Möten, sammanträden, konferens och kongress

In English

Att arrangera ett möte eller en konferens kan innebära en hel del arbete, både före, under och efter arrangemanget. Här får du reda på mer om vad som kan vara viktigt att tänka på under processen och vad du kan få hjälp med.

Digitala möten

Digitala möten är miljövänliga, tids- och kostnadseffektiva och ska alltid övervägas som alternativ vid planering av möten. Lunds universitet erbjuder kostnadsfria, digitala mötesalternativ.

Läs mer om digitala möten

Mötes- och konferenstjänster

Vill du ha hjälp att planera och genomföra en konferens eller ett större möte kan du vända dig till LU Konferens som erbjuder tjänster kring passande lokaler och mötesplatser, mat och dryck, tekniker, tekniklösningar, deltagar-, avgifts- och abstractshantering.

Läs mer om att få hjälp internt av LU Konferens

Information om vad våra upphandlade leverantörer kan erbjuda hittar du i Lupin.

Om samarrangemang och sponsring

Om du ska arrangera en konferens tillsammans med en annan organisation eller om du har en sponsor till konferensen så finns det särskilda regler att förhålla sig till.

Läs mer om vad du ska tänka på vid samarrangemang och sponsring

Lokaler

När du ska välja plats för din konferens behöver du bland annat fundera på

hur programmet för mötet ser ut
om lokalen behöver möbleras eller anpassas för att mötet ska kunna genomföras
om det ska serveras mat och dryck
om mötet ska filmas eller streamas
vilken teknik som kommer att behövas.

Vill du förlägga ditt möte utanför Lunds universitet kan du göra det via upphandlad leverantör.

Läs mer om hur du bokar lokaler internt
I Lupin kan du läsa om vilka ställen som är upphandlade av universitetet
Läs mer om anläggningar som är statligt upphandlade, på Avropa.se

Gör en budget

Specificera totala kostnader inklusive eventuell overhead för lokaler, sociala program, utställning, förtäring, talare, boende, resor och tekniklösningar etcetera. Bestäm också eventuell deltagaravgift utifrån budget, med hänsyn tagen till momsregler. Ta hjälp av din ekonom för att beräkna kostnader och deltagaravgifter.

Ta betalt av deltagarna

Läs mer om hur du tar betalt av deltagarna

Sammanträden

Varje dag hålls ett stort antal sammanträden vid Lunds universitet. Som sekreterare och handläggare i styrelser och andra organ finns det en del saker att tänka på.

Läs mer om sammanträden vid LU

Kontakt

Digitala möten:

LU Servicedesk
servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se)

Alla typer av möten:

LU Konferens
bokning [at] service [dot] lu [dot] se (bokning[at]service[dot]lu[dot]se)

För möten i Gamla Biskopshuset: gamlabiskopshuset [at] service [dot] lu [dot] se (gamlabiskopshuset[at]service[dot]lu.s)e