Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Utbildning – studentkontakt

Personuppgiftshantering i kontakt med studenter
Här hittar du information och stöd för hantering av studenters personuppgifter.

Studenter och personuppgiftshantering

En stor del av universitetets medarbetare har dagligen kontakt med studenter. Det är inte enbart utbildningsadministratörer, studierektorer och lärare som kommunicerar med studenter utan även andra roller och funktioner kommer ofta i kontakt med studenter. Beroende på i vilket sammanhang och syfte du hanterar personuppgifterna behöver du i vissa fall informera den registrerade om hanteringen. Oavsett hanteringens syftet behöver du alltid rättslig grund. En avgörande faktor för hur du bör agera är om det handlar om en student, presumtiv student eller alumn.

Student, presumtiv student eller alumn?

Termen student kan betyda olika saker beroende på i vilket sammanhang den används: för medarbetare som arbetar med marknadsföring och rekrytering av nya studenter innebär ordet student presumtiv student; för en utbildningsadministratör är en student lika med en person som är registrerad i LADOK; för medarbetare som arbetar med före detta studenter handlar det om alumner. Läs mer nedan om hur du bör agera beroende på vilken kategori av studenter personuppgiftshanteringen avser.

Registrerade studenter

I samband med att studenten påbörjar sin utbildning och registreras i LADOK får studenten standardiserad information av universitetet om hur och i vilket syfte deras personuppgifter hanteras under studietiden. Du behöver alltså inte informera studenten på nytt när syftet med hanteringen av students personuppgifter faller inom ramen för students utbildning. Personuppgifter inom utbildningen behandlas i följande situationer: 

  • Antagning
  • Studieadministration LADOK, LUVIT, Live@Lund
  • Undervisning och examination
  • Studie- och karriärvägledning
  • Examen

Undantag när studenten behöver informeras om personuppgiftshanteringen

Det förekommer tillfällen då syftet med personuppgiftshanteringen inte är relaterad till studentens utbildning. Du behöver då ge studenten särskild information vid varje nytt tillfälle hens personuppgifter hanteras. Exempel på tillfällen när personuppgiftshanteringen ej räknas som relaterad till utbildningen:

  • studenten behöver pedagogiskt stöd
  • studenten ansöker om bibliotekskort
  • rekrytering av studentmedarbetare
  • rekrytering av frivilliga ambassadörer eller faddrar
  • studenten kontaktar studenthälsan

Presumtiva studenter och alumner

Arbetar du med marknadsföring, rekrytering av presumtiva studenter, eller för register med personer som är intresserade av att studera vid Lunds universitet? Då hanterar du presumtiva studenters personuppgifter. Arbetar du med nätverk och träffar för före detta studenter? Då hanterar du alumners personuppgifter. Vid hantering av båda dessa kategoriers personuppgifter behöver du informera om hanteringen.

Vilken rättslig grund ska jag använda?

För all hantering av personuppgifter krävs att du har rättslig grund. En av de rättsliga grunderna är samtycke vilket krävs vid till exempel marknadsföring. Läs mer om rättslig grund och samtycke på följande sidor:

Vad behöver jag informera om?

Du är skyldig enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 att informera den registrerade om en rad punkter.

Läs mer om vad du behöver informera om på sidan Information till registrerade

Stöd och verktyg

Sidansvarig:

Kontakt

Dataskyddsombud

dataskyddsombud [at] lu [dot] se

Ordlista

  • Personuppgiftsansvarig – den organisation som är ansvarig för hanteringen av personuppgifter. Med få undantag är Lunds universitet alltid personuppgiftsansvarig.
  • Registrerad – den person vars personuppgifter du samlar in och/eller hanterar
  • Dataskyddsombud – den roll och funktion som ansvarar för att Lunds universitet efterlever Dataskyddsförordningen
  • EU:s Dataskyddsförordning (ofta kallad Dataskyddsförordningen) – den svenska översättningen av General Data Protection Regulation (GDPR).
  • Dataskyddslagen – den svenska nationella kompletteringen till EU:s dataskyddsförordning.

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen