Ditt arbete med forskningskontrakt är en viktig del av LUCRIS

Det är du som arbetar som ekonom som har insikt i olika forskningskontrakt på din fakultet. Det finns beslut på att alla forskningskontrakt ska diarieföras i W3D3 av en central kontraktsfunktion på Forskningsservice, som även registrerar informationen i LUCRIS. Genom att du skickar in information om kontrakt kan forskarna visa hur forskningsprojekt är finansierade genom att koppla annan information till sina forskningsprojekt i LUCRIS.

Hanteringen av forskningskontrakt

Ditt ansvar är att skicka in kontraktet via webbformuläret:

• Diarieföring av forskningskontrakt

Vad som ska skickas in

Tänk på att denna hantering endast gäller forskningskontakt, det vill säga beslut och avtal gällande externa forskningsmedel, både för bidrags- och uppdragsforskning. Detta inkluderar inte generella avtal som saknar koppling till forskning och dess finansiering eller som gäller ren infrastruktur, även om infrastrukturen kommer användas till forskning. Om du är osäker går det att kontakta kontrakt [at] fsi [dot] lu [dot] se (kontrakt[at]fsi[dot]lu[dot]se) eller konsultera dokumenthanteringsplanen. Det gäller inte heller ansökningarna i sig eller rekvisitioner (även om båda ska diarieföras). Dessa diarieförs lokalt.

Förtydligande: Du får gärna inkludera ansökan eller rekvisitionsblanketten, särskilt om de utgör en del av beskedet eller innehåller relevant information, men vi behöver beslutsdelen för att lägga upp ärendet.

Automatiskt meddelande när det är klart

Så snart ärendet är diariefört skickar W3D3 ett automatiskt e-postmeddelande till den som angivits som lokal handläggare, vari diarienumret framgår. Angiven forskare får ett motsvarande besked från LUCRIS, om att finansieringen registrerats där.

Tänk på detta när du fyller i formuläret

1. Ange korrekt projekttitel. Denna finns som regel på ansökan, om den inte finns med på beslutet. Fråga annars forskaren. (Detta är viktigt dels då det ökar sökbarheten i diariet samt att titlar blir synliga i Forskningsportalen när forskarna publicerar anknutna projekt).
2. Angiven handläggare måste ha behörighet i W3D3.
3. Hemvisten som efterfrågas är den enhet, vanligtvis institution, som motsvarar alternativen i ”Institution/motsv.”-fältet i W3D3. Hemvist är aldrig kostnadsställe eller namnet på en underavdelning.
4. Ansvarig forskare är den som sökt och fått bidraget. Inte nödvändigtvis projektledaren.
5. Kontrollera att kontraktet är komplett och underskrivet av alla parter, samt signerat i enlighet med delegationsordningen.
6. Ankomstdatum ska vara när handlingen inkom till LU (alternativt tillgängliggjordes i externt system – t ex Prisma). Om det inte kan avgöras i efterhand, ange vad som är troligt och skriv i meddelandefältet att det är ett uppskattat datum.
7. Handlingsstatus är formatet i vilket originalhandlingen bevaras vid LU. Det är viktigt att detta blir rätt, då ärendets handläggare ansvarar för att handlingarna bevaras och arkiveras korrekt. Om en digital handling anges som pappersoriginal kan det, vid arkivering, innebära att någon letar efter ett dokument som aldrig existerat. Vice versa kan ett pappersoriginal som angetts som digitalt råka slängas.
8. Skicka inte ”klumpfiler”, med all dokumentation i en och samma fil. (Att beslut och villkor ligger tillsammans är okej, men ansökan, beslut och rekvisition ska diarieföras som separata handlingar.