Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Utlämnande av allmän handling och sekretess

Lunds universitet är en statlig förvaltningsmyndighet. Liksom alla andra svenska myndigheter lyder universitetet under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen. Frågor med anknytning till offentlighetsprincipen, som utlämnande av allmänna handlingar och sekretess, hanteras normalt på den institution, enhet eller avdelning där de aktualiseras. Avdelningen Juridik vid sektionen Juridik och dokumenthantering hjälper dock till med sådana frågor.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling avses inte bara traditionella pappersdokument, utan även exempelvis fotografier, databaser, kartor, ritningar, ljud- och bildupptagningar kan utgöra en allmän handling.

Är alla allmänna handlingar offentliga?

En allmän handling är som huvudregel offentlig. I undantagsfall kan man sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar men då krävs stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Kontakta avdelningen Juridik för mer information om när enskilda sekretessbestämmelser kan tillämpas.

Är en diarieförd handling alltid allmän?

Nej, diarieföringen är, förutom ett instrument för insyn, också ett sätt att hålla ordning på handlingarna inom myndigheten, vilket inkluderar även interna dokument som ännu inte är allmänna. På motsvarande sätt kan även en handling som inte är diarieförd vara allmän. Avgörande för om en handling är allmän är alltså om den är inkommen eller upprättad och förvarad hos myndigheten.

Vad är inte allmän handling?

Dokument som skickas internt inom myndigheten, såsom exempelvis e-postmeddelanden, är generellt att betrakta som rena arbetshandlingar och dessa blir inte allmänna handlingar förrän det ärende till vilket de hör har slutbehandlats.

En annan typ av handling som det ofta uppstår frågor om är minnesanteckningar, såsom exempelvis pm och andra uppteckningar eller upptagningar som har tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet sakuppgift som på annat sätt finns dokumenterad. Dessa minnesanteckningar blir allmänna handlingar endast om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Samma regler gäller för utkast och koncept till färdiga handlingar. De blir allmänna handlingar endast om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Hur gör jag om någon begär ut en allmän handling?

En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras skyndsamt. Den tjänsteman som har handlingarna är normalt den som fattar beslut om en handling är allmän och om den ska lämnas ut. Ett beslut att avslå en begäran om utlämnande av allmänna handlingar fattas av förvaltningschefen efter bedömning av avdelningen Juridik. Den som begär ut allmänna handlingar har rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till, såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretess­prövning. Rådgör gärna med avdelningen Juridik.

Läs mer om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess, personuppgifter och diarieföring på avdelningen Dokumenthanterings webbsidor

Sidansvarig:

Kontakt

Vid frågor om Offentlighet och sekretess - kontakta:

Sanna Håkansson
Jurist
sanna [dot] hakansson [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 08 10

Henrik Wiebe
Jurist
henrik [dot] wiebe [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 08 90

 

 

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen