Checklista resesäkerhet

Gör en riskbedömning

• Ta reda på information om resmålet. Ju mer du vet om ex naturhändelser, religion, lagar, politiskt läge och brottslighet desto lättare har du att klara dig på egen hand och undvika för höga risker.
• Ta del av Utrikesdepartementets (UD) reseinformation
• Ta del av UD:s avrådan från resa
• Läs på om universitetets arbete med globalt ansvarsfullt engagemang
• Om en större grupp reser till samma mål, exempelvis institutionsledning, bör man fundera på om det är lämpligt att resa tillsammans eller om man bör välja olika färdsätt alternativt tidpunkter.
• Tänk på att arbetsmiljöansvaret även gäller vid tjänsteresor, som exempelvis kravet på särskild riskbedömning för laboratoriearbete eller annat arbete med liknande risker.
• Dokumentera riskbedömningen.
• För resor till högriskområden ska det undvikas att resa ensam.
• Vid behov av vidare stöd i bedömning kontakta sektionen Globalt engagemang vid LU.
• Vid digitala risker, kontakta security [at] lu [dot] se för rådgivning.

Inför resan

• Ta fram en resplan med följande innehåll:
  • Syfte med resan, samt resrutt med detaljer kring flighter och hotell (inkl. telefonnummer).
  • Kontaktinformation (namn, adress och telefonnummer) till alla platser/personer du avser besöka.
  • Schema för hela resan innehållande alla aktiviteter och arrangemang.
  • Om flera reser tillsammans rekommenderas att alla resande har sin egen resplan.
• Lämna en kopia av resplanen till din närmsta chef. Ta även med dig en papperskopia av resplanen och bevara i handbagaget. Vid resa till högriskområden bör bestämda kontakttider vara överenskomna i förväg.
• Kontrollera vilka regler som gäller för pass och visum, samt att ditt pass är giltigt. Ha en papperskopia på alla handlingar inklusive receptbelagd medicin, om det används.
• Undersök om vaccin behövs tas inför resan. Många vacciner behövs tas en lång tid innan resan.
  Läs om vaccinering på webbplatsen 1177
• LU har tjänstereseförsäkring där resande ska få ett intyg från sin institution. 
  Försäkringar vid resa i tjänsten
• Vid resor inom EU ska även ett EU-kort beställas och tas med: EU-kort och vård utomlands
  EU-kort och vård utomlands (Försäkringskassans webbplats)
• För reserelaterade kostnader på resande fot rekommenderas du att ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar hos Eurocard. Din prefekts/motsvarandes godkännande krävs.
  Betalkort med personligt betalningsansvar
• Anmäl dig till svensklistan på Sweden Abroads webbsida (Embassy of Sweden)
• Ladda gärna hem UDs app, Resklar, där du kan läsa på om ditt vistelseland och aktivera push-notiser.
  Appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats)
  Förberedelser inför resan - checklista (Utrikesdepartementets webbplats)
• Dokumentera användbara kontaktuppgifter såsom adresser och telefonnummer ex till resebyrån, ansvarig chef, närmsta ambassad/konsulat, polisstation och sjukvård. Kopiera och medtag även i pappersform.
• Lägg in ICE (In Case of Emergency) i telefonens kontaktlista där nummer till nära anhörig i Sverige finns.
• Om du på resan tar med dig produkter, prov, material, instrument, programvara eller teknisk information måste du kontrollera om det är farligt gods eller omfattas av exportkontroll, då tillstånd kan behövas alternativt kan det vara otillåtet att ta med.

Mer information om resa i tjänsten på Lunds universitet

Goda råd på tjänsteresan - Kammarkollegiet

Informations- och IT-säkerhet inför resa

• Gå igenom vilken information du behöver hantera under din resa och minimera mängden känslig information – res lätt. Detta gäller oavsett om den finns i dator, telefon eller på papper.
• Ta bara med de enheter som du verkligen behöver. Tänk på att våra mobiltelefoner, plattor och smarta klockor är små datorer och innehåller mycket information.
• Fundera över hur du skyddar den information du tar med dig. Information ska inför resa vara både säkerhetskopierad och krypterad så långt det är möjligt.
• Kontrollera i god tid att du har tillgång till universitetets VPN-tjänst och att den fungerar. 
  VPN – Virtuellt privat nätverk vid LU
• Kontrollera att operativsystem, programvara och appar är uppdaterade.
• Kontrollera att enheterna har automatisk låsning, lösenord/PIN-kod.
• För Appleenheter, aktivera om möjligt Låst läge för utökad säkerhet.
  Guide (support.apple.com - iPhone Användarbok)
• Kontrollera om särskild strömadapter behövs.
• Vid resor utanför EU, lämna om möjligt din dator/telefon hemma och ta med en låneenhet om sådan erbjuds. Kontakta din IT-avdelning för att se om de kan hjälpa dig.

Boka resan

• Boka alltid din resa i tjänsten via Lunds universitets avtalade resebyrå. Förutom att det är upphandlat och beslutat så ger det dig som resenär trygghet.
• Resebyrån finns alltid till hjälp under hela resans gång.
• Generellt sett gäller att om möjligt undvika mellanlandningar, det är säkrare att flyga direkt.
• Välj ett hotell med god säkerhetsstandard. Se till att du inte bor högre upp än brandstegar når. Undvik markplan och första våningen pga. inbrottsrisk och be om ett rum nära hissarna så slipper du obehaget att gå i långa korridorer. Välj transportbolag som är välkända.
• LU har en tjänst, via den avtalade resebyrån, där vi får löpande får information om olyckor och incidenter runt om i världen. Kontrollera att du har fyllt i korrekt mobilnummer i din reseprofil hos resebolaget ifall arbetsgivaren inte får tag på dig.

Mer information om att boka resan

Under resan

• Kontakta din närmsta chef vid överenskomna tider. Håll även kontakt med dina anhöriga.
• Ta för vana att kontrollera utrymningsvägar, brandsläckningsredskap och hjärtstartare på ditt boende.
• Vid misstänkta händelser/incidenter, kontakta din närmaste chef och informera om vad som skett, hur du mår och hur du kan nås. Håll dig uppdaterad om resmålet via appen UD resklar. Glöm inte att aktivera platstjänster och pushnotiser. 
  Appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats)

Informations- och IT-säkerhet under resan

• Håll koll på dina enheter och var uppmärksam på din omgivning. Lämna dem inte obevakade.
• Använd Eduroam (WiFi) där det finns.
• Koppla ur mobilsvar när resande befinner sig i utlandet. Stäng även all datatrafik, när den inte används, för att slippa dyra telefonräkningar.
• Koppla inte upp dina enheter mot publika öppna WiFi-nät – använd hellre din mobiltelefon för att ansluta till internet.
• Även anslutning till lösenordskyddade nätverk, exempelvis på hotell, kan medföra stora risker. Var kritiskt inställd till frågor som ställs i samband med anslutning till nätverket.
• Använd universitetets VPN-tjänst inte bara för att nå dina resurser vid universitetet utan även i övrigt för att undvika informationsläckage.
• Avaktivera bluetooth och positionstjänster du inte behöver under resan.
• Koppla inte in okända tillbehör i datorn, exempelvis USB eller sladdar.
• Använd alltid din egen laddare – fel laddare kan skada dina enheter och laddare med skadlig kod/hårdvara förekommer.
• Använd gärna sekretessfilter på skärmen så inte andra ser vad du gör.

Bra att veta under resan

• Nödnumret 112 fungerar inom hela EU. Numret är tillgängligt både från fasta och mobila telefoner.
• Kontakta Falck Global Assistance om du hamnar i en nödsituation och snabbt behöver hjälp när du är utomlands.
  Telefon: +46 8 587 717 49
  Fax: +46 8 587 717 62
  E-post: fga [at] se [dot] falck [dot] com (fga[at]se[dot]falck[dot]com)
• Om något händer under resan

Efter resan

• Återrapportera hur resan gick till närmsta chef.
• Rapportera eventuella händelser/incidenter i IA-systemet:
  Om något händer under resan

Informations- och IT-säkerhet efter resan

• Kör en viruskoll på de enheter (även USB-minnen) du haft med dig på resan.
• Se, för säkerhets skull, gärna till att enheterna ominstalleras av IT-tekniker om du rest utanför EU eller du misstänker att en incident kan ha skett.
• Byt dina LU-lösenord efter resan för att säkerställa att de inte har stulits.
• Var uppmärksam på eventuella försök till nätfiske, bedrägeri, samt kontakttagningar som kan ha koppling till din utlandsvistelse.