Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Att ta betalt från deltagare vid en konferens

Redan när du planerar ditt arrangemang så måste du ta ställning till hur stor deltagaravgiften ska vara och hur ni ska ta betalt. Här kan du läsa om momsregler och olika sätt att ta betalt.

Moms på deltagaravgiften

Redan vid inbjudan måste du ange hur stor deltagaravgiften är inklusive moms. Det beror både på om konferensen hålls på plats i Sverige eller digitalt och var deltagarna kommer ifrån.

Tabell med momssatsen för olika konferensdeltagare
Deltagare frånKortbetalningFakturaBanköverföring
Svenska statliga myndigheter25% moms (1)MomsfrittMomsfritt om överföringen görs mellan myndighetens bankkonto och Lunds universitet. 25% moms om deltagaren sätter in pengarna från sitt privata bankkonto. (1)
Utländska deltagare som deltar digitalt, med VAT-nummer eller motsvarande momsregistreringsnummerFaktura ska ställas ut, 0% moms, omvänd beskattning0% moms, omvänd beskattningFaktura ska ställas ut, 0% moms, omvänd beskattning
Övriga deltagare (inklusive utländska deltagare som deltar på plats)25% moms25% moms25% moms

1) Besked från Skatteverket: ”Om en anställd gör ett utlägg och betalar en konferensavgift är det inte ett tillhandahållande mellan två statliga organ, och det blir därför inte momsfritt. Det är bara vid direkta tillhandahållanden mellan statliga organ som det blir momsfritt. Det hanteras säkrast genom fakturering.”

Deltagare från företag och organisationer inom EU med VAT-nummer har möjlighet att via sin lokala skattemyndighet begära tillbaka momsen på deltagaravgiften. Hänvisa till informationen som finns på EU:s hemsida.

Läs mer om återbetalning av moms på EU:s hemsida

Betalning

Deltagarna kan betala in avgiften via bank, kort eller faktura. Observera att inbetalning av deltagaravgifter endast får ske till universitetets bankkonton. Att hantera universitetets betalningar genom eget bankkonto eller annan organisations konto är otillåtet. Enda undantaget är när universitetets upphandlade kongressbyrå anlitats för att sköta ekonomi- och deltagarhanteringen.

Bankkonto

I samband med registreringen kan du be deltagarna att sätta in deltagaravgiften via banköverföring till Lunds universitets bankkonto.

Be deltagarna att tydligt ange till exempel ert kostnadsställe i referensen vid inbetalningen.

Inrikes inbetalningar

Bankgironummer: 5051-4728

Utrikes inbetalningar

Kontonummer: 12810119309

Bankens adress: Danske Bank, Norrmalmstorg 1, Box 7523, 103 92 Stockholm

BIC/SWIFT-kod: DABASESX

IBAN: SE86 1200 0000 0128 1011 9309

Kortbetalning

Vid registreringen till konferensen kan du hänvisa deltagarna till universitetets kortbetalningssida. Kontakta sektionen Ekonomi via supportformuläret nedan. Ange önskat namn, datumintervall och eventuellt aktivitet. Sedan får du en länk till kortbetalningssidan som du kan ange i anmälningsformuläret. Fundera även på om ni vill ha specifika prisnivåer eller om ni vill att kunderna själva ska ange beloppet. Du tilldelas en särskild ”händelse” som är kopplad till er konferens eller kurs och som deltagarna ska ange. Det underlättar för att inbetalningarna ska hamna hos rätt institution.

Sektionen Ekonomi har också en kortterminal som det går bra att låna medan konferensen pågår. Kontakta oss via supportformuläret i god tid innan konferensen för att boka den.

Banken tar ut en mindre avgift för kortbetalningar. Hör av dig via supportformuläret om du önskar information om aktuella priser.

Sektionen Ekonomis supportformulär (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar/Inbetalning till LU/Utredningskonto")

Faktura

Det går också bra att fakturera deltagarna, det kan vara ett krav från en del företag. Fakturorna ställs då ut av din avdelnings- eller institutionsekonom.

Hemsida och deltagarhantering

Behöver du hjälp med att ta fram en konferenshemsida och/eller hantera anmälningar och deltagare så kan LU Konferens hjälpa dig. De kan även hjälpa dig att ta in avgifter från deltagarna samt hantera leverantörsfakturor.

Läs mer om konferenstjänsterna här