Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Ekonomi

Personuppgiftshantering inom området ekonomi
Denna sida ger dig information om hur du bör hantera personuppgifter i ekonomiärenden.

Ekonomi och personuppgifter

Personuppgiftshantering är vanligt förekommande inom området ekonomi i samband med externt ställda fakturor, stipendieutdelningar och upphandlingar. När du hanterar personuppgifter måste du säkerställa att du följer gällande lagstiftning för dataskydd men även lagar och regler om offentlighet, arkivering och bokföring.

Vad är rättslig grund?

För all hantering av personuppgifter krävs att du har rättslig grund.

Läs mer om rättslig grund och samtycke på sidorna:

Vad behöver jag informera om?

Du är skyldig enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 att informera den registrerade om en rad punkter.

Läs mer om vad du behöver informera om på sidan Information till registrerade

Tips för hur du hanterar personuppgifter i ekonomiärenden


Genvägar på sidan:

Informera den registrerade

Du behöver informera registrerade om att du hanterar deras personuppgifter.

Läs mer om vad du behöver informera den registrerade om på sidan Information till registrerade

Du som arbetar med inköp och upphandling

När du i en förenklad upphandling behöver ta in personuppgifter, exempelvis referenser, använd skrivningen om dataskyddsförordningen i mallen för förenklad upphandling. Hantera anbuden med försiktighet för att undvika onödig spridning av personuppgifter. Skicka inte personuppgifterna till personer som inte behöver dem. Motsvarande sätt att tänka och agera gäller även när du gör beställningar eller direktupphandlingar.

Gå till sidan Förenklad upphandling

Du som arbetar med utställande av kundfakturor

När du skickar uppdrag om kundupplägg som innehåller personuppgifter till sektionen Ekonomi bör du inte skriva ut en kopia av webbformuläret eller e-postmeddelandet och behålla själv.

Du som handlägger ekonomiärenden

Ta inte ut kopior och utskrifter av fakturor, reseräkningar eller liknande i onödan. Underlag som du behöver för handläggning ska hanteras och raderas på ett säkert sätt när de inte längre behövs. Spara aldrig kopior eller utskrifter längre än nödvändigt. Tänk på att underlag som utgör räkenskapsinformation, till exempel om du tillfört information på en kopia så att den blivit en originalhandling, ska arkiveras och gallras enligt ordinarie rutiner.

Du som behöver betala konferens eller medlemsavgift på annat sätt än med faktura eller kort

När du inför till exempel en konferens behöver beställa betalning utan faktura ska du inte bifoga onödig information utan endast underlag som styrker uppgifterna.

Du som handlägger stipendier

Alla beslut i original ska diarieföras och arkiveras enligt normala rutiner på respektive institution eller fakultetskansli. Blanketten med stipendiatens bankuppgifter utgör dock arbetsmaterial och ska inte diarieföras eller arkiveras. Spara den till exempel i en särskild pärm eller mapp endast så länge som behövs med tanke på vilken tidsperiod personen ifråga är aktuell för stipendieutbetalningar från institutionen/fakulteten. När du gallrar ut blanketten så gör det på ett säkert sätt, till exempel genom att strimla den.

Sidansvarig:

Kontakt

Dataskyddsombud

dataskyddsombud [at] lu [dot] se

Ordlista

  • Personuppgiftsansvarig – den organisation som är ansvarig för hanteringen av personuppgifter. Med få undantag är Lunds universitet alltid personuppgiftsansvarig.
  • Registrerad – den person vars personuppgifter du samlar in och/eller hanterar
  • Dataskyddsombud – den roll och funktion som ansvarar för att Lunds universitet efterlever Dataskyddsförordningen
  • EU:s Dataskyddsförordning (ofta kallad Dataskyddsförordningen) – den svenska översättningen av General Data Protection Regulation (GDPR).
  • Dataskyddslagen – den svenska nationella kompletteringen till EU:s dataskyddsförordning.

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen