Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

FAQ - Resa i tjänsten

Reseföreskrifterna

Reseföreskrifterna och allmänna råd till dessa finns i Regelverket på Medarbetarwebben. Du som anställd kontaktar i första hand din chef vid frågor om tolkning av föreskrifterna.

Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 41 kB)

Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 49 kB)

Chefer kan kontakta resor [at] lu [dot] se för hjälp med tolkning av föreskrifterna.

Reseprofil för att kunna boka resa

Ansök om behörigheten Resenär via Lucat. Reseprofilen kan användas först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Läs mer om hur du går tillväga

Ansök om behörigheten Resebokare via Lucat. Reseprofilen kan användas först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Läs mer om hur du går tillväga

Exempel: Anna Lena Kristin i mitt pass, men det står bara Lena och jag behöver lägga till Anna.

Förnamn

  • är de personnamn som står före efternamnen i passet.
  • på flygbiljetter måste stå i den ordning som de gör i passet, dvs. om ditt tilltalsnamn från Lucat kommer som nummer två i ordningen behöver du få tillagt ditt första förnamn som det står i passet i din reseprofil.
  • är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel. Det är låst för uppdatering, men kan ändras genom att kontakta resor [at] lu [dot] se. När du fått bekräftelse att ändringen är gjord kommer du se den på din profil nästa dag.  

Vid akuta ändringar: Be en kollega som kan boka åt andra att boka åt dig. Hen har möjlighet att lägga hela passnamnet vid bokningen.

Efternamn

  • är det namn som bärs efter förnamnen och eventuellt mellannamn.
  • på flygbiljetter måste stå i den ordning som de gör i passet
  • är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel. Det är låst för uppdatering, men kan ändras genom att kontakta resor [at] lu [dot] se. När du fått bekräftelse att ändringen är gjord kommer du se den på din profil nästa dag.

Vid akuta ändringar: Be en kollega som kan boka åt andra att boka åt dig. Hen har möjlighet att lägga hela passnamnet vid bokningen.

Mellannamn

  • är ett efternamn som bärs efter förnamnen och närmast före efternamnet/efternamnen
  • ser ut som ett efternamn, men fungerar inte som ett efternamn och kan därför inte föras vidare till barn eller make
  • tillåts inte i Sverige efter 2017, sätts som två efternamn istället, men de som har ett behåller det som mellannamn
  • mellannamn är en frivillig uppgift på flygbiljetter och frivillig uppgift i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel

Mobilnummer

  • mobilnummer är ett obligatoriskt fält i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel och behöver uppdateras i profilen en gång eller vid varje bokning
  • behövs på en del färdmedel eller för vissa reseoperatörer för att kunna ta emot biljetter eller reseinformation
  • behövs också för att Lunds universitet som arbetsgivare ska kunna komma i kontakt med dig i händelse av någon akut situation på ditt resmål
  • ange nummer till eventuell arbetsmobil eller privat mobil som du har med på resan

Övrig personinformation

  • finns under olika rubriker i resenärsprofilen i Cytric/BCD Travel, så som resepreferenser eller födelsedatum
  • precis som i andra system eftersträvar LU uppgiftsminimering, så var restriktiv med att spara uppgifter som är inte är obligatoriska för din bokning eller på annat sätt underlättar bokningen

Börja med att kontrollera när din behörighet godkändes av din chef. Om det har skett under dagen kommer din profil att skapas över natten. Avvakta till dagen efter och prova att logga in i BCD Travels portal då.

Kontakta resor [at] lu [dot] se om din reseprofil trots detta inte fungerar.

Avsluta den gamla behörigheten och ansök på nytt på den nya arbetsplatsen i Lucat. Både borttag och ny ansökan måste godkännas av chefen, så se till att koordinera så att alla inblandade har möjlighet att göra sina steg samma dag.

Guide till behörighetsansökan för resebokning i Lucat (PDF 260 kB, ny flik)

Boka en resa, allmänt

När du fått din reseprofil kan du boka din resa via självbokningssystemet. Det går även att ringa BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12 eller skicka ett e-postmeddelande till clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Du måste ha behörighet som resebokare för att kunna boka åt gäster. Så här bokar du åt gäster i självbokningssystemet Cytric:  

  1. Ta bort dig själv som resenär om du inte själv ska med på resan.
  2. Välj ”lägg till resenärer” i första fältet i Travel Arranger Dashboard/Välj resenärer och bokningstyp.
  3. Välj “Boka för en gäst”. Fyll i resenärens för och efternamn (enligt passet).  
  4. Fortsätt sedan med att göra själva bokningen genom att välja Flyg, Tåg, Hotell osv.

