En samlad utbildningswebb

Mål

Webben ska förbättra servicen för blivande studenter genom att de snabbt får svar på vanliga frågor, att de förstår vilka utbildningsmöjligheter som finns och att de får stöd och vägledning vid val och beslut om att ansöka till en utbildning.

Projektet har också som mål att ta fram utbildningspresentationer som är välkomnande och som bidrar till att blivande studenter känner att de vill söka till Lunds universitet oavsett bakgrund, ålder eller livssituation. Presentationerna ska spegla att Lunds universitet är en attraktiv plats att vara på som student.

Slutligen strävar projektet efter att skapa en lösning som gör att medarbetarna upplever att deras kompetens kommer till sin rätt, och att hela organisationen känner ett gemensamt ägarskap för utbildningswebben.

Lansering av den nya samlade utbildningswebben planeras till andra halvan av 2025.

Projektspår

Övergripande aktiviteter

Under 2024 och 2025 pågår aktiviteter inom flera områden parallellt och integrerat med varandra. Projektet bedrivs i två huvudspår:

• Produktutveckling
• (Produkt-) Införande.

De två projektspåren var tidigare tre: ”Design och innehåll”, “Teknik” samt “Arbetssätt och organisation”. Sedan slutet av oktober 2024 är de två förstnämnda spåren sammanslagna. Syftet med detta är att arbeta integrerat och iterativt med design, innehållsstruktur och teknisk utveckling för att ta fram den samlade utbildningswebben.

Spåret för Arbetssätt och organisation har gått över i ett spår för “Införande”. Arbete pågår också inom projektet med att knyta projektet närmare linjeorganisationen och kommande förvaltning.

Produktutveckling

Design och innehållsstruktur

Framtagning av ny design och innehållsstruktur för den samlade utbildningswebben bedrivs i tre olika faser:

• Konceptdesign
• Principdesign
• Detaljdesign.

Under våren 2024 pågick arbete med konceptdesign i en iterativ process.

Hypoteser och prototyper togs fram och testades på presumtiva studenter. Representanter för verksamheten kunde följa arbetet vid tre demotillfällen. Designteamet träffade också medarbetare från samtliga fakulteter och från gemensam nivå som på olika sätt är involverade i processen när utbildningsinformation tas fram och publiceras. Designkonceptet vidareutvecklades och förfinades utifrån insikter som framkommit om studenternas behov och beteenden, samt om verksamhetsbehov.

Efter sommaren 2024 har arbetet med principdesign inletts. Konceptet har mappats mot en innehållsinventering, för att säkra att viktiga informationsbitar har sin plats i den nya designen. Designskisserna utvärderas också ur flera olika verksamhetsperspektiv, exempelvis tekniska förutsättningar, nationella respektive internationella förutsättningar samt ramar som följer av Lunds universitets designsystem, med mera. Projektet trycktestar skisserna genom att applicera dem på “edge cases”, det vill säga utbildningar med särskilda upplägg och behov.

När specifika delar av principdesignen bedöms vara hållbara går arbetet med dem över till ett detaljdesignarbete. Här jobbar projektets designers och verksamhetsspecialister nära ihop med två tekniska team — för PIM-systemet, samt för webbvisningarna i Drupal.

Utformning av teknisk lösning

Under 2024 gjordes en kartläggning av nuläget på övergripande nivå för innehåll och arbetsprocesser kring utbildningsinformation och relaterade IT-system.

Under hösten 2024 pågår arbetet med att definiera och utforma den framtida lösningen i stora drag. Det handlar bland annat om datamodeller, integrationer samt de anpassningar som ska göras av PIM-systemet. Därefter byggs Lunds universitets version av PIM-systemet Akeneo CE upp.

Parallellt arbetar Drupalutvecklare, verksamhetsspecialister och designers med att bygga upp de nya webbsidorna med kopplingar till informationen i PIM-systemet.

När den tekniska plattformen är tillräckligt utvecklad kan arbetet med att fylla PIM-systemet med innehåll påbörjas.

Införande

Organisation och arbetsprocesser

Under våren 2024 har projektet arbetat med att:

• slutföra en nulägesinventering som består bland annat av intervjuer med olika delar av verksamheten som arbetar aktivt med utbildningsinformation
• etablera en intern arbetsgrupp som ska ta fram ett upplägg för kvalitetssäkrade arbetsprocesser, roller, ansvarsområden och behörigheter för en redaktionell basorganisation.

Under hösten 2024 arbetar projektet med att:

• färdigställa och förankra upplägget för en redaktionell basorganisation
• utveckla utbildningar, stödmaterial och stödfunktioner
• bemanna och utbilda en redaktionell basorganisation.

Under 2025 planerar projektet att:

• ta fram rekommendationer om fortsatt utveckling av arbetssätt och organisation.
• leda och stötta organisationens arbete med redaktionellt innehåll för den samlade utbildningswebben.

Innehållsproduktion

Ett innehållsarbete har satts igång inom Införandespåret, parallellt med designarbetet. De olika organisatoriska nivåerna vid Lunds universitet kommer att involveras i att producera innehåll för utbildningspresentationerna, baserat på de behov som identifierats under designarbetet.

Bakgrund

I förprojektet "Vision för utbildningsutbudet på webben” konstaterades att den nuvarande presentationen av kurser och program på webben inte lever upp till de behov och förväntningar som finns hos presumtiva studenter. Det finns också en stor förbättringspotential i hur vi arbetar internt inom Lunds universitet med presentation av våra utbildningar.

Förprojektet ledde till att projektet ”En samlad utbildningswebb” startades.