Representation

Vad är representation?

Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. 

• Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten.
• Intern representation riktar sig mot universitetets personal, i huvudsak personalfester och särskilda informationsmöten.

Förmån och moms

Representation ska aldrig förmånsbeskattas, men det finns olika typer av representation som ska hanteras på olika sätt. 

Övriga aktiviteter, som inte ska förmånsbeskattas, är till exempel:

• Måltid vid interna kurser och planeringskonferenser
• Fika vid interna möten
• Gåvor till personal

Det som inte är representation ska förmånsbeskattas i Primula. Exempel:

• Måltid vid extern kurs eller konferens. En kurs/konferens räknas som extern även om det är Lunds universitet som är arrangör förutsatt att kursen/konferensen även vänder sig till externa deltagare.
• Arbetsmåltid, det vill säga måltid vid arbetsmöte/arbetskonferens och måltid vid övertidsarbete. 

Hur redovisar jag förmån?

Du ska själv redovisa kostförmån för:

• lunch/middag på extern kurs/konferens
• lunch/middag vid arbetsmöte, till exempel vid styrelsemöte

Övriga skattepliktiga förmåner, till exempel skattepliktiga gåvor, redovisas av givaren.

I Primula finns formulären under valet ”Min sida”:

• Resor/utlägg: Kost i samband med tjänsteresa redovisar du genom att klicka i rätt rutor under knappen Måltider.
• Ersättningar/Arvoden, Förmånsvärde (kost, övrigt): Övriga fall

Förtydligande om måltid vid arbetsmöte

Hela beloppet ska konteras som en kostnad, inget momsavdrag får göras.

Måltid är normalt sett en privat levnadskostnad. Om du som anställd blir bjuden på lunch där syftet inte är intern eller extern representation, uppstår en kostförmån. Fri kost är då en skattepliktig förmån som du ska registrera i Primula.

Vad är personalvårdsförmåner?

Enklare trivselåtgärder som inte behöver förmånsbeskattas.

• De riktar sig till hela personalen
• De är av mindre värde
  Exempel:
  • Serviceavtal på våra kaffe/vattenautomater
  • Blombukett eller dylikt av ett värde på maximalt 500 kr exklusive moms och bud från universitetet vid till exempel jämna födelsedagar eller vid sjukdom
  • Enklare förtäring så som fika, frukost eller fruktkorg