Vad är representation?

Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Representation ska inte förmånsbeskattas.

• Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten
• Intern representation riktar sig mot universitetets personal, i huvudsak personalfester och informationsmöten
• Övrigt som ur förmånsperspektiv kan betraktas som representation är måltid vid intern kurs och konferens, fika vid internt möte och gåva till personal.

Förmån och moms

Representation ska aldrig förmånsbeskattas, men det finns olika typer av representation som ska hanteras på olika sätt. För den officiella representationen finns det särskilda konton:

• Extern representation i form av måltider och gåvor (konto 55200)
• Intern representation i form av personalfester och informationsmöten (konto 49600)

Observera: I dessa två fall får inget momsavdrag göras. Det vill säga momsbeloppet får inte ligga kvar på momsraden utan ska slås ihop med kostnadsraden i Lupin.

Övrig representation, som inte heller ska förmånsbeskattas, är till exempel:

• Måltid vid interna kurser och planeringskonferenser
• Fika vid interna möten
• Gåvor till personal

Det som inte är representation ska förmånsbeskattas i Primula. Exempel:

• Måltid vid extern kurs eller konferens.
• Arbetsmåltid, det vill säga måltid vid arbetsmöte/arbetskonferens och måltid vid övertidsarbete. Observera: Inget momsavdrag får göras, vilket innebär att momsbeloppet inte får ligga kvar på momsraden utan ska slås ihop med kostnadsraden i Lupin.

Exempel på representation

• Se fler exempel på representation med mera
• Lathund för representation med mera, i PDF-format (PDF 55 kB, nytt fönster)
• Lathund för representation med mera, i XLS-format med filtreringsmöjlighet (XLS 55 kB, nytt fönster)

Infografik som illustrerar förmånsbeskattning och moms vid representation, i form av ett ägg. Beskrivande text finns på sidan. Klicka på bilden för större version.

Hur redovisar jag förmån?

Du ska själv redovisa kostförmån för:

• lunch/middag på extern kurs/konferens
• arbetsmåltid, till exempel måltid vid styrelsemöte

Övriga skattepliktiga förmåner, till exempel gåvor, redovisas av givaren.

I Primula finns formulären under valet ”Min sida”:

• Resor/utlägg: Kost i samband med tjänsteresa redovisar du genom att klicka i rätt rutor under knappen Måltider.
• Ersättningar/Arvoden, Förmånsvärde (kost, övrigt): Övriga fall