Dataskyddsförordningen och samtycke från personer på bild eller i film

Den 25 maj 2018 trädde en ny lag i kraft: Dataskyddsförordningen, eller GDPR som den heter gemensamt inom EU. Informationen nedan kan förändras efterhand som lagen tolkas. Du kan läsa aktuell information på Integritetsmyndighetens webbplats. Integritetsmyndigheten är den myndighet som ansvarar för att Dataskyddsförordningen följs i Sverige. Du kan läsa mer om universitetets riktlinjer på sidorna om Personuppgifter och dataskydd:

• Om dataskyddsförordningen i Sverige på imy.se
• Personuppgifter och dataskydd

Rättslig grund    

Från och med att Dataskyddsförordningen trädde i kraft så behöver du en rättslig grund för att få hantera personuppgifter.

För bilder och filmer som visar forskare och lärare behöver du inget tillstånd – det ingår i deras uppdrag att informera om universitetets verksamhet. Detta gäller bara anställda och bara i situationer där det är relevant att det är just den personen, det vill säga i situationer där du skriver ut personens namn. Personer som är med på  mingel- och publikbilder från universitetets egna evenemang behöver du inte heller samtycken från när du publicerar bilderna för att berätta om den specifika händelsen, som en nyhet i syfte att upplysa om universitetets verksamhet. Du behöver inte heller något tillstånd från offentliga personer, till exempel politiker. Denna rättsliga grund heter Uppgift av allmänt intresse.

I vissa fall behöver du skriftligt samtycke från personer som syns på bilder och i filmer. Det gäller när personerna är utbytbara, när det inte är just de specifika personerna som vi berättar om, så kallade genrebilder. Då heter den rättsliga grunden Samtycke, och ett skriftligt godkännande krävs för att få spara eller publicera uppgifterna. Detta gäller också bilder på anställda om bilderna används i genresammanhang.

Informera alltid om fotografering och filmning

Du måste alltid informera om att du kommer att fotografera och filma på evenemang, till exempel i inbjudan och skyltar vid ingång till evenemanget. Om möjligt bör du också ha foto- och filmfria zoner där man kan sitta om man inte vill vara med på bild. 

Samtyckesblankett som du ska använda när du filmar och fotograferar och samtycke krävs:

• Blankett för skriftligt samtycke på svenska (PDF, 111 kB, ny flik)
• Blankett för skriftligt samtycke på engelska (PDF, 184 kB, ny flik)

Om du ska ladda upp bilderna i Bild- och mediebanken så måste du skicka samtycket i original till sektionen Kommunikation, hämtställe 22. Om du inte ska ladda upp bilderna i Bild- och mediebanken så arkiverar du istället blanketterna lokalt. Kom ihåg att du måste kunna koppla ihop person, samtycke och bild/bilder som personen är med på. Du kan till exempel spara underskrivna samtycken tillsammans med utskrifter av bilderna. 

Publicering som sker under utgivningsbevis berörs inte av Dataskyddsförordningen.

Sammanfattning

Utgå från syftet med bilden eller filmen istället för bilden/filmen i sig. Om du använder bilden eller filmen för att upplysa om en del av universitetets verksamhet och just de forskarna och lärarna som är med på bilden är väsentliga i sammanhanget behöver du inget skriftligt samtycke. Om personerna däremot är utbytbara och bilden eller filmen används i genresammanhang behöver du skriftligt samtycke. 

Universitetets upphandlade fotografer är införstådda med att Dataskyddsförordningen kan påverka de uppdrag de får av oss. 

Upphandlade fotografer här 

Upphovsrätt 

Foton och filmer skyddas av upphovsrätten, vilket bland annat innebär att upphovspersonen har rätt att bli omnämnd i anslutning till verket. Rätten gäller i alla sammanhang utom där det är praktiskt eller tekniskt omöjligt.

Upphovsrätten reglerar hur du har rätt att använda ett verk. Avtalen med våra upphandlade fotografer reglerar hur vi har rätt att använda bilderna vi köper. Alla bilder vi har köpt från och med den 1 januari 2020 är fria att använda hur mycket vi vill inom universitetet och även fria att lämna ut till andra parter som vill informera om Lunds universitet. I Bild- och mediebanken står hur du får använda varje enskild bild.