FAQ - Resa i tjänsten

Reseföreskrifterna och allmänna råd till dessa finns i Regelverket på Medarbetarwebben. Du som anställd kontaktar i första hand din chef vid frågor om tolkning av föreskrifterna.

Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 41 kB, ny flik)

Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 49 kB, ny flik)

Chefer kan kontakta resor [at] lu [dot] se för hjälp med tolkning av föreskrifterna.

BCD och Togrejse är Lunds universitets upphandlade reseleverantörer och har fått i uppdrag att boka tjänsteresor för LU enligt de riktlinjer som avtalats.

• BCD Travel: Alla flygresor, flygtransferresor, tåg i anslutning till flygresor, boende och inrikes tågresor.
• Togrejse: Alla tågresor inom Europa

När du bokar din resa via BCD följer du det avtal som tecknats av universitetet, dessutom sker fakturering via SEB Diners-kort och du slipper ligga ute med pengar. Togrejse skickar elektroniska fakturor via Lupin/Proceedo.

Det är även en säkerhetsfråga. Om resan är bokad genom BCD kan universitetet lokalisera universitetets resenärer vid en incident eller nödsituation.

Bokning av flyg och boende samt inrikes tåg via resebyrån BCD

Ansök om behörigheten Resenär via Lucat. Reseprofilen kan användas först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Information om reseprofil via Lucat

Bokning av utrikes tåg

Information om bokning av utrikes tågresor via resebyrån Togrejse

Ansök om behörigheten Resebokare via Lucat. Reseprofilen kan användas i BCD:s självbokningssystem först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Information om reseprofil via Lucat

Nedan kan du läsa om när och hur ditt namn ska stå i din profil i Cytric/BCD Travel. Det är framförallt vid flygresor som namnen ska stämma mot passet. Vissa flygbolag kan ändra namn på plats men ibland tar de ut en avgift för det.

Exempel: Anna Lena Kristin i mitt pass, men det står bara Lena och jag behöver lägga till Anna.

Förnamn

• är de personnamn som står före efternamnen i passet.
• på flygbiljetter måste stå i den ordning som de gör i passet, dvs. om ditt tilltalsnamn från Lucat kommer som nummer två i ordningen behöver du få tillagt ditt första förnamn som det står i passet i din reseprofil. Om du har fler förnamn kan dessa också läggas till i detta fält.
• är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel. Det är låst för uppdatering, men kan ändras genom att kontakta resor [at] lu [dot] se. När du fått bekräftelse att ändringen är gjord kommer du se den på din profil nästa dag.  

Vid akuta ändringar: Be en kollega som kan boka åt andra att boka åt dig. Hen har möjlighet att lägga hela passnamnet vid bokningen.

Efternamn

• är det namn som bärs efter förnamnen och eventuellt mellannamn.
• på flygbiljetter måste stå i den ordning som de gör i passet
• är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel. Det är låst för uppdatering, men kan ändras genom att kontakta resor [at] lu [dot] se. När du fått bekräftelse att ändringen är gjord kommer du se den på din profil nästa dag.

Vid akuta ändringar: Be en kollega som kan boka åt andra att boka åt dig. Hen har möjlighet att lägga hela passnamnet vid bokningen.

Mellannamn

• är ett efternamn som bärs efter förnamnen och närmast före efternamnet/efternamnen
• ser ut som ett efternamn, men fungerar inte som ett efternamn och kan därför inte föras vidare till barn eller make
• tillåts inte i Sverige efter 2017, sätts som två efternamn istället, men de som har ett behåller det som mellannamn
• mellannamn är en frivillig uppgift på flygbiljetter och frivillig uppgift i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel

Mobilnummer

• mobilnummer är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel och behöver uppdateras i profilen en gång eller vid varje bokning. Anges inkl landskod: exempel +46701234567.
• behövs på en del färdmedel eller för vissa reseoperatörer för att kunna ta emot biljetter eller reseinformation
• behövs också för att Lunds universitet som arbetsgivare ska kunna komma i kontakt med dig i händelse av någon akut situation på ditt resmål
• ange nummer till eventuell arbetsmobil eller privat mobil som du har med på resan

När en resebokare bokar, ansvarar den för att det blir korrekta kontaktuppgifter.

Resebokare kan vid onlinebokning lägga till mobilnummer genom att skriva in resenärens mobilnummer i slutet av bokningen, och klicka ”spara” i en ruta längre ned. Om bokningen görs via personlig kontakt ansvarar resebokaren för att resenären först har lagt in sitt mobilnummer eller direkt efter bokningen. Vid fel i bokningen: Kontakta BCD så att bokningen blir rätt, be sedan resenären logga in och lägga till korrekt telefonnummer/titel inför framtida bokningar. Kontakta resor [at] lu [dot] se vid allmänna frågor kring profilinformation.

Övrig personinformation

• finns under olika rubriker i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel, så som resepreferenser eller födelsedatum
• precis som i andra system eftersträvar LU uppgiftsminimering, så var restriktiv med att spara uppgifter som är inte är obligatoriska för din bokning eller på annat sätt underlättar bokningen

Börja med att kontrollera när din behörighet godkändes av din chef. Om det har skett under dagen kommer din profil att skapas över natten. Avvakta till dagen efter och prova att logga in i BCD Travels portal då.

Kontakta resor [at] lu [dot] se om din reseprofil trots detta inte fungerar.

Avsluta den gamla behörigheten och ansök på nytt på den nya arbetsplatsen i Lucat. Både borttag och ny ansökan måste godkännas av chefen, så se till att koordinera så att alla inblandade har möjlighet att göra sina steg samma dag.

Guide till behörighetsansökan för resebokning i Lucat (PDF 260 kB, ny flik)

När du använder BCD Travel för att boka din tjänsteresa blir BCD personuppgiftsansvariga för din resa. Det betyder att synpunkter och frågor beträffande hur dina personuppgifter behandlas i resesammanhang ska ställas till BCD.

För mer information om hur BCD behandlar personuppgifter se Privacy Policy - BCD Travels hemsida

1. Klicka på ditt namn i ovankanten.
2. Välj ”Min användarprofil/My User Profile”.
3. Välj ”Personliga inställningar/Personal Preferences”.
4. Byt språk i ”Språkval/Language Selection”.
5. Välj ”Spara/Save”.

Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Bokning av flyg och boende samt inrikes tåg via resebyrån BCD

När du fått din reseprofil kan du boka din resa via självbokningssystemet. Det går även att ringa BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Bokning av utrikes tåg

Information om bokning av utrikes tågresor via resebyrån Togrejse

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12 eller skicka ett e-postmeddelande till clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

För flyg och tåg kan resebokare boka upp till fyra (4) personer samtidigt. Välj resenärer i första steget för att sedan gå vidare till val av resa.

För hotell kan resebokare boka upp till nio (9) personer samtidigt. Börja med att välja resenärerer i personal dashboard, välj sedan hotell och klicka vidare. Varje gäst ska kunna välja individuella rum/prisklass. Vid avbokning syns varje bokning separat.

Observera att endast resebokaren får bekräftelse/bokningen via mejl och därför måste skicka vidare den till berörda resenärer.

Kontakta BCD Travels personliga service vid bokning för fler än fyra resenärer. Om det gäller 10 personer eller fler kontaktar du BCD Travel Meetings & Events.

Bokning av utrikes tåg

Information om bokning av utrikes tågresor via resebyrån Togrejse

Du måste ha behörighet som resebokare för att kunna boka åt gäster. Så här bokar du åt gäster i självbokningssystemet Cytric:  

1. Ta bort dig själv som resenär om du inte själv ska med på resan.
2. Välj ”lägg till resenärer” i första fältet i Travel Arranger Dashboard/Välj resenärer och bokningstyp.
3. Välj “Boka för en gäst”. Fyll i resenärens för och efternamn (enligt passet).  
4. Fortsätt sedan med att göra själva bokningen genom att välja Flyg, Tåg, Hotell osv.

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12 eller skicka ett e-postmeddelande till clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Bokning av utrikes tåg

Information om bokning av utrikes tågresor via resebyrån Togrejse

Om du inte kan boka själv ber du någon på din institution/enhet som har behörighet att boka åt andra.

I dagsläget går det inte att boka resor åt familjemedlemmar via BCD Travel. Kontakta din lokala HR-funktion.

Medarbetare har alltid möjlighet att göra utlägg som en reseräkning efter resan är gjord, kostnaden täcker endast medarbetare.

Läs mer om reseräkningar

Vid fel eller brister i er resa var god reklamera direkt till BCD Travel: lu [at] bcdtravel [dot] se.

Gäller det en bokning gjord med den tidigare resebyrån Egencia? Kontakta Egencia Customer Service customer_service [at] egencia [dot] se.

Nej. Vi får som statlig myndighet inte klimatkompensera ekonomiskt, genom till exempel köp av utsläppsrätter.

Detta är en avgift för den tjänst som resebyrån tillhandahåller. Den tillkommer både vid personlig service och vid användning av självbokningssystemet.

Priser hittas i Lupin, under Inköp; Resor och boende; Resebyråtjänster.

Läs mer om avtalen i Lupin

Rapportera gärna in större prisdiffar till clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu

Vid osäkerhet kan bokning även göras via den personliga servicen som har större utbud än vad som syns i självbokningssystemet.

Beroende på din bokningstyp kan du avboka/omboka i systemet.

Titta under ”Mina resor” och sedan "Kommande resor". Klicka på aktuellt boende/resa.

• Inrikes tågresor bokas via BCD antingen via självbokningssystemet online eller via personlig service 8:00-17:00, telefon +46 8 505 461 12
  • Du hittar bland annat SJ, Öresundståg samt Pågatåg under ”Boka tåg” i BCD:s självbokningssystem. Pågatåg benämns ”Länstrafik” vid sökning exempelvis mellan Malmö C och Helsingborg C.
• För tågresor med Skånetrafiken finns det även möjlighet att skapa ett företagskonto hos Skånetrafiken eller skaffa ett resekort som laddas med resor.
  Läs mer om olika sätt att köpa biljetter på Skånetrafikens webbplats
  Förteckning över Skånetrafikens kundcenter, serviceombud och ombud (Skånetrafikens webbplats)
• Utlägg för ersättning i Primula finns också som valmöjlighet.

Läs mer om lokala resor såsom hyrbil, buss och taxi

För bokning via resebyrå finns följande alternativ:

• Online: från och med den 22 maj kommer dessa synas i självbokningssystemet åter.
• Offline: bokning kan göras genom personlig service från den 27 april för resor från den 4 juni och framåt. För kännedom: Mellan 16–27 april bytte SJ ut sitt system så att resebyrån inte kunde boka deras tåg för avresor/bokningar efter 4 juni. 

Bokning kan ske vid akuta fall som utlägg via reseräkning eller direkt via SJ, telefonnummer 0771-75 75 55, tonval 2. Uppge kundnummer, samt faktureringsadress inklusive referens (för och efternamn). För information om kundnummer kontakta maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

Från 1 juni 2023 bokas alla tågresor till utlandet genom den danska tågresebyrån Togrejse via länk till ett formulär, som finns att hitta i Lupin/Proceedo. Alla flygresor, flygtransferresor, tåg i anslutning till flygresor och inrikes tågresor bokas däremot som tidigare via BCD Travel.

Du bokar tågresor genom Togrejse via formulär. Det finns två formulär:

• bokning av biljett för en resenär
• gruppresor om fler än 6 personer

Länkar till dessa formulär hittar du i Lupin/Proceedo via Inköp/Resor och boende/Information Tågresor utrikes.

Logga in i Lupin/Proceedo

Läs mer om att boka utrikes tåg i Europa

Vad är ett Interrailkort?

Interrailkort är en tågbiljett som gäller på nästan alla tåg i hela Europa. Med Interrailkort får du tillgång till 37 järnvägs- och färj-bolag i 33 länder. Observera att Interrailkortet ska om det används för privata resor förmånsbeskattas enligt Skatteverkets regler för periodkort.

Läs mer om Skatteverkets regler om resor på deras webbplats

Du måste själv rapportera förmånsbeloppet i Primula. Mer information om hur du gör detta finns i SSC:s dokument i Portalen, Användarhandledning för medarbetare (2.3.3 Förmånsvärde). Kontakta SSC eller din närmaste HR funktion vid frågor.

Logga in i SSC Portalen

Det finns möjlighet att hyra en bil internt via LU Service i Lupin. Det går även att boka externt via upphandlat avtal i Lupin eller när du bokar resan hos BCD Travel.

Läs mer om bokning av hyrbil

Bokning kan göras inne i självbokningssystemet eller via telefon och mejl till BCD, alternativt som reseutlägg vid behov. Observera att arvode för tåg inrikes tillkommer vid bokning via BCD.

Kontakta SJ direkt samt skicka även underlag internt till sektionen Ekonomi via supportformuläret så att ersättningen går att urskilja på bankgirokontot när inbetalningen sker. Uppge bankgironummer 5051-4728, Lunds universitet, kostnadsställe.

Sektionen Ekonomis supportformulär (välj kategori "Inbetalning till LU/Utredningskonto")

Ja, var noggrann vid enskilda bokningstillfället om du bokar ”non refundable”.

De avtalade priserna finns hos Kammarkollegiet:

Hitta avtalspriser hos Kammarkollegiet (avropa.se)

Om priser inte stämmer kontakta i första hand hotellen samt informera maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

I Lupin hittar du långtidshotellboende med möjlighet till eget kök.

Logga in i Lupin

Tänk på att endast ange en (1) person vid bokning online, även om två (2) personer ska dela rummet.

Max 4 personer åt gånger.

Ja, via personlig service.

Easyjet: BCD rekommenderar att vi inkluderar ett (1) bagage och platsreservation, då bagage inte kan läggas till i efterhand om man ångrar sig. Resenären ska alltid ange om hen vill ha bagage och platsreservation vid bokningstillfället.

