Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Möten, sammanträden, konferens och kongress

Att arrangera ett möte eller en konferens kan innebära en hel del arbete, både före, under och efter arrangemanget. Här får du reda på mer om vad som kan vara viktigt att tänka på under processen och vad du kan få hjälp med.

Digitala möten

Digitala möten är miljövänliga, tids- och kostnadseffektiva och ska alltid övervägas som alternativ vid planering av möten. Lunds universitet erbjuder kostnadsfria, digitala mötesalternativ. 

Läs mer om digitala möten

Mötes- och konferenstjänster

Vill du ha hjälp att planera och genomföra en konferens eller ett större möte kan du vända dig till LU Konferens som erbjuder tjänster kring passande lokaler och mötesplatser, mat och dryck, tekniker, tekniklösningar, deltagar-, avgifts- och abstractshantering.

Läs mer om att få hjälp internt av LU Konferens

Information om vad våra upphandlade leverantörer kan erbjuda hittar du i Lupin.

Hållbara livsmedelsinköp och evenemang

Det vi äter och dricker påverkar miljön på många sätt. Genom att Lunds universitet så långt det är möjligt gör hållbara val av mat och dryck bidrar vi aktivt till en mer hållbar livsmedelsproduktion.

Läs mer om hållbara livsmedelsinköp och evenemang

Om samarrangemang och sponsring

Om du ska arrangera en konferens tillsammans med en annan organisation eller om du har en sponsor till konferensen så finns det särskilda regler att förhålla sig till. 

Läs mer om vad du ska tänka på vid samarrangemang och sponsring

Lokaler

När du ska välja plats för din konferens behöver du bland annat fundera på

  • hur programmet för mötet ser ut
  • om lokalen behöver möbleras eller anpassas för att mötet ska kunna genomföras
  • om det ska serveras mat och dryck
  • om mötet ska filmas eller streamas
  • vilken teknik som kommer att behövas.

Vill du förlägga ditt möte utanför Lunds universitet kan du göra det via upphandlad leverantör.

Läs mer om hur du bokar lokaler internt
I Lupin kan du läsa om vilka ställen som är upphandlade av universitetet
Läs mer om anläggningar som är statligt upphandlade, på Avropa.se

Riskbedömning vid arrangemang

I samband med olika typer av öppna arrangemang (publika event, föreläsningar, seminarier etc) är det nödvändigt att göra en risk- och konsekvensbedömning med fokus på arbetsmiljö och säkerhet för såväl arrangörer som deltagare. En risk- och konsekvensbedömning syftar till att minimera risker och negativa konsekvenser och att identifiera trygghetsbevarande åtgärder. 

Det är chefen för den verksamhet som arrangerar arrangemanget som har arbetsmiljöansvaret för arrangemanget och ansvarar för att göra risk- och konsekvensbedömningen.

  • Är arrangemanget ett högriskevenemang (politiskt kontroversiellt eller är deltagare utsatta för påtryckningar/hot eller är de av särskilt intresse)? 
  • Hur ser hotbilden ut mot de individer som ska aktivt deltaga (till exempel föreläsa) vid arrangemanget? 
  • Hur ser hotbilden ut mot det ämne/ämnen som ska avhandlas?
  • Hur har arrangemanget annonserats (öppet arrangemang eller personliga inbjudningar)?
  • Avseende deltagare: 
    • Hur många deltagare? Finns deltagarlista? Tillämpas föranmälningar?
    • Vilken publik förväntas delta?
    • Är lokalen lämplig/tillräcklig? 
    • Hur släpps deltagarna in i lokalen (till exempel avstämning mot lista)?
  • Vilka resurser finns för att genomföra arrangemanget (finns det tillräckligt med personal för att lösa uppkomna behov)?
  • Hur ska talare, paneldeltagare eller andra komma till och från evenemanget på ett sätt som gör att de känner sig trygga? 
  • Hur ska arrangemanget avbrytas eller fortsätta om det uppstår störningar eller demonstrationer i eller utanför lokalen?
  • Är alla medarbetare som är med vid arrangemanget samt inbjudna talare/paneldeltagare införstådda med vilka åtgärder som vidtas om det uppstår störningar?
  • Är alla inbjudna/talare/utställare medvetna om syftet med arrangemanget och vad som förväntas av var och en? Hur hanterar man om arrangemangets syfte utmanas?

Stöd till arbetsmiljöansvarig chef finns på HR-webben:
Checklista för arrangemang på Lunds universitet | HR-webben

Gör en budget

Specificera totala kostnader inklusive eventuell overhead för lokaler, sociala program, utställning, förtäring, talare, boende, resor och tekniklösningar etcetera. Bestäm också eventuell deltagaravgift utifrån budget, med hänsyn tagen till momsregler. Ta hjälp av din ekonom för att beräkna kostnader och deltagaravgifter.

Ta betalt av deltagarna

Läs mer om hur du tar betalt av deltagarna

Sammanträden

Varje dag hålls ett stort antal sammanträden vid Lunds universitet. Som sekreterare och handläggare i styrelser och andra organ finns det en del saker att tänka på. 

Läs mer om sammanträden vid LU

Kontakt

Digitala möten:

LU Servicedesk
servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se)

Alla typer av möten:

LU Konferens
bokning [at] service [dot] lu [dot] se (bokning[at]service[dot]lu[dot]se)

För möten i Gamla Biskopshuset: gamlabiskopshuset [at] service [dot] lu [dot] se (gamlabiskopshuset[at]service[dot]lu.s)e