Representation

Vad är representation?

Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Representation ska inte förmånsbeskattas.

• Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten.
• Intern representation riktar sig mot universitetets personal, i huvudsak personalfester och informationsmöten.
• Övrigt som ur förmånsperspektiv kan betraktas som representation är måltid vid intern kurs och konferens, fika vid internt möte och gåva till personal.
• Doktorander som är anställda på Lunds universitet är interna.
• Studenter är externa. 

Förmån och moms

Representation ska aldrig förmånsbeskattas, men det finns olika typer av representation som ska hanteras på olika sätt. För den officiella representationen finns det särskilda konton:

• Extern representation i form av måltider och gåvor (konto 55200)
• Intern representation i form av personalfester och informationsmöten (konto 49600)

Observera: I dessa två fall får inget momsavdrag göras. Det vill säga momsbeloppet får inte ligga kvar på momsraden utan ska slås ihop med kostnadsraden i Lupin.

Övriga aktiviteter, som inte heller ska förmånsbeskattas, är till exempel:

• Måltid vid interna kurser och planeringskonferenser
• Fika vid interna möten
• Gåvor till personal

Det som inte är representation ska förmånsbeskattas i Primula. Exempel:

• Måltid vid extern kurs eller konferens.
• Arbetsmåltid, det vill säga måltid vid arbetsmöte/arbetskonferens och måltid vid övertidsarbete. Observera: Inget momsavdrag får göras. Det innebär att momsbeloppet inte får ligga kvar på momsraden utan ska slås ihop med kostnadsraden i Lupin.

Hur redovisar jag förmån?

Du ska själv redovisa kostförmån för:

• lunch/middag på extern kurs/konferens
• arbetsmåltid, till exempel måltid vid styrelsemöte

Övriga skattepliktiga förmåner, till exempel gåvor, redovisas av givaren.

I Primula finns formulären under valet ”Min sida”:

• Resor/utlägg: Kost i samband med tjänsteresa redovisar du genom att klicka i rätt rutor under knappen Måltider.
• Ersättningar/Arvoden, Förmånsvärde (kost, övrigt): Övriga fall

Förtydligande om momsavdrag och arbetsmåltid

Tänk på att det inte är tillåtet att dra av moms på intern och extern representation. Hela beloppet ska konteras som en kostnad.

Måltid är normalt sett en privat levnadskostnad, men det finns vissa undantag såsom vid intern och extern representation. Om du som anställd blir bjuden på lunch där syftet inte är intern eller extern representation, uppstår en kostförmån. Fri kost är då en skattepliktig förmån som du ska registrera i Primula.

För att säkerställa att både Skatteverkets regler och universitetets representationspolicy efterföljs får du en informationsruta när du konterar på något av följande konton:

• 49600 Intern representation
• 55200 Extern representation
• 57323 Måltid arbetsmöte
• 57324 Förtäring studentevenemang

Vad är personalvård?

Saker att tänka på när det gäller personalvård

• Vara av mindre värde
• Rikta sig till hela personalen
• Serviceavtal på våra kaffe/vattenautomater ska konteras som personalvård.
• Födelsedagspresent till kollegor är privat insamling. Blombukett eller dylikt av ett värde på 300 kr exklusive moms och bud är tillåtet från universitetet vid jämna födelsedagar.
• Enklare förtäring så som fika, frukost eller fruktkorg konteras som personalvård.