Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Inkommandeprocess

Stöd för handläggning av inkommande utbytesstudenter

Tidplan för antagningsprocess
Förberedelse inför ansökningsperiod
Nomineringsperioder
Ansökningsperioder
Hantering av inkomna ansökningar
Detta sker i Ladok
Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk
Hantera avhopp
Skriv ut betyg
Service och stöd för inkommande studenter

Tidplan för antagningsprocess

Tidplan för antagning av studenter hittas i Sharepoint

Har du frågor om tidplanen, kontakta SoleMove Support.

Förberedelse inför ansökningsperiod

Giltiga avtal

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

  • Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalet måste ha en giltighetstid som sträcker sig tom dagen efter terminstid.
  • Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande
  • Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner

Lund University Fact sheet

Lund University Fact sheet för nästkommande läsår brukar skickas i samband med terminsstart till partneruniversitet av handläggare. Vill du använda dig av mallen, men anpassa innehållet till din fakultet? Kontakta Ida [dot] Thelander [at] er [dot] lu [dot] se

LU Fact Sheet för universitetsgemensamma partneruniversitet (PDF)

Hjälp partneruniversitet att marknadsföra Lunds universitet

Lund University Marketing toolkit

I Lund University Marketing toolkit hittar du digitalt material särskilt framtaget för att spridas till partneruniversitet för att underlätta marknadsföring av Lunds universitet via webb, sociala medier eller ansökningsdatabaser.

Lund University Marketing toolkit hittas i LU Box
 
Nedan hittar du för ett förslag på e-postmeddelande som kan skickas till partneruniversitet (MMS gör utskick till universitetsgemensamma partneruniversitet).
Bifoga gärna fakultetens, eller vårt universitetsgemensamma ”Fact sheet”:


Greetings from Lund University!
We hope that you are doing well and that the coming year enables increased mobility opportunities for our students. We would like to share some material about Lund University, especially compiled for our partner universities. If you wish to market Lund as a study destination among your students, this material should be easy to share via suitable platforms. We are looking forward to welcoming your students!
 
The Lund University - Marketing toolkit contains the following material:

  • Images of Lund University
  • Social Media content
  • Unibuddy blog posts
  • Videos
  • Youvisit virtual tour

Please also find an attached Fact sheet for exchange studies at Lund University.


Nomineringsperioder

15–31 mars för studier under höstterminen och helår
15–30 september för studier under vårterminen

En del fakulteter har en månads nomineringsperiod, hela mars resp. september.

I samband med öppnandet av nomineringsperioden får partneruniversiteten ett automatiskt utskick om att nominera sina studenter via SoleMove.

Nomineringsguide för partneruniversitet hittas i Sharepoint

Ansökningsperioder

1–25 april för höstterminen
1–25 oktober för vårterminen

Alla nominerade studenter får automatiskt instruktioner via e-post om hur de gör sin ansökan i SoleMove.

Hantering av inkomna ansökningar

  • När ansökningsperioden är stängd ansvarar varje handläggare för att kontrollera att inkomna ansökningar ”Arrived Applications” i SoleMove är korrekta. 
  • Inkompletta ansökningar kan kompletteras av dig som handläggare eller av studenten. Det är möjligt att öppna en inkommen ansökan för komplettering. 
  • Kompletta ansökningar ska gå vidare för att granskas av kursansvariga.

Språkkurser och SAS-kurser

Sökande till språkkurser så som SUSA, SVEE och EXTA hanteras av Kansli HT i en separat process som påbörjas så snart ansökningsperioden har stängt. Sökande till SAS-kurser, inklusive SASH-kurser, hanteras också av Kansli HT. SASA-kurser hanteras av Kansli S. SAS-kurser som ges av andra fakulteter än HT och S, hanteras av respektive fakultet. Antagning till SAS-kurser sker ca två veckor innan antagning till ordinarie kurser. 

Kursantagning

I SoleMove hanteras elektroniska kursremisser. Som handläggare kan du följa processen och se vilka av dina studenter som bedöms vara behöriga och om de kan antas. När studenten är antagen till kurser ändras status till ”Accepted”. 

