Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Personuppgiftsbehandling i samband med examination och utbildning på distans med anledning av Corona

Behandling av personuppgifter vid undervisning och examination på distans
Med anledning av övergång till undervisning och examination på distans lämnar dataskyddsombudet följande rekommendationer avseende behandling av personuppgifter.

Både realtidsövervakning (streaming/strömning) och inspelning av ljud och bild är personuppgiftsbehandlingar enligt dataskyddsförordningen (DSF). Båda dessa metoder utgör ett allvarligt integritetsintrång eftersom det är en övervakning av en student i en utsatt situation och övervakningen i regel sker i hemmet som är en privat sfär. Inspelning får anses vara ett mer kvalificerat intrång än realtidsövervakning och en inspelning av en student är också i regel en allmän handling som kan lämnas ut på begäran från någon ur allmänheten. Det är därför av synnerlig vikt att universitetet hanterar denna typ av verktyg med respekt för den enskilde och på ett transparent sätt.  

Det ska också noteras att universitetet inte kan förlita sig på samtycke i situationer kopplade till undervisning och examination av en student.

Informationen på denna sida utgör en mer utförlig och fullständig rekommendation baserad på den information riktad till lärare som publicerades på Medarbetarportalen 27 mars 2020 (klicka här).

Utgångspunkter

Det är tillåtet att behandla studenternas personuppgifter i digitala hjälpmedel när det är nödvändigt för att genomföra utbildning och examination. Om en personuppgiftsbehandling är nödvändig får avgöras i det enskilda fallet. Här bör även rektors beslut beaktas att tillåta ändring av beslutade kurs- och utbildningsplaner avseende vårterminen 2020 vad gäller formerna för bedömning av studenternas prestationer och för undervisning till genomförande digitalt.

Vid bedömningen av om en personuppgiftsbehandling är nödvändig ska bland annat hänsyn tas till om formerna för en examination kan anpassas till de ändrade förutsättningarna. Exempel: Kan en salstentamen göras om till en hemtentamen?

För att personuppgiftsbehandling i form av realtidsövervakning eller inspelning ska anses nödvändig krävs också att det faktiskt är ett effektivt verktyg för att uppnå ändamålet med behandlingen. Exempel: Om realtidsövervakning inte bedöms minska risken för fusk i någon större utsträckning ska verktyget inte användas för detta ändamål.

Bedömningen ska ske utifrån följande utgångspunkter:