Skapa en datahanteringsplan

Beskriver hanteringen av forskningsdatan genom hela projektet

En datahanteringsplan beskriver hur forskningsdata ska hanteras på ett säkert och enhetligt sätt under hela projektets gång. Som ansvarig forskare är det ditt ansvar att skapa planen, men den är värdefull för alla i projektet eftersom den fungerar som en gemensam referenspunkt. Planen tydliggör till exempel hur ni ska arbeta med filformat, standarder, lagringsytor och filnamn. Med en tydlig plan blir det enklare att introducera riktlinjer för både nya och befintliga medlemmar och säkerställa att alla hanterar data på ett korrekt och effektivt sätt.

Ett levande arbetsdokument

En datahanteringsplan är ett levande arbetsdokument som ska uppdateras löpande under projektets gång. Många finansiärer kräver att en plan finns vid projektstart och att det finns en tydlig plan för hur den ska uppdateras vid specifika tidpunkter eller projektfaser. Att hålla planen aktuell är särskilt viktigt om flera personer samlar in data eller om projektet har flera samarbetspartners.

Skapa en datahanteringsplan i verktyget DMPOnline

Olika finansiärer ställer olika krav på vad en datahanteringsplan ska innehålla. Vid Lunds universitet kan du använda verktyget DMPonline för att skapa och hantera dina planer. Du kan välja Lunds universitets mall, som uppfyller många finansiärers krav, eller använda någon av de många mallar från specifika finansiärer som också finns i verktyget.

Det här kan en datahanteringsplan innehålla

Oavsett om du använder universitetets mall eller en finansiärs mall, är det viktigt att komma ihåg att planen är ett levande dokument. När du fyller i fälten i verktyget är tanken att informationen ska uppdateras och förtydligas under projektets gång. Till exempel kan du börja med en grov uppskattning av filtyper och sedan göra informationen mer detaljerad allteftersom projektet utvecklas.

Databeskrivning

Förklara hur data kommer att samlas in och i vilket format. Ange även vilka metoder och filformat som ska användas för att lagra data.

Dokumentation och datakvalitet

Beskriv hur data dokumenteras, exempelvis genom metadata, innehåll, struktur, standarder och format. Detta säkerställer att både du, andra forskare och dataprogram kan läsa och tolka informationen korrekt.

Lagring och backup

Redogör för var data sparas, hur den lagras och hur backup hanteras. Ange också hur åtkomst regleras baserat på säkerhetsklassning och hur datans och metadatans integritet garanteras under forskningsprocessen.

Juridiska och etiska krav

Förklara hur du säkerställer att data hanteras i enlighet med lagar och regler. Om du arbetar med känslig eller skyddsvärd data, beskriv hur detta dokumenteras och hänvisa till relevanta avtal och handlingar.

Datadelning och långtidsbevaring

Beskriv om och hur data ska delas. Om juridiska eller etiska hinder för delning finns, dokumentera dessa. Även om data inte kan delas bör en plan finnas för dess långtidsbevaring och livslängd.

Ansvar och resurser

Klargör ansvarsfördelningen inom projektet, inklusive vem som är ansvarig för datainsamling och hantering.

Använd din datahanteringsplan som grund för dokumentation

Datahanteringsplanen kan fungera som bas för att skapa en så kallad README-fil som sammanfattar information om datasetets innehåll, struktur, metadata och säkerhetsaspekter. README-filen blir ett praktiskt dokument som ger en översikt och underlättar för andra att förstå och använda datasetet.

Dokumentera din forskningsdata i en README-fil