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta BCD Travel klockan 08:00-17:00, Ring +46 8 505 461 12 eller skicka ett e-postmeddelande till clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Om du inte kan boka själv ber du någon på din institution/enhet som har behörighet att boka åt andra.

I dagsläget går det inte att boka resor åt familjemedlemmar via BCD Travel. Kontakta din lokala HR-funktion.

Medarbetare har alltid möjlighet att göra utlägg som en reseräkning efter resan är gjord, kostnaden täcker endast medarbetare.

Läs mer om reseräkningar

Vid fel eller brister i er resa var god reklamera direkt till BCD Travel: lu [at] bcdtravel [dot] se.

Gäller det en bokning gjord med den tidigare resebyrån Egencia? Kontakta Egencia Customer Service customer_service [at] egencia [dot] se.

Boka tåg och hyrbil

  • SJ – bokas företrädesvis via BCD
  • Skånetrafiken – bokas företrädesvis via BCD

Utlägg för ersättning i Primula finns som valmöjlighet, alternativt direktkontakt med Skånetrafiken för att skapa företagskonto/köp av resekort.

Bokning av tågresor i Europa och köp av interrailkort sker via personlig service hos BCD Travel i den mån BCD kan tillhandahålla tjänsten.

Förfrågningar mejlas till: lu [at] bcdtravel [dot] se

Vad är ett Interrailkort?
Interrailkort är en tågbiljett som gäller på nästan alla tåg i hela Europa. Med Interrailkort får du tillgång till 37 järnvägs- och färj-bolag i 33 länder.

Om BCD inte kan tillhandahålla tågresan, kan du som beställare välja att göra ett reseutlägg i Primula förutsatt att du har pratat med närmsta chef.

För närvarande pågår arbete med att se över upphandling av specialresebyråer för tågresor utrikes för mer komplicerade bokningar. Information läggs här på webbplatsen så snart detta är klart. Även en guide för utrikes tågbokningar håller på att tas fram.

Det finns möjlighet att hyra en bil internt via LU Service i Lupin. Det går även att boka externt via upphandlat avtal i Lupin eller när du bokar resan hos BCD Travel.

Läs mer om bokning av hyrbil

Boka boende

De avtalade priserna finns hos Kammarkollegiet:

Hitta avtalspriser hos Kammarkollegiet (avropa.se)

Om priser inte stämmer kontakta i första hand hotellen samt informera maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

I Lupin hittar du långtidshotellboende med möjlighet till eget kök.

Logga in i Lupin

Grupp- och konferensbokningar

Gruppbokning är begränsat till max 4 gäster (flygbokning endast) per gång i onlinebokningssystemet (självbokningsportalen). Vid fler deltagare än 4 gäster ska du göra två separata bokningar i systemet.

Logga in på BCD Travels självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Om du ska boka för 10 personer eller fler kontaktar du groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com alt. telefon +46 8 5054 6373.

Här på Medarbetarwebben finns information till dig som ska arrangera möten:

Läs mer om möten, digitala möten och konferens

Bokning av konferenslokaler utanför Lunds universitet:
Boka antingen via vår avtalade konferensbyrå Svenska möten eller på någon av de konferensanläggningar som är upphandlade via Kammarkollegiet. Avtalet med Svenska möten hittar du i Lupin. Kammarkollegiets upphandlade konferensanläggningar hittar du på avropa.se.

Hitta information om den avtalade konferensbyrån Svenska möten i Lupin

Hitta upphandlade konferensanläggningar (avropa.se)

Reseräkning, utlägg, fakturor och representation

Kontakta i första hand din lokala HR-funktion.

Läs mer om reseräkningar och utlägg

Här på Medarbetarwebben finns information om representation och hur du går tillväga när det gäller förmånsbeskattning och moms:

Läs mer om representation

Ställ frågor kring representation och dylikt via sektionen Ekonomis supportformulär (kategori "Bokföring och avstämning - Representation"

Försäkringar och säkerhet på resan

Kontakta din lokala HR-funktion vid frågor om försäkringar.

Läs mer om försäkringar

På sidan “Om något händer under resan” hittar du information om hur du ska gå tillväga och vem du kan kontakta.

Om något händer under resan

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån BCD Travel AB

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 8 505 461 12

E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se

Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)

BCD Travel Meetings & Events

Telefon +46 8 5054 6373

E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com

Boka taxi

Taxiresor bokas från 1 september 2022 med Flygtaxi.

Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland. 

Läs mer om avtalen i Lupin

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.

Nytt avtal för resebyråtjänster

Lunds universitet har upphandlat nytt avtal för resebyråtjänster och ny leverantör är BCD Travel Sweden AB från och med 1 februari 2023.

Bokningar kunde göras med Egencia till och med sista januari, efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med om- och avbokningar.