Möten, digitala möten och konferens

INFORMATION TILL DIG SOM SKA ARRANGERA MÖTEN

Att arrangera ett möte eller en konferens innebär en hel del arbete – både före, under och efter arrangemanget. Här får du reda på mer om vad som kan vara viktigt att tänka på under processen och vad du kan få hjälp med.

Digitala möten

Digitala möten är miljövänliga, tids- och kostnadseffektiva och ska alltid övervägas som alternativ vid planering av möten. Lunds universitet erbjuder kostnadsfria, digitala mötesalternativ och du kan läsa mer om dessa på sidorna om digitala möten.

Tips för ett lyckat möte

  • Utse en ansvarig för mötet.
  • Ta reda på om andra aktiviteter riskerar att krocka med ditt möte.
  • Bestäm tid och plats - boka hotell och lokaler.
  • Gör en budget.
  • Ta reda på och ansök om eventuella tillstånd.
  • Bestäm innehåll, boka de personer som ska bidra.
  • Marknadsför och kommunicera.

Lunds universitets kalendarium för kommande möten (ny sida)

Regler kring konferenser

Det finns regler kring hur du ska arrangera en konferens tillsammans med någon annan organisation eller om du har en sponsor till konferensen.
Läs mer om vad du ska tänka på vid samarrangemang och sponsring.

Mötes- och konferenstjänster

Vill du ha hjälp att planera och genomföra ditt möte kan du vända dig till LU Konferens som erbjuder tjänster kring passande lokaler och mötesplatser, mat och dryck, tekniklösningar, deltagarhantering och så vidare.
Läs mer om att få hjälp internt.

Information om vad våra upphandlade leverantörer kan erbjuda hittar du i Lupin.

Lokaler

När du ska välja plats för ditt evenemang behöver du bl.a. fundera på

  • hur programmet för mötet ser ut
  • om lokalen behöver möbleras eller anpassas för att mötet ska kunna genomföras
  • om det ska serveras mat och dryck
  • om mötet ska filmas eller streamas
  • vilken teknik som kommer att behövas.

Vill du förlägga ditt möte utanför Lunds universitet kan du göra det via upphandlad leverantör.

Läs mer om hur du bokar lokaler internt.
I Lupin kan du läsa om vilka ställen som är upphandlade av universitetet (nytt fönster).
Läs mer om anläggningar som är statligt upphandlade, på Avropa.se (nytt fönster).

Gör en budget

Specificera totala kostnader inklusive eventuell overhead för lokaler, sociala program, utställning, förtäring, talare, boende, resor och tekniklösningar etcetera. Bestäm också eventuell deltagaravgift utifrån budget, med hänsyn tagen till momsregler. Ta hjälp av din ekonom för att beräkna kostnader och deltagaravgifter.

Ta betalt av deltagarna

Här kan du läsa mer om hur du tar betalt av deltagarna.

Serveringstillstånd

På Lunds kommuns hemsida hittar du information om vad som gäller om du ska servera alkohol vid arrangemanget (nytt fönster).