Antagningsbesked

Antagningsbeskedet/ Letter of Acceptance (LoA) skickas när studenten har en full studieplan. LoA visar på att studenten är officiellt antagen för utbytesstudier vid Lunds universitet. Detta är ett myndighetsbeslut som utöver tillträde till LU behövs för ansökan om uppehållstillstånd, få tillgång till Studentlund och för t.ex. stipendieansökningar och försäkringsärenden i hemlandet.

När antagningsbesked skickas är universitetet som myndighet ansvarig att tillgodose studentens behov av studier enligt avtalet som slutits med partneruniversitetet. Antagningsbeskedet bör skickas senast i november för studiestart i januari och senast i maj för studiestart i augusti. Tänk på att antagningsbeskedet kan behöva skickas tidigare om studenten behöver söka uppehållstillstånd och visum.

Detta sker i Ladok

Etablering

De studenter som är accepterade i SoleMove skickas av SoleMove Support till Ladokavdelningen för etablering och skapande av interim-personnummer. Vanligtvis görs detta from den 1 december/ 1 juni. Efter skapandet av personnummer skickas personnumren tillbaka till SoleMove och blir synliga för handläggare. 

Utbytesavtal och förväntat deltagande

Efter etableringen, sker inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande per automatik för samtliga kurser som studenterna har blivit antagna till (inklusive SUSA, SVE, EXTA och SAS). 

För Study Abroad-studenter måste inläggning av utbytesavtal samt förväntat deltagande göras manuellt.

Kontakta SoleMove Support om du har frågor.

Tillgång till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk

En vecka innan Arrival Day får studenter som har blivit etablerade i Ladok tillgång till att aktivera sitt studentkonto. Studentkontot ger tillträde till Studentportalen, e-postadress och LU-nätverk inom universitet. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som studenten har angett i sin ansökan. 

Läs mer om Studentkontot och kontakta LU Servicedesk för support på lunduniversity.lu.se

Hantera återbud och avbrott

Avhopp är sker när en student som har nominerats och tackat ja till sin plats beslutar sig för att inte åka på utbytet. Beroende på när avhoppet sker behandlas det som ett återbud respektive avbrott.

Återbud – avhopp innan utbytet/kursen har påbörjats
Avbrott – avhopp efter påbörjat utbyte

  • Återbud till utbyte markeras i SoleMove (ändra ansökan till ”cancelled”) och förs automatiskt över till Ladok. När ansökan är ”cancelled”, ändras alla antagna kurser till ”withdrawn” i SoleMove samtidigt som återbud läggs in i Ladok på dessa kurser. 
  • Återbud till kurs ska markeras i SoleMove och förs automatiskt över till Ladok, förutsatt att:
    • Studenten inte har webbregistrerat sig eller blivit registrerad. 
    • Kursen har startat för max 7 dagar sedan. 
  • Avbrott (på kurs eller utbyte) hanteras för hand. Studenten kan också själv markera avbrott i Ladok. Vid avbrott sker ingen synkning med SoleMove.
  • Vid återbud eller avbrott för student nominerad via universitetsgemensamt avtal ska MMS-handläggare meddela berörd fakultet.

Skriv ut betyg

Handläggaren är ansvarig för att skriva ut betyg Transcript of Records från Ladok efter avslutad studieperiod. Följande aktiva val behöver göras vid utskrift:

  • Ska skrivas ut på engelska
  • Ta med alla kurser inklusive tillgodoräknanden
  • Visa betygsfördelning
  • I fritextfält, skriv ditt namn och arbetstitel

Betyget ska undertecknas av handläggare och vara stämplat. Det finns olika rutiner vid olika fakulteter om betyget skickas direkt till studenten eller till handläggare vid partneruniversitetet.

SoleMove mobility support

E-post: solemove [at] er [dot] lu [dot] se

Martin Charlier +46 46 222 04 11 
Dimardo Dean +46 46 222 40 25

Logga in i SoleMove

Ida Thelander

Kommunikatör

E-post: ida [dot] thelander [at] er [dot] lu [dot] se
Telefon: +46 46 222 31 37