Javascript är avstängt eller blockerat i din webbläsare. Detta kan leda till att vissa delar av vår webbplats inte fungerar som de ska. Sätt på javascript för optimal funktionalitet och utseende.

Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Inkommandeprocess

Stöd för handläggning av inkommande utbytesstudenter

Tidplan för antagningsprocess
Förberedelse inför ansökningsperiod
Nomineringsperioder
Ansökningsperioder
Hantering av inkomna ansökningar
Detta sker i Ladok
Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk
Hantera avhopp
Skriv ut betyg
Service och stöd för inkommande studenter

Tidplan för antagningsprocess

Tidplan för antagning av studenter hittas i Sharepoint

Har du frågor om tidplanen, kontakta SoleMove Support.

Förberedelse inför ansökningsperiod

Giltiga avtal

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

  • Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalet måste ha en giltighetstid som sträcker sig tom dagen efter terminstid.
  • Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande
  • Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner

Lund University Fact sheet

Lund University Fact sheet för nästkommande läsår brukar skickas i samband med terminsstart till partneruniversitet av handläggare. Vill du använda dig av mallen, men anpassa innehållet till din fakultet? Kontakta Ida [dot] Thelander [at] er [dot] lu [dot] se

LU Fact Sheet för universitetsgemensamma partneruniversitet (PDF)

Hjälp partneruniversitet att marknadsföra Lunds universitet

Marknadsföringsmaterial i kortform som kan spridas till partneruniversitet för en Virtual Study Abroad Fair eller för att komplettera befintligt LU-material i t.ex. ansökningsdatabaser. Glöm inte bifoga LU Fact sheet

Exempel: 
Dear partneruniversity,
Are you organising a digital Study Abroad Fair? Or do you need to update material in your application database for exchange studies? Please find some useful links below about exchange studies at Lund University.

Why exchange studies at Lund University?

Lund University is a world top 100 university and the most popular choice for international students coming to study in Sweden.
We offer more than 700 courses across a wide range of subjects that are suitable for exchange students.
 
Find out more about studies and student life Lund University:
Exchange studies at Lund University at lunduniversity.lu.se
Studying at Lund as an international student (filmclip on YouTube)
Lund University in two minutes (filmclip on YouTube)
Lund university Instagram – Showcasing student life in Lund, Sweden

Nomineringsperioder

15-31 mars för studier under höstterminen och helår
15-30 september för studier under vårterminen

En del fakulteter har en månads nomineringsperiod, hela mars resp. september.

I samband med öppnandet av nomineringsperioden får partneruniversiteten ett automatiskt utskick om att nominera sina studenter via SoleMove.

Nomineringsguide för partneruniversitet hittas i Sharepoint

Ansökningsperioder

1-25 april för höstterminen
1-25 oktober för vårterminen

Alla nominerade studenter får automatiskt instruktioner via e-post om hur de gör sin ansökan i SoleMove.

Hantering av inkomna ansökningar

  • När ansökningsperioden är stängd ansvarar varje handläggare för att kontrollera att inkomna ansökningar ”Arrived Applications” i SoleMove är korrekta. 
  • Inkompletta ansökningar kan kompletteras av dig som handläggare eller av studenten. Det är möjligt att öppna en inkommen ansökan för komplettering. 
  • Kompletta ansökningar ska gå vidare för att granskas av kursansvariga.

Språkkurser och SAS-kurser

Sökande till språkkurser så som SUSA, SVEE och EXTA hanteras av Kansli HT i en separat process som påbörjas så snart ansökningsperioden har stängt. Sökande till SAS-kurserna SASH- och SASA hanteras också av Kansli HT. SASA-kurser hanteras av Kansli S. SAS-kurser som ges av andra fakulteter än HT och S, hanteras av respektive fakultet. Antagning till SAS-kurser sker ca två veckor innan antagning till ordinarie kurser. 

Kursantagning

I SoleMove hanteras elektroniska kursremisser. Som handläggare kan du följa processen och se vilka av dina studenter som bedöms vara behöriga och om de kan antas. När studenten är antagen till kurser ändras status till ”Accepted”. 

Antagningsbesked

Antagningsbeskedet/ Letter of Acceptance (LoA) skickas när studenten har en full studieplan. LoA visar på att studenten är officiellt antagen för utbytesstudier vid Lunds universitet. Detta är ett myndighetsbeslut som utöver tillträde till LU behövs för ansökan om uppehållstillstånd, få tillgång till Studentlund och för t.ex. stipendieansökningar och försäkringsärenden i hemlandet.

När antagningsbesked skickas är universitetet som myndighet ansvarig att tillgodose studentens behov av studier enligt avtalet som slutits med partneruniversitetet. Antagningsbeskedet bör skickas senast i november för studiestart i januari och senast i maj för studiestart i augusti. Tänk på att antagningsbeskedet kan behöva skickas tidigare om studenten behöver söka uppehållstillstånd och visum.

Detta sker i Ladok

Etablering

De studenter som är accepterade i SoleMove skickas av SoleMove Support till Ladokavdelningen för etablering och skapande av interim-personnummer. Vanligtvis görs detta from den 1 december/ 1 juni. Efter skapandet av personnummer skickas personnumren tillbaka till SoleMove och blir synliga för handläggare. 

Utbytesavtal och förväntat deltagande

Efter etableringen, sker inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande per automatik för samtliga kurser som studenterna har blivit antagna till (inklusive SUSA, SVE, EXTA och SAS). 

För Study Abroad-studenter måste inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande göras manuellt.

Kontakta SoleMove Support om du har frågor.

Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk

En vecka innan Arrival Day får studenter som har blivit etablerade i Ladok tillgång till att aktivera sitt studentkonto. Studentkontot ger tillträde till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk inom universitet. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som studenten har angett i sin ansökan. 

Läs mer om Studentkontot och kontakta LU Servicedesk för support på lunduniversity.lu.se

Hantera återbud och avbrott

Avhopp är sker när en student som har nominerats och tackat ja till sin plats beslutar sig för att inte åka på utbytet. Beroende på när avhoppet sker behandlas det som ett återbud respektive avbrott.

Återbud – avhopp innan utbytet/kursen har påbörjats
Avbrott – avhopp efter påbörjat utbyte

  • Återbud till utbyte markeras i SoleMove (ändra ansökan till ”cancelled”) och förs automatiskt över till Ladok. När ansökan är ”cancelled”, ändras alla antagna kurser till ”withdrawn” i SoleMove samtidigt som återbud läggs in i Ladok på dessa kurser. 
  • Återbud till kurs ska markeras i Solemove och förs automatiskt över till Ladok, förutsatt att:
    • Studenten inte har webbregistrerat sig eller blivit registrerad. 
    • Kursen har startat för max 7 dagar sedan. 
  • Avbrott (på kurs eller utbyte) hanteras för hand. Studenten kan också själv markera avbrott i Ladok. Vid avbrott sker ingen synkning med SoleMove.
  • Vid återbud eller avbrott för student nominerad via universitetsgemensamt avtal ska MMS-handläggare meddela berörd fakultet.

Skriv ut betyg

Handläggaren är ansvarig för att skriva ut betyg Transcript of Records från Ladok efter avslutad studieperiod. Följande aktiva val behöver göras vid utskrift:

  • Ska skrivas ut på engelska
  • Ta med alla kurser inklusive tillgodoräknanden
  • Visa betygsfördelning
  • I fritextfält, skriv ditt namn och arbetstitel

Betyget ska undertecknas av handläggare och vara stämplat. Det finns olika rutiner vid olika fakulteter om betyget skickas direkt till studenten eller till handläggare vid partneruniversitetet.

SoleMove mobility support

E-post: solemove [at] er [dot] lu [dot] se

Martin Charlier +46 46 222 04 11 
Dimardo Dean +46 46 222 40 25

Logga in i SoleMove

Ida Thelander

Kommunikatör

E-post: ida [dot] thelander [at] er [dot] lu [dot] se
Telefon: +46 46 222 31 37