Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Diarieföring av forskningskontrakt

OBS Denna information vänder sig till dig som är lokalt ansvarig för diarieföring av kontrakt. 

Lunds universitet har beslutat att alla forskningskontrakt, från och med 2016-01-21, ska diarieföras i W3D3 av en central kontraktsfunktion. Informationen från dessa kontrakt kommer även registreras i LUCRIS, genom funktionen för kontraktsregistrering på Forskningsservice.

För att underlätta arbetet och undvika fördröjningar ber vi dig följa instruktionerna nedan och mata in nödvändig information i formuläret.

Tänk på att denna hantering endast gäller forskningskontrakt, d.v.s. beslut och avtal gällande forskningsmedel, både för bidrags- och uppdragsforskning. Detta inkluderar inte generella avtal som saknar koppling till forskning och dess finansiering. Skriv till kontrakt [at] fsi [dot] lu [dot] se och fråga om du är osäker eller konsultera dokumenthanteringsplanen (se länk till höger). Det gäller inte heller ansökningarna i sig eller rekvisitioner (även om båda dessa ska diarieföras). Dessa lägger du själv in.

Förtydligande: Du får gärna inkludera ansökan eller rekvisitionsblanketten, särskilt om de utgör en del av beskedet eller innehåller relevant information, men vi behöver beslutsdelen för att lägga upp ärendet.

Så snart ärendet är diariefört skickar W3D3 ett automatiskt e-postmeddelande till den som angivits som lokal handläggare, vari diarienumret framgår.

Fullständig titel, d.v.s. forskarens namn på projektet. Vanligen angiven på ansökan. Behövs framförallt till LUCRIS, men även i W3D3 för maximerad sökbarhet
Tänk på att denna måste ha behörighet i DFS/W3D3.
Ange institution eller motsvarande. INTE kostnadsställe, underavdelning eller liknande.
Ansvarig forskare är i detta fall mottagaren dvs. mottagaren som ansvarar för bidraget, inte nödvändigtvis projektledaren.
Filer måste vara mindre än 20 MB.
Tillåtna filtyper: gif jpg jpeg png tif pdf doc docx.
Kontrollera att kontraktet är komplett och underskrivet av alla parter, samt signerat i enlighet med delegationsordningen. Kontraktshanteringen i Raindance är helt fristående från denna hantering och kan göras innan diarienumret i W3D3 är klart. Det finns alltså ingen anledning att diarieföra osignerade utkast, det strider även mot regelverket att göra så. Skicka bara ett kontrakt åt gången. Skicka alltså inte ”klumpfiler”, d.v.s. flera kontrakt i samma PDF-fil, utan dela upp dem i ett kontrakt per fil. Om avtalet består av mer än en fil kan du lägga in den i fältet bilaga.
Filer måste vara mindre än 20 MB.
Tillåtna filtyper: pdf doc docx xls xlsx.
När handlingen kom in till LU, om det kan avgöras – datum för publicering/besked, om den lades upp i portal. Om det bara är ett uppskattat datum var vänlig kommentera detta i meddelandefältet nedan.
Formatet i vilket ORIGINALhandlingen bevaras vid LU. Om den inkom digitalt och därefter skrevs ut är utskriften att betrakta som en kopia och behöver inte bevaras. Då ska handlingsstatus vara "digital".
Om du vet att det finns ett anknutet ärende, t.ex. ansökningsärendet, inkludera diarienumret för detta, så kopplar vi dem i W3D3, alternativt kompletterar ansökningsärendet.
Aktivitetsnummer från Raindance. Detta kommer att läggas som referens i ärendet och i LUCRIS. Det innebär dock ingen faktisk koppling mellan systemen. OBS! Frivilligt.
Innebär att ett projekt kopplat till bidraget genereras i LUCRIS, utifrån bidragets uppgifter (titel, period, etc.). Forskaren kan sedan arbeta vidare och publicera projektet i forskningsportalen.

Kompletterande data

Om bara en del av summan går till Lunds universitet kan detta anges här.
Om sådana finnes och detta inte framgår av underlaget.
Om denna inte framgår av underlaget.
Övrig information.
Som en säkerhetsåtgärd ber vi dig att klicka i checkrutan "Jag är inte en robot" för att hindra automatiserade intrångsförsök.
Sidansvarig:

Kontakt

Jörgen Persson
registrator
jorgen [dot] persson [at] fs [dot] lu [dot] se

Checklista för rektors signatur

Om ett bidragsavtal överstiger 8 miljoner kronor eller om ett uppdrags-/samarbetsavtal överstiger 4 miljoner kronor, då måste det enligt delegationsordningen godkännas av rektor.

Ladda ner checklista för rektors signatur (docx 25 kB)

 

Delegationsordning för att teckna avtal

Delegationsordningen styr vem som har rätt att teckna avtal i Lunds universitets namn. Löpande kontroller av forskningskontrakten sker kvartalsvis. Kontrollera därför att rätt person signerat redan från början. 

Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet (pdf 127 kB)

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen