Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Tips och råd för e-posthantering

för extern och intern e-post
Här är rekommendationer för hur vi hanterar e-post vid Lunds universitet. Syftet är att effektivisera våra kommunikationsvägar och underlätta för mottagare.

Generella tips

  • Skicka hellre ett e-postmeddelande per ärende än flera ärenden i ett e-postmeddelande.

  • Undvik onödiga e-postmeddelanden. Tänk efter innan du använder svara alla.

  • Använd gärna "autosvar" när du är borta från datorn en längre tid. Hänvisa till kollega om möjligt.

  • Återanvänd gärna standardiserade svar som mallar för återkommande e-post.

  • Informera om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter, se exempel.


E-postutskick

Mottagare

  • Tänk noga igenom VEM som ska få informationen.
  • Undvik att skicka till fler mottagare än de som är berörda.
  • Skriv överst i meddelandet vem det är riktat till och vilka som får det med cc, t ex: ”Till alla ansvariga för ekonomifrågor..."

Innehåll

  • Tydliggör ditt ärende i ämnesraden, det gör det lätt att söka.
  • Ange e-postmeddelandets syfte i ämnesraden, t ex ”för kännedom” ”för spridning” eller ”för åtgärd”, om relevant.
  • Skriv begripligt! Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
  • Specificera vad som förväntas av mottagaren, t ex "Varje enhet ska inkomma med svar på ….’
  • Använd gärna punktlista om det är flera punkter.
  • Vid hänvisning till mer information eller anmälan, använd alltid en klickbar länk. Då slipper mottagaren lägga tid på att söka upp detta själv.
  • Om du har en bifogad fil skriv ut det i texten.
  • Var sparsam med utropstecken och stora bokstäver. Använd god ton.
  • Avsluta med en signatur enligt LU:s rekommendation.

Vidarebefordran av information

  • Vid vidarebefordran: Rensa e-postmeddelandet på oväsentlig information, tidigare konversationer och mottagare etc.
  • Lyft det som är relevant för mottagaren. Tydliggör varför mottagaren får informationen.
  • Om du vill att informationen ska spridas, förbered en färdig text för spridning som är lätt att använda rakt av, gärna både på svenska och engelska.

Personuppgifter i e-post (GDPR)

  • Skicka inte känsliga personuppgifter, till exempel personnummer.

  • Var försiktig med att bifoga dokument som innehåller personuppgifter.

  • Om du mottar ett e-postmeddelande med känsliga uppgifter är det viktigt att radera det.

  • Om du behöver svara avsändaren, gör detta i nytt e-postmeddelande för att undvika att uppgifterna sprids vidare.

Läs mer om GDPR för e-post


Privata ärenden/tjänsteärenden

  • Det är inte tillåtet att ta emot och skicka universitetsrelaterade ärenden från och till en egen privat e-postadress.
  • Det är inte tillåtet att automatiskt vidarebefordra mail till en extern e-postadress.
  • Privat e-post får endast i begränsad omfattning tas emot och skickas från universitetets e-postadress.

Läs universitetets informationssäkerhetsriktlinjer (pdf 338 kB)


Allmän handling och arkivering

Tänk på att e-postmeddelanden som du skickar (och tar emot) kan utgöra allmän handling. Vilka e-postmeddelanden som är allmänna handlingar bestäms dels av innehållet, dels av vem som är avsändare eller mottagare.

  • E-post som skickas internt mellan två anställda inom myndigheten är som grundregel inte allmän handling. Undantag kan vara om korrespondensen utgör del av en ärendehandläggning.
  • E-post som skickas från myndigheten, eller inkommer utifrån, är i princip alltid allmän handling.
  • Allmänna handlingar ska som grundregel bevaras. Men allmänna handlingar av ”tillfällig eller ringa betydelse” kan gallras. Mycket löpande e-postkorrespondens faller under denna regel.
  • För e-post som inte kan räknas som av ”tillfällig eller ringa betydelse” gäller att innehållet styr vad som måste bevaras (och hur) samt vad som får gallras (och när).

Läs mer om detta i universitetets Dokumenthanteringsplan.

Sidansvarig:

E-POSTLATHUND

  • Ange SYFTET med mejlet (för kännedom/ spridning/ åtgärd).
  • Var tydlig med DEADLINE.
  • Var tydlig med MOTTAGARE.
  • Skriv BEGRIPLIGT. Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
  • Specificera vad som FÖRVÄNTAS.
  • Underlätta för mottagaren, LÄNKA till mer information om relevant.
  • Vid vidarespridning, förbered FÄRDIG TEXT.
  • Avsluta med SIGNATUR enligt LU:s rekommendation.

Ladda ner en utskriftsvänlig lathund i visitkortsformat.

Illustrativ e-postlathund

Kontakt

Anna Mansfeld
Anna [dot] Mansfeld [at] kommunikation [dot] lu [dot] se
Tel: 046-222 31 58
Kommunikativt verksamhetsstöd
Sektion Kommunikation

TÄNK KLARSPRÅK:

  • Vad är syftet med min text?
  • Vad är huvudbudskapet?
  • Vilket resultat vill jag uppnå?

Mottagarfokus

  • Vad vet läsaren redan om det jag ska skriva om?
  • Förstår mottagaren svenska?
  • Vid massutskick - Har alla mottagare samma kännedom om ämnet eller finns det stora skillnader inom gruppen?
  • Ha ett direkt tilltal

Mottagaren vill ha svar på:

  • Hur rör den här texten mig?
  • Vad vill avsändaren att jag ska göra nu?
  • När och hur ska jag göra det?
  • Vart ska jag vända mig för att få veta mer?

BEGREPPSFÖRKLARING

CC/Kopia

Om du är inkopierad är informationen för kännedom, inte för agerande.

Vidarebefordran/FWD

Används när mottagaren kan ha nytta av informationen. Om mejlet kräver någon form av respons och du vill skicka detta vidare. Klipp och klistra ur det väsentliga ur inbjudan och skicka ett separat mail med informationen.

Överväg vilka som kan ha nytta av informationen och skicka det inteslentrianmässigt till ”alla”.

Svara alla

Använd bara ”svara alla” om det är viktigt att alla i mejlkonversationen ser vad som skrivs. Använd aldrig ”svara alla” för "Tack”, ”Krya på dig”, ”Jag vill ha vegetariskt”.

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen