Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

FAQ - Resa i tjänsten

Reseföreskrifterna

Reseföreskrifterna och allmänna råd till dessa finns i Regelverket på Medarbetarwebben. Du som anställd kontaktar i första hand din chef vid frågor om tolkning av föreskrifterna.

Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 41 kB)

Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet I 2019 I (PDF 49 kB)

Chefer kan kontakta resor [at] lu [dot] se för hjälp med tolkning av föreskrifterna.

Reseprofil för att kunna boka resa

Ansök om behörigheten Resenär via Lucat. Reseprofilen kan användas först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Läs mer om hur du går tillväga

Ansök om behörigheten Resebokare via Lucat. Reseprofilen kan användas först dagen efter behörigheten är godkänd i Lucat.

Läs mer om hur du går tillväga

Kontakta resor [at] lu [dot] se.

Börja med att kontrollera när din behörighet godkändes av din chef. Om det har skett under dagen kommer din profil att skapas över natten. Avvakta till dagen efter och prova att logga in i Egencias portal då.

Kontrollera även att du har en eller flera verksamhetsroller på "Min sida" i Lucat och att minst en är markerad som primär. Åtgärda annars det. Det gäller även dig som är universitetsanknuten.

Kontakta resor [at] lu [dot] se om din reseprofil trots detta inte fungerar.

Avsluta den gamla behörigheten och ansök på nytt på den nya arbetsplatsen i Lucat.

Boka en resa, allmänt

När du fått din reseprofil kan du boka din resa via Egencias självbokningssystem. Det går även att ringa Egencia klockan 08:00-17:00, Ring +46 40 608 57 50.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta Egencia klockan 08:00-17:00, Ring +46 40 608 57 50 eller skicka ett e-postmeddelande till customer_service [at] egencia [dot] se.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

När du bokar åt personer som inte har en egen reseprofil väljer du Gäst ResenärX i första fältet och fyller i resenärens namn längre fram i formuläret.

Tänk även på att ange ditt eget namn i fältet Reference (First and last name) som finns under avsnittet "Information till ditt företag". Då kommer fakturan till dig i Lupin för granskning.

Det finns hjälpguider inne i systemet. Hittar du inte svaret där kan du kontakta Egencia klockan 08:00-17:00, Ring +46 40 608 57 50 eller skicka ett e-postmeddelande till customer_service [at] egencia [dot] se.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Om du inte kan boka själv ber du någon på din institution/enhet som har behörighet att boka åt andra.

I dagsläget går det inte att boka resor åt familjemedlemmar via Egencia. Kontakta din lokala HR-funktion.

Medarbetare har alltid möjlighet att göra utlägg som en reseräkning efter resan är gjord, kostnaden täcker endast medarbetare.

Läs mer om reseräkningar

Vid fel eller brister i er resa var god reklamera direkt till Egencia Customer Service customer_service [at] egencia [dot] se med kopia maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

Reklamationsblankett (Word 75 kB, ny flik)

Boka tåg och hyrbil

  • SJ – bokas företrädesvis via Egencia
  • Skånetrafiken – bokas företrädesvis via Egencia

Utlägg för ersättning i Primula finns som valmöjlighet, alternativt direktkontakt med Skånetrafiken för att skapa företagskonto/köp av resekort.

Du som beställare får fritt bestämma vem du ska köpa ifrån.

Utlägg för ersättning i Primula finns som valmöjlighet, alternativt köp via Egencias personliga service, (klockan 08:00-17:00, ring +46 40 608 57 50).

Det finns möjlighet att hyra en bil internt via LU Service i Lupin. Det går även att boka externt via upphandlat avtal i Lupin eller när du bokar resan hos Egencia.

Läs mer om bokning av hyrbil

Boka boende

De avtalade priserna finns hos Kammarkollegiet:

Hitta avtalspriser hos Kammarkollegiet (avropa.se)

Hotellen uppdaterar prislistor i Egencias självbokningssystem. Om priser inte stämmer kontakta i första hand hotellen samt informera maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

Egencia har något som heter ”Savings Finder for hotel”.

Exempel på hur det fungerar: Beställaren bokar ett hotell för ca 2000,-/per natt 5 veckor innan ankomst (dag). Egencia har en sökmotor som går in för att se om samma hotell och samma rumstandard har sänkt sina priser veckan innan. Då bokar systemet om till det billigare priset. Som kund får du tillbaka 70% av prisskillnaden och Egencia behåller 30%.

Senaste halvåret har Egencia gjort en besparing för Lunds universitet på ca SEK 30 000,-.

I Lupin hittar du långtidshotellboende med möjlighet till eget kök. Airbnb finns inte på avtal. Egencia har olika boendetyper i sitt självbokningssystem. Sök på boendetyp – lägenheter och bostäder.

Logga in i Lupin
Logga in hos Egencia

Grupp- och konferensbokningar

Gruppbokning är begränsat till max 6 gäster per gång i Egencias onlinebokningssystem (självbokningsportalen). Vid fler deltagare än 6 gäster ska du göra två separata bokningar i systemet.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Om du ska boka för fler än 10 personer kontaktar du Egencia Meetings & Events, telefon +46 317 245 590 eller groups [dot] meetings [dot] SE [at] egencia [dot] com.

Här på Medarbetarwebben finns information till dig som ska arrangera möten:

Läs mer om möten, digitala möten och konferens

Bokning av konferenslokaler utanför Lunds universitet ska göras via vår avtalade konferensbyrå Svenska möten, eller på någon av de konferensanläggningar som är upphandlade via Kammarkollegiet (dessa hittar du på avropa.se). Avtalet med Svenska möten hittar du i Lupin.

Hitta information om den avtalade konferensbyrån Svenska möten i Lupin

Hitta upphandlade konferensanläggningar (avropa.se)

Reseräkning, utlägg, fakturor och representation

Kontakta i första hand din lokala HR-funktion.

Läs mer om reseräkningar och utlägg

Här på Medarbetarwebben finns information om representation och hur du går tillväga när det gäller förmånsbeskattning och moms:

Läs mer om representation

Ställ frågor kring representation och dylikt via sektionen Ekonomis supportformulär (kategori "Bokföring och avstämning - Representation"

Försäkringar och säkerhet på resan

Kontakta din lokala HR-funktion vid frågor om försäkringar.

Läs mer om försäkringar

På sidan “Om något händer under resan” hittar du information om hur du ska gå tillväga och vem du kan kontakta.

Om något händer under resan

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån Egencia

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 40 608 57 50

E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

Frågor och svar om våra resebyråtjänster (PDF 454 kB, ny flik)

Bokning av gruppresor (fler än 10 personer)

Egencia Meetings & Events

Telefon +46 31 724 55 90

E-post: Groups [dot] Meetings [dot] SE [at] egencia [dot] com

Boka taxi inom Skåne

Läs mer om avtalen i Lupin

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.