Så här gör du inköp i Lupin

Alla beställningar ska göras i Lupin

Enligt statlig förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och enligt rektorsbeslut 2013-04-11 (EK 2013/7) ska elektronisk beställning, där det är möjligt och effektivt, göras från upphandlad leverantör i Lunds universitets e-handelssystem eller fakturahanteringssystem. 

Kategorier och avtalsinformation

I Lunds universitets e-handelssystem, Lupin (Proceedo), kan du göra elektronisk beställning av avtalade produkter. Under inköpsfliken i Lupin hittar du information om avtal, kontaktuppgifter till leverantör och har möjlighet att göra beställning. 


Kategoriträdet som syns till vänster i Lupin kan vara till hjälp att hitta leverantör eller produkter inom rätt område, exempelvis webbutiker vars produkter inte är sökbara i Lupin. Under huvudkategorin finns en eller flera underkategorier som också kan ge vägledning om hur du avropar från avtalet. 


Det går även att göra sökning efter produkt direkt i sökrutan på inköpssidan. Genom att markera någon av de produkter som listas når du information om avtalet, såsom avtalets giltighetstid, hur du avropar, kontaktuppgift till leverantör och bifogade dokument. 

Söka produkt och göra beställning

Produkter som finns i Lupin:

  • Katalogprodukter i inlästa kataloger syns direkt i söklistan och är sökbara i Lupin.
  • Webbutiker (så kallad "punch-out"): Dessa når du genom att söka på leverantörsnamn och ordet webbutik. Artiklarna i webbutiken är inte direkt sökbara i Lupin utan du måste gå in i webbutiken ("Öppna webbshop") för att kunna söka. Artiklarna läggs i webbutikens varukorg och förs sedan över till Lupin där beställningen slutförs. 
  • Fritextformulär kopplade till avtalad leverantör: I formuläret fyller du själv i uppgifter om pris, enhet, etcetera, ofta efter dialog med leverantören. Sök efter leverantörsnamn och ordet "fritext" i sökrutan.
  • Okopplat fritextformulär: Liksom i det kopplade fritextformuläret fyller beställaren själv i artikeluppgifterna men fyller här också i den e-postadress till vilken beställningen ska gå. Detta formulär finns både på svenska och engelska.
  • Rekvisition används för att få en förgodkänd rekvisition att ta med till affären.
  • Informationsformulär: Dessa innehåller endast information om avtal eller tillvägagångssätt vid beställning.

Efter beställning

När din beställning är klar i Lupin så skickas den vidare till den eller de personer som ska godkänna den (attestant), och när beställningen är godkänd så skickas den till leverantören. Du får en orderkopia via epost när detta sker. Observera att orderkopian inte är en bekräftelse från leverantör, utan en bekräftelse på att ordern är godkänd och skickad. Leverantören skickar vanligen en separat orderbekräftelse.
 

När du mottagit din leverans ska ordern leveranskvitteras i Lupin, detta gäller även rekvisitioner. Om uppgifterna på fakturan stämmer med ordern och ordern är leveranskvitterad så skickas fakturan automatiskt för betalningsbevakning i redovisningssystemet Raindance.