Utresandeprocess

Denna information ger vägledning och stöd i handläggningen av utresande utbytesstudenter. Här identifieras stegen i arbetsprocesserna, här finns länkar till dokument som kan behövas samt kontaktuppgifter om du har ytterligare frågor.

1. Inför utlysning av universitetsgemensamma platser
2. Förberedelser i SoleMove inför utlysning (alla avtal)
3. Upprätta en utlysning i SoleMove
4. Nominering till universitetsgemensamma platser
5. Tomma platser på universitetsgemensamma avtal
6. Detta behöver göras i Ladok
7. Studenten lämnar återbud eller avbryter sitt utbyte
8. Betyg och tillgodoräknande
9. Reseberättelse
10. Statistik och nyttjandegrad av platser

Inför utlysning av universitetsgemensamma platser

Utbytesplatser till partneruniversitet utlyses vid varje fakultet, både ämnesspecifika och universitetsgemensamma. 

Fördelningsprocess av universitetsgemensamma utbytesplatser 

Utlysning av de universitetsgemensamma platserna föregås av en fördelningsprocess en gång om året. I juni fördelas platser för nästföljande läsår. En preliminär version av fördelningen skickas ut i juni. Det slutgiltiga fördelningsarket är vanligtvis färdigsammanställt i augusti. 

Fördelningsarket hittas i LU Box – UT: Fördelning universitetsgemensamma platser


Vilka universitetsgemensamma platser passar för min fakultet? 

Höst- eller vårterminsplats

I dokumentet ”När kan man utlysa vad?” (LU Box – ”UT: När kan man utlysa vad? Antal poäng per termin”) hittar du information om vilka universitet som kan utlysas på höst-/vårtermin. Dokumentet utgår från de två datum fakulteten behöver skicka nomineringsinformation till Mottagande mobilitet service den 25 januari/ 1 april. 

I LU Box hittar du "UT: När kan man utlysa vad? Antal poäng per termin”


Ämnesområde, kurser och restriktioner

Ta reda på om kursutbudet vid de universitetsgemensamma platserna passar studenterna vid din fakultet och om det finns kursrestriktioner inom de ämnesområden som intresserar studenterna vid din fakultet. 

Du hittar denna information om de universitetsgemensamma universiteten i SoleMove under fliken ”Exchange destinations abroad and feedback” (använd sökverktyget, sortera fram universitetsgemensamma avtal, se ”Additional Information”).

Gå till "Exchange destinations abroad and feedback" i SoleMove

För frågor om fördelningsprocessen, kontakta gruppchef vid Mottagande mobilitet och service. 

För frågor om enskilda universitet bland de universitetsgemensamma avtalen, kontakta aktuell handläggare i Mottagande mobilitet service

Förberedelser i SoleMove inför utlysning (alla avtal)

Giltiga avtal

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

• Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Observera att avtal som har gått ut inte är synliga för studenter.
• Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande.
• Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner.
• Signera Erasmus utbytesavtal digitalt i SoleMove och skicka det till partneruniversiteten via Erasmus Without Paper. Mer information om EWP hittas i SoleMove Teams.

Uppdatera information för studenter om partneruniversitet 

Information om partneruniversiteten som ligger i ”Additional Information” är alltid tillgänglig i SoleMove och sökbar för studenter, även utanför ansökningsperioderna. Tänk på att denna information måste vara uppdaterad senast vid ansökningsperiodens början. Gör det så enkelt som möjligt för studenterna att jämföra information om olika universitet genom att strömlinjeforma informationen. 

Följande information behöver finnas om partneruniversiteten: 

• Länk till information om utbytesstudier och kursutbud
• Studieperioder och länk till akademisk kalender
• Språkinformation (förkunskaper och språktest)
• Kursnivå och kursinformation inkl. kursrestriktioner (undergrad./ grad)
• Antal poäng för heltidsstudier
• Försäkringsinfo
• Bostadsinfo
• Andra kommentarer

Hitta "Additional Information" om partneruniversitet i SoleMove via sökverktyget Going Abroad

För att lägga till information om partneruniversitet i ”Additional Information” i SoleMove, gå via fliken ”Agreements”. Du hittar SoleMove-manualen ”Instruktioner om partners, avtal och utlysningar” i SoleMove Teams.

Hittar du inte manualen? Kontakta SoleMove Support.

Förberedelser för restutlysning

SoleMove räknar av använda platser inom en utlysning, per läsår. Notera att systemet inte räknar antalet terminsplatser enligt avtalet, utan utgår ifrån antalet använda månader. Detta innebär att om fakulteten har 5 platser (25 månader) tillgängliga och nominerar 4 (20 mån) studenter, så finns det 1 plats kvar till restutlysningen. När du skapar din restutlysning kan du använda funktionen ”Places is available” i ”Application periods” gränssnittet. Avräkningen av platser fungerar enbart per läsår, förutsatt att rätt antal platser har lagts till i alla avtal. 

Upprätta en utlysning i SoleMove

Instruktioner för hur du upprättar en utlysning i SoleMove hittas i SoleMove manualen ”Instruktioner om partners, avtal, utlysningar” i Teams. Notera att utlysning benämns ”Outgoing Application Period” i SoleMove. 

Du hittar SoleMove-manualen ”Instruktioner om partners, avtal och utlysningar” i SoleMove Teams/Filer.

Hittar du inte manualen? Kontakta SoleMove Support.


Nominering till universitetsgemensamma platser 

Det är lämpligt att ha följande i åtanke vid nominering till universitetsgemensamma platser:

• Studierna bör kunna tillgodoräknas.
• Studieplanen får inte innehålla kurser som är ”restricted” vid partneruniversitet.
• För universitet med höga språkkrav är det lämpligt att särskilt se till studentens kunskaper i engelska. Det finns i dagsläget ingen rekommendation för hur detta bör göras. 
• Vissa universitet kräver att studenterna ska ha över ett visst snittbetyg. 