Det är inte att rekommendera att boka RyanAir via en resebyrå. BCD är behjälpliga med bokning om så önskas men vill även informera om risker som finns. Det medför risk för avbokning och svårigheter att själv om- eller avboka. Det kommer inte heller skickas ut information om incheckning, ändringar och annan information. Därför rekommenderar vi att man bokar själv och gör reseutlägg förutsatt att närmsta chef godkänner detta.

Maila eller ring BCD vid tekniska frågor om onlineverktyget:

• E-post: ClientTechnologySupport [at] bcdtravel [dot] eu
• Telefon: +46 8 505 461 12 (tonval 2)

Gruppbokning är begränsat till max 4 gäster (flygbokning endast) per gång i onlinebokningssystemet (självbokningsportalen). Vid fler deltagare än 4 gäster ska du göra två separata bokningar i systemet.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Om du ska boka för 10 personer eller fler kontaktar du groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com alt. telefon +46 8 5054 6373.

Här på Medarbetarwebben finns information till dig som ska arrangera möten:

Läs mer om möten, digitala möten och konferens

Bokning av konferenslokaler utanför Lunds universitet:
Boka antingen via vår avtalade konferensbyrå Svenska möten eller på någon av de konferensanläggningar som är upphandlade via Kammarkollegiet. Avtalet med Svenska möten hittar du i Lupin. Kammarkollegiets upphandlade konferensanläggningar hittar du på avropa.se.

Hitta information om den avtalade konferensbyrån Svenska möten i Lupin

Hitta upphandlade konferensanläggningar (avropa.se)

Läs mer om Privatkort – betalkort med privat betalningsansvar

Kontakta i första hand din lokala HR-funktion.

Läs mer om reseräkningar och utlägg

• Vid kreditering/fakturafrågor till BCD kontakta fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se.
• Kontaktinformation till resebyrån Togrejse (LU Box - logga in med Lucat-id)
• Ställ frågor om resefakturor och kreditfakturor i Lupin via sektionen Ekonomis supportformulär

Här på Medarbetarwebben finns information om representation och hur du går tillväga när det gäller förmånsbeskattning och moms:

Läs mer om representation

Ställ frågor kring representation och dylikt via sektionen Ekonomis supportformulär (kategori "Bokföring och avstämning - Representation")

BCD debiterar hotellvistelsen först efter utcheckning, arvodet debiteras däremot vid bokningstillfället. Den första fakturan innehåller servicearvodet och den andra själva hotellkostnaden.

När moms finns specificerad på fakturan från SEB Kort ska den konteras på konto 15410 (ingående moms).

Till alla fakturor som avser tjänsteresa ska underlag för vad affärshändelsen avser bifogas, till exempel inbjudan till konferens.

Det kan bero på om resenären har Å Ä Ö i sitt namn. Tyvärr kan BCD inte hantera Å Ä Ö i beställarreferensen. Detta gör att fakturan inte hittar till rätt granskare per automatik.

När du får fakturor där det saknas Å Ä Ö i referensen och fakturan inte matchat till rätt användare i Lupin/ Proceedo: Lägg ett ärende till sektionen Ekonomi och välj kategori Leverantörsfaktura till LU (Lupin/Proceedo). Döp ärendet till: Felaktig stavning av beställarreferensen. Meddela oss aktuellt fakturanummer och den rätta granskaren. Vi kopplar den felaktiga stavningen till rätt användare i Lupin/ Proceedo så att framtida fakturor hamnar rätt.

Sektionen Ekonomis supportformulär

När resebyrån bokar och gör en kortbetalning med manuell voucher-hantering tillkommer ett så kallat Merchants fee och debiteras separat som en engångskostnad.

Vanligtvis bokas allt via resekontot, så det är inte på alla bokningar som detta tillkommer.

Reskostnadsersättning, traktamente och kostförmån

Kreditering av resor går via SEB och kan därför ta extra lång tid. Dels för att vi får fakturor via SEB Kort var 14:e dag, dels för att resebyrån måste få återkoppling/kredit från flyg/hotell.

Vid osäkerhet kontakta BCD:s fakturaavdelning och be dem återkoppla när kredit har skapats. Efter bekräftelse kan fakturan hanteras. Det vill säga innan universitetet fått kreditfakturan.

Utöver servicearvode kan lokala skatter som exempelvis city tax, turistskatt tillkomma för hotell utrikes och de syns i fakturaspecifikationen. Dessa tillkommer på plats. Det är inte hotellen/resebyrån som styr över dessa utan det är allmänna lokala skatter. BCD kan därför inte informera i förhand om detta, utan det styrs av respektive land/stad.

Kontakta din lokala HR-funktion vid frågor om försäkringar.

Läs mer om försäkringar

På sidan “Om något händer under resan” hittar du information om hur du ska gå tillväga och vem du kan kontakta.

Om något händer under resan