Behörigheter i diarieföringssystemet W3D3

Det finns två behörigheter i W3D3: handläggare och registrator. På denna sida beskrivs vad du kan göra och se i systemet med de olika behörigheterna samt vilket ansvar de innebär. För att få behörighet till W3D3 krävs utbildning. Vilken utbildning som krävs beror på vilken behörighet du behöver. Alla utbildningar finns i Kompetensportalen.

För fler utbildningar, se även Utbildning i diarieföring och arkivering.

Handläggare

Att vara handläggare i W3D3 innebär att du kan registrera handlingar i de ärenden du blivit tilldelad. Som handläggare ansvarar du för att registrera alla handlingar som tillför sakkunskap i dina ärenden. Du ansvarar för att meddela en registrator i din verksamhet när ett nytt ärende behöver skapas samt när dina ärenden ska avslutas. Du ansvarar även för att hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar i dina ärenden.

Som handläggare har du bara tillgång till dina egna ärenden i diariet. Du kan även se hela universitetets ärenden i serien STYR (ärenden som rör styrande verksamhet).

För att få handläggarbehörighet behöver du gå två utbildningar:

• Att arbeta utifrån offentlighetsprincipen (Kompetensportalen).
• Att arbeta i diariet W3D3 med handläggarbehörighet, grund- och repetitionsutbildning (Kompetensportalen).

Registrator

Som registrator har du tillgång till alla funktioner som en handläggare har. Du kan även skapa och avsluta ärenden. Vilket ansvar du har som registrator beror på hur arbetet är organiserat i din verksamhet. Du kan antingen arbeta mot din institution eller motsvarande, eller bara med dina egna ärenden. 

Arbetar du mot institutionen ansvar du för att stötta verksamheten genom att skapa nya ärenden till handläggare på din institution eller motsvarande samt för att avsluta dessa ärenden när de är färdighanterade. 

Arbetar du bara med dina egna ärenden ansvarar du själv för hela den digitala handläggningen, från att skapa dina egna ärenden och lägga in handlingar till att avsluta ärendena när de är färdighanterade. Du ansvarar även för att hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar i dina ärenden. 

Som registrator kan du se alla ärenden på din institution eller motsvarande i de serier  du fått tillgång till. Det går att anpassa vilka serier du har tillgång till utifrån vad du behöver för ditt arbete. Du kan även se hela universitetets ärenden i serien STYR (ärenden som rör styrande verksamhet).

För att få registratorsbehörighet behöver du först gå handläggarutbildningen. Sedan behöver du gå följande utbildning:

Att arbeta i diariet W3D3 med registratorsbehörighet, grundutbildning (Kompetensportalen). 

Ändring av behörighet

Behöver du ändring av din behörighet kan du kontakta LU Servicedesk på servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se). Det kan till exempel vara om du har ändrat arbetsplats inom universitetet eller behöver tillgång till fler diarieserier för ditt arbete.