Tågresor till Europa bokas via resebyrån Togrejse

Innehåll på denna sida

• Resenärsprofil
• Bokning
  • Support kring bokning
• BCD Travel mobilapp
• Personlig service
• Val av färdmedel, reseklass och logi
• Resebyråns kontaktvägar
• Flera som ska resa tillsammans?
• Inställda flyg eller andra liknande problem under resan
• Behandling av personuppgifter
• Tidigare bokningar hos Egencia

Resenärsprofil

Innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service måste du ansöka om behörighet i Lucat. Det gäller även om du ska lägga till behörigheten att boka för andra:

Guide till behörigheter i Lucat (PDF 260 kB, ny flik)

Tänk även på att hålla din resenärsprofil uppdaterad i resebyråns självbokningssystem Cytric. Redigera direkt under ”min användarprofil”. Lägg till ditt mobilnummer (inkl landskod: exempel +46701234567) och hälsningstitel.

Länk till BCDs självbokningssystem Cytric (logga in med lucat)

Om du behöver ändra dina namnuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du resor [at] lu [dot] se (resor[at]lu[dot]se).

Bokning

Vid bokning av enklare resor använd gärna självbokningssystem, Cytric. Där kan du boka flyg, hotell, bil, marktransport och tåg inrikes.

Bokningsarvodet är lägre i självbokningssystemet än vid bokning via personlig service.

All fakturering sker till ett gemensamt LU-konto. Tänk på att inga privata kortnummer ska anges då samtliga fakturor med automatik skickas till ett gemensamt LU-konto. BCD debiterar hotellvistelsen först efter utcheckning, arvodet debiteras däremot vid bokningstillfället.

All form av bonus som ges av flyg-, hotell-, tåg - och hyrbilsleverantörer ska tillfalla universitetet och får endast användas under tjänsteresan eller andra tjänsteresor. Även om bonuskortet är personligt och privat så får poängen användas enbart i tjänsten om den registreras hos resebyrån.

Logga in på BCD Travel Sweden ABs självbokningssystem Cytric (använd din LUCAT-behörighet)

Support

• Support och frågor kring onlinesystemet Cytric: kontakta clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu (clienttechnologysupport[at]bcdtravel[dot]eu)
• Support via personlig service gällande bokningar: lu [at] bcdtravel [dot] se (lu[at]bcdtravel[dot]se)
• Support för fakturafrågor: fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se (fakturafragor[at]bcdtravel[dot]se)
• Ändra dina namnuppgifter i din resenärsprofil: resor [at] lu [dot] se (resor[at]lu[dot]se).
• För övriga frågor, kontakta avdelningen Inköp och upphandling via supportformuläret:
• Sektionen Ekonomis supportformulär (Välj kategori "Avtal och Upphandling")

BCD Travel mobilapp

Med en registrerad resenärsprofil hos BCD kommer du enkelt åt alla dina resor via appen. Cytric Mobile är tillgängligt för iOS och Android.

Första gången du loggar in på din Cytric Mobile-app behöver du ange din PIN och säkerhetskod. Dessa hittar du i självbokningssystemet, under din användarprofil, mobil. Där hittar du också länk till App Store och Google Play där du laddar ner appen.

Guide – Ladda ner Cytric Mobile (PDF 473 kB, ny flik)

Personlig service

Du kan få personlig service av BCD klockan 08:00-17:00, ring +46 8 505 461 12 eller mejla: lu [at] bcdtravel [dot] se (lu[at]bcdtravel[dot]se).

Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.

Val av färdmedel, reseklass och logi

• Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala ska jämföras (restid inkl. anslutningstransporter och väntetider).
• Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar i jämförelsen: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.
• Tågresor som är längre än två timmar får göras i första klass och resor med nattåg får göras i egen kupé. Merkostnad för nattåg bör jämföras med en extra hotellnatt och den tidsbesparing som beräknas uppstå genom resa med nattåg.
• Tjänsteresor med flyg genomförs normalt i ekonomiklass. En flygresa bokas så att kostnaderna blir så låga som möjligt med bibehållen effektivitet.
• För både tåg- och flygresor bör biljetter som inte är av- eller ombokningsbara bokas. Undantag kan göras om man beräknar att en ombokningsbar biljett är billigare än den arbetstid som eventuellt går förlorad när man inte kan byta avgång.
• Normalt gäller att hotellrum bör vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt). Det kan finnas tillfällen, vid till exempel fältarbeten och forskningsresor, då logi inte kan bokas i förväg. Hotell kan också vara knutna till en extern konferens eller motsvarande. Resenären får då redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Resebyråns kontaktvägar

• Boka din resa i första hand online genom att logga in via BCDs självbokningssystem, se länk nedan.
• Brådskande frågor och resor, det vill säga inom 72 timmar: Kontakt via telefon +46 8 505 461 12
• Allmänna frågor och resor som inte är lika brådskande: Kontakt via email: bokningsteamet, personlig service lu [at] bcdtravel [dot] se (lu[at]bcdtravel[dot]se), telefon +46 8 505 461 12; online support: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu (clienttechnologysupport[at]bcdtravel[dot]eu) eller via självbokningssystemet under hjälpfunktionen.
• För ändringar eller avbokningar kan du även prova att logga in och avboka via BCDs webbsida eller mobilapp.
  Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Flera som ska resa tillsammans?

Vid bokning för tio personer eller fler finns möjlighet att få särskild hjälp genom, e-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com (groups[dot]sweden[at]bcdme[dot]com) tel: +46 8 5054 6373.

Gäller framförallt flygbokning med logi.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Ring direkt till resebyrån +46 8 505 461 12. Vid akuta ärenden utanför kontorstid (8:00 -17:00) tillkommer 370 kronor. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Behandling av personuppgifter

När du använder BCD Travel för att boka din tjänsteresa blir BCD personuppgiftsansvariga för din resa. Det betyder att synpunkter och frågor beträffande hur dina personuppgifter behandlas i resesammanhang ska ställas till BCD.

För mer information om hur BCD behandlar personuppgifter se Privacy Policy - BCD Travels hemsida

Tidigare bokningar hos Egencia

Tidigare bokningar gjorda med Egencia till och med 31 januari, hanteras av Egencia. Efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med de bokningar som gjorts hos dem. E-post: customer_service [at] egencia [dot] se (customer_service[at]egencia[dot]se), telefon: +46 85 171 0836.