Representation
På denna sida kan du läsa om vad representation är och hur du ska gå tillväga när det gäller förmånsbeskattning och moms.
Lathund för representationshändelser
Genväg till en lathund med olika typer av händelser och hur de ska hanteras.
Lathund för representation med mera | Gäller från 2026-01-01 (PDF 262 kB, ny flik)
Vad är representation?
Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet.
- Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten.
- Intern representation riktar sig mot universitetets personal, i huvudsak personalfester och särskilda informationsmöten.
Förmån och moms
Representation ska aldrig förmånsbeskattas, men det finns olika typer av representation som ska hanteras på olika sätt.
Övriga aktiviteter, som inte ska förmånsbeskattas, är till exempel:
- Måltid vid interna kurser och planeringskonferenser
- Fika vid interna möten
- Gåvor till personal
Det som inte är representation ska förmånsbeskattas i Primula. Exempel:
- Måltid vid extern kurs eller konferens. En kurs/konferens räknas som extern även om det är Lunds universitet som är arrangör förutsatt att kursen/konferensen även vänder sig till externa deltagare.
- Arbetsmåltid, det vill säga måltid vid arbetsmöte/arbetskonferens och måltid vid övertidsarbete.
Hur redovisar jag förmån?
Du ska själv redovisa kostförmån för:
- lunch/middag på extern kurs/konferens
- lunch/middag vid arbetsmöte, till exempel vid styrelsemöte
Övriga skattepliktiga förmåner, till exempel skattepliktiga gåvor, redovisas av givaren.
I Primula finns formulären under valet ”Min sida”:
- Resor/utlägg: Kost i samband med tjänsteresa redovisar du genom att klicka i rätt rutor under knappen Måltider.
- Ersättningar/Arvoden, Förmånsvärde (kost, övrigt): Övriga fall
Förtydligande om måltid vid arbetsmöte
Hela beloppet ska konteras som en kostnad, inget momsavdrag får göras.
Måltid är normalt sett en privat levnadskostnad. Om du som anställd blir bjuden på lunch där syftet inte är intern eller extern representation, uppstår en kostförmån. Fri kost är då en skattepliktig förmån som du ska registrera i Primula.
Vad är personalvårdsförmåner?
Enklare trivselåtgärder som inte behöver förmånsbeskattas.
- De riktar sig till hela personalen
- De är av mindre värde
Exempel:- Serviceavtal på våra kaffe/vattenautomater
- Blombukett eller dylikt av ett värde på maximalt 500 kr exklusive moms och bud från universitetet vid till exempel jämna födelsedagar eller vid sjukdom
- Enklare förtäring så som fika, frukost eller fruktkorg
Beloppsgränser
Beloppen som anges är generella maxbelopp för universitetet. Lokalt kan lägre maxbelopp förekomma.
Beloppen för julgåva och jubileumsgåva är uppdaterade utifrån Skatteverkets maxbelopp för inkomståret 2026.
Beloppen anges inklusive moms och utgör maxbelopp per person och tillfälle.
| Händelse | Maxbelopp | Avsnitt i riktlinjerna |
|---|---|---|
| Extern representation, måltid (not 1) | 1.300 kr | 4 |
| Extern representation, kringkostnader | 500 kr | 4 |
| Extern representation, enklare förtäring | 150 kr | 4 |
| Representationsgåva | 1.000 kr | 8.1 |
| Personalfest, måltid (not 1 och 2) | 800 kr / 1.300 kr | 5.1 |
| Personalfest, kringkostnader | 500 kr | 5.1 |
| Lunch vid särskilt informationsmöte | 350 kr | 5.1 |
| Måltider vid intern kurs, planeringskonferens, kick-off etc | ”återhållsamt och med omdöme” | 5.2 |
Not 1: Inom beloppsgränsen ska samtliga kostnader för måltiden inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader inrymmas.
Not 2: Personalfest får anordnas/erbjudas max två ggr/år. Det högre beloppet max en gång/år.
”Dricks” kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök men får inte överstiga 5 % av representationskostnaden och ska rymmas inom beloppsgränsen.
| Händelse | Maxbelopp | Avsnitt i riktlinjerna |
|---|---|---|
| Enklare förtäring, ”fika” | 150 kr | 9.1 |
| Enklare uppvaktning | 500 kr | 9.2 |
| Julgåva/julklapp | Enligt Skatteverket för närvarande 600 kr | 9.2 |
| Jubileumsgåva | Enligt Skatteverket för närvarande 1.800 kr | 9.2 |
| Minnesgåva: Avtackning vid avslut från LU efter minst 6 års anställningstid | 5.000 kr | 9.2 |
| Minnesgåva: Nit och redlighet (NOR) | NOR-gåva enligt central reglering | 9.2 |
Kostnad för administration och frakt räknas inte in i gåvans värde.
Max en gåva per person och tillfälle från arbetsgivaren Lunds universitet.
Gränsbelopp för skattefrihet för gåvor fastställs av Skatteverket. Om gåvans värde överskrider Skatteverkets gränsbelopp blir hela gåvans värde en skattepliktig förmån för mottagaren.
Kontakt
Representation
Sektionen Ekonomi
Kontakta oss via vårt supportformulär (tjänst "Faktura - Representation")
Frågor om registrering i Primula
Kontakta ditt lokala HR-stöd.
Relaterad information
- Lathund för representation med mera | från och med 2026-01-01 (PDF 262 kB, ny flik)
- Riktlinjer för representation och gåvor. | Beslut 2025-11-13. Gäller fr o m 2026-01-01. (PDF 285 kB, ny flik)
- Riktlinjer gällande riskbruk och skadligt bruk vid Lunds universitet. | Beslut 2025-11-13. Gäller fr o m 2026-01-01. (PDF 211 kB, ny flik)
- Bildspel om kostförmån med mera att visa för anställda (PPTX 3,8 MB, ny flik)