Nomineringsdeadlines för universitetsgemensamma platser 

Beslut om nomineringar av studenter till universitetsgemensamma utbytesplatser ska vara handläggare vid sektionen Externa relationer tillhanda (i SoleMove).

• 25 januari
• 1 april

Handläggare vid Mottagande mobilitet service hanterar de studenter som har nominerats till universitetsgemensamma platser och tar kontakt med studenterna senast en månad efter ovan nämnda deadlines. Det är bra om studenten får information från fakulteten om ungefärlig tidpunkt när handläggare vid Externa relationer beräknas ta kontakt, för att undvika onödig oro och frågor. 

Om studenten lämnar återbud till sin plats innan nomineringsdeadlines ovan hanteras återbud av fakulteten. 

Tomma platser på universitetsgemensamma avtal

Om en fakultet har tomma platser kvar på universitetsövergripande avtal efter att ha utlyst platserna till studenterna, finns två alternativ:

1. Platserna sparas till planerad restutlysning.
2. Platserna lämnas tillbaka till MMS för att om möjligt kunna utlysas av fakulteter med fler sökande till de berörda partneruniversiteten.

Om fakulteten överväger att spara platserna till den egna fakultetens restutlysning är det viktigt att först titta igenom dokumentet ”När kan man utlysa vad” i LU Box för att säkerställa att universitetet har tillräckligt sen ansökningsdeadline för att kunna ingå i en restutlysning.
 
Om man istället vill lämna tillbaka platser kontaktar man Gruppchef vid Mottagande, mobilitet och service (MMS).
 
MMS kontaktar då de andra fakulteter som tilldelats plats till berörda universitet vid fördelningsmöte, för att undersöka intresse och möjlighet att ta över de återlämnade platserna.

Detta behöver göras i Ladok 

1. Student nomineras i SoleMove av fakulteten (innan 25 januari/1 april)
2. Fakultet meddelar Ladok vilka ”åtagande” som ska skapas (”åtagande” är avgörande för vilken institution som mottar HÅS för studenten som ska åka ut).
3. Ladok meddelar när ”åtagande” är klara, per fakultet.
4. När ”åtagandet” är klart ska handläggare (vid fakultet och MMS) lägga till ”förväntat deltagande” till utbytet.

Självregistrering i Ladok vid ankomst

Vid ankomst till värduniversitetet ska studenten ska självregistrera sig i Ladok som en bekräftelse på deltagande i utbyte. Självregistreringen är en slutgiltig bekräftelse för CSN. Registreringen innebär också att fakulteter och institutioner får HST för registreringen. 

Om självregistreringen uteblir läggs återbud in, vilket leder till att CSN stoppar eventuella studiemedelsutbetalningar och ingen HST faller heller ut på fakulteter och institutioner.

Handläggaren ansvarar för att informera studenten om registrering i Ladok vid ankomst. Vanligtvis skickas en påminnelse ut från Ladok strax innan mitten på terminen. Påminnelsen skickas till studenten samt kopia till fakulteternas funktionsepostadresser.

Studenten lämnar återbud eller avbryter sitt utbyte

Handläggaren markerar avhopp i SoleMove och meddelar Ladok om att ”återbud” resp. ”avbrott” skett. 

• Återbud – nominerad student lämnar återbud innan utbytet har påbörjats. 
• Avbrott – nominerad student avbryter ett påbörjat utbyte/kurs


För universitetsgemensamma platser, ska ansvarig fakultet och MMS informera varandra. 

Reseberättelse

Utbytesstudenter, praktikanter och studenter som har gjort fältarbete ska skriva sin reserapport efter avslutad mobilitet enligt fakultetens instruktion. Fakulteten ansvarar uppmana studenten att skriva sin reseberättelse. Fakulteten är också ansvarig för att granska reseberättelserna innan publicering. Hjälp gärna till att marknadsföra portalen via fakultetens webbplats och infomöten. Externa relationer ansvarar drift och utveckling av systemet. 

Gå till www.utlandsstudier.lu.se

Betyg och tillgodoräknande

När betyg skickas från partneruniversitet till MMS-handläggare, antingen digitalt eller i pappersform, skickas de vidare till det internationella kontoret vid berörd students fakultet för vidare hantering och tillgodoräknande.

Hur många poäng motsvarar heltidsstudier vid universitetsgemensamma partneruniversitet?

I dokumentet ”Antal poäng per termin” (LU Box – ”UT: När kan man utlysa vad? Antal poäng per termin”) hittar du en rekommendation från Mottagande Mobilitet Service gjord i överenskommelse med Interhand.

Gå till dokumentet ”Antal Poäng per termin” i LU Box


Statistik och nyttjandegrad av platser 

Balansarket visar nyttjandegrad per fakultet över en 5 års period. Notera att året 2020 räknas inte i balansarket. 

En gång per termin uppdaterar handläggare vid MMS balansarket som visar fördelningen av universitetsgemensamma platser samt användning av platser per fakultet och termin. En plats räknas som använd, även vid avbrott.

Balansarket utgår ifrån överenskommelsen vid fördelningsmötet, så om en fakultet använder en plats från en annan fakultet, kommer det att speglas i nyttjandegraden av platserna. Detta innebär att en fakultet som har använt platser från en annan fakultet kan få en nyttjandegrad på 110%. Fakulteten som inte har använt sin tilldelade plats får en nyttjandegrad på 0%. 

Balansarket visar nyttjandegrad per fakultet över en 5 års period. Nyttjandegraden är i nuläget bara för kännedom och är inte avgörande för framtida fördelning.

Hitta "Balansark" i LU Box