultet? Kontakta Ida [dot] Thelander [at] er [dot] lu [dot] se (Ida[dot]Thelander[at]er[dot]lu[dot]se)

Du kan ladda ner PDF-versionen eller en tillgänglighetsanpassad textversion nedan:

LU Fact Sheet 2023-2024 (PDF 379 kB, ny flik)

LU Fact Sheet 2023-2024, tillgänglighetsanpassad/endast text (PDF 202 kB, ny flik)

Lund University Marketing toolkit

I Lund University Marketing toolkit hittar du digitalt material särskilt framtaget för att spridas till partneruniversitet för att underlätta marknadsföring av Lunds universitet via webb, sociala medier eller ansökningsdatabaser.

Lund University Marketing toolkit hittas i LU Box
 
Nedan hittar du för ett förslag på e-postmeddelande som kan skickas till partneruniversitet (MMS gör utskick till universitetsgemensamma partneruniversitet).
Bifoga gärna fakultetens, eller vårt universitetsgemensamma Fact sheet:


Greetings from Lund University!
We hope that you are doing well and that the coming year enables increased mobility opportunities for our students. We would like to share some material about Lund University, especially compiled for our partner universities. If you wish to market Lund as a study destination among your students, this material should be easy to share via suitable platforms. We are looking forward to welcoming your students!
 
The Lund University - Marketing toolkit contains the following material:

  • Images of Lund University
  • Social Media content
  • Unibuddy blog posts
  • Videos
  • Youvisit virtual tour

Please also find an attached Fact sheet for exchange studies at Lund University.

Inresande utbytesstudenter hänvisas att följa den tillgänglighetsanpassade ansökningsmanual som SoleMove supporten har tagit fram för att stötta studenterna under ansökningsperioden.

Hänvisa studenter till SoleMove ansökningsmanual på lunduniversity.lu.se

Hantering av ansökningar i SoleMove

  • När ansökningsperioden är stängd ansvarar varje handläggare för att kontrollera att inkomna ansökningar ”Arrived Applications” i SoleMove är korrekta. 
  • Inkompletta ansökningar kan kompletteras av dig som handläggare eller av studenten. Det är möjligt att öppna en inkommen ansökan för komplettering. 
  • Kompletta ansökningar ska gå vidare för att granskas av kursansvariga.

Sökande till språkkurser så som SUSA, SVEE och EXTA hanteras av Kansli HT i en separat process som påbörjas så snart ansökningsperioden har stängt.

Sökande till SAS-kurser, inklusive SASH-kurser, hanteras också av Kansli HT.

SASA-kurser hanteras av Kansli S. 

SAS-kurser som ges av andra fakulteter än HT och S, hanteras av respektive fakultet.

Antagning till SAS-kurser sker ca två veckor innan antagning till ordinarie kurser. 

I SoleMove hanteras elektroniska kursremisser. Som handläggare kan du följa processen och se vilka av dina studenter som bedöms vara behöriga och om de kan antas.

Antagningsbeskedet/ Letter of Acceptance (LoA) skickas så fort du sett att studenten gjort en komplett ansökan. För studenter som sökt industridesign eller arkitektur får inga antagningsbesked skickas innan godkännande från LTH, men för övriga studenter bör man skicka antagningsbesked så snart som möjligt för att underlätta för studenten att kunna söka uppehållstillstånd så tidigt som möjligt. 

LoA visar att studenten är officiellt antagen till utbytesstudier vid Lunds universitet. Detta är ett myndighetsbeslut som utöver tillträde till LU behövs för ansökan om uppehållstillstånd, få tillgång till Studentlund och till exempel för stipendieansökningar och försäkringsärenden i hemlandet.

Hantering som sker i Ladok

Fram till och med antagning ("accepted") hanteras den inkommande utbytesstudenten i SoleMove. Därefter tar ett antal processer vid i Ladok. 

De studenter som är accepterade i SoleMove skickas av SoleMove Support till Ladokavdelningen för etablering och skapande av interim-personnummer. Vanligtvis görs detta första veckan i december/juni. Efter skapandet av personnummer skickas personnumren tillbaka till SoleMove och blir synliga för handläggare. 

Efter etableringen, sker inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande per automatik för samtliga kurser som studenterna har blivit antagna till (inklusive SUSA, SVE, EXTA och SAS). 

För Study Abroad-studenter måste inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande göras manuellt.

Kontakta SoleMove Support om du har frågor.

Hantera återbud och avbrott

Hantering av studenter som gör justeringar av sin utbytesperiod, till exempel avbryter, förlänger eller förkortar sitt utbyte, hanteras i Ladok enligt följande terminologi: 

Återbud – nominerad student lämnar återbud innan utbytet/kursen har påbörjats
Avbrott – student avbryter efter påbörjat utbyte

  • Återbud till utbyte markeras i SoleMove (ändra ansökan till ”cancelled”) och förs automatiskt över till Ladok. När ansökan är ”cancelled”, ändras alla antagna kurser till ”withdrawn” i SoleMove samtidigt som återbud läggs in i Ladok på dessa kurser.
  • Återbud till kurs ska markeras i SoleMove och förs automatiskt över till Ladok, förutsatt att:
    • Studenten inte har webbregistrerat sig eller blivit registrerad. 
    • Kursen har startat för max 7 dagar sedan. 

  • Avbrott (på kurs) hanteras för hand. Studenten kan också själv markera avbrott i Ladok. Vid avbrott sker ingen synkning mellan SoleMove och Ladok.
  • Avbrott på utbytet, lämnas vanligtvis utan åtgärd, om inte studentens utbyte är längre än en termin. Om utbytet ursprungligen var på två terminer (60 hp), och studenten avbryter efter en termin (30 hp), förkortas utbytet enligt nedan: 
    • Förkortning av utbyte: Be Ladok göra ett tillfällesbyte från 60 till 30 hp. Borttag av 60 hp åtagande, inläggning av 30 hp åtagande.
    • Förlängning av utbyte: Be Ladok göra ett tillfällesbyte från 30 till 60 hp. Borttag av 30 hp åtagande, inläggning av 60 hp åtagande.

Vid återbud eller avbrott för student nominerad via universitetsgemensamt avtal ska MMS-handläggare meddela berörd fakultet och vice-versa.

Följande text kan användas av handläggare vid email korrespondens med student som befinner sig i Lund men som vill göra ett avbrott:

If you choose to withdraw

If you choose to withdraw from your exchange studies at Lund University before the end of the semester, please pay attention to the following steps of action:

  • Notify your exchange coordinators at Lund University as well as your home university
  • Notify teachers for ongoing courses
  • For courses that you are registered on and have already started, log in to Ladok and "discontinue" the course.
  • Inform the housing agency/landlord. 
  • If you have received a scholarship/grant, inform the scholarship/grant provider. If you have received a scholarship/grant for your studies at Lund University, you may be required to pay back the full amount or part of the amount, depending on the actual length of your studies at Lund University.

Hantera betyg

Inkommande utbytesstudenter uppmanas i första hand att själva skriva ut verifierbara studieintyg från Ladok. Särskilda skäl kan finnas för att betyg behöver skrivas ut av koordinatorn och skickas per post.

Vissa partneruniversitet kräver ändå underskrivna betyg som skickas direkt från studentens koordinator. Handläggaren ansvarar för att skriva ut studentens betyg i ett Resultatintyg från Ladok efter en komplett studieperiod. Följande aktiva val behöver göras vid utskrift:

  • Ska skrivas ut på engelska
  • Ta med alla kurser inklusive tillgodoräknanden
  • Visa betygsfördelning
  • Stämpla med universitetsstämpel

Det finns olika rutiner vid olika fakulteter om betyget skickas direkt till studenten eller till handläggare vid partneruniversitetet.

Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk

Direkt när studenterna blivit etablerade i Ladok, i början på juni (inför höstterminen) samt i början på december (inför vårterminen), får de ett utskick med en engångskod (OTP) för att aktivera sina studentkonton. Påminnelser skickas ut automatiskt till de studenter som ännu inte aktiverat sina studentkonton. Studentkontot ger tillträde till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk inom universitet. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som studenten har angett i sin ansökan. 

Läs mer om Studentkontot och kontakta LU Servicedesk för support på lunduniversity.lu.se

SoleMove mobility support

E-post: solemove [at] er [dot] lu [dot] se (solemove[at]er[dot]lu[dot]se)

Dimardo Dean +46 46 222 40 25
Maria Nilsson +46 46 222 01 45

Logga in i SoleMove

Lund University Fact Sheet 2024-2025

Du kan ladda ner PDF-versionen eller en tillgänglighetsanpassad textversion nedan:

LU Fact Sheet 2024-2025 (PDF 391 kB)

LU Fact Sheet 2024-2025, tillgänglighetsanpassad/endast text (PDF 109 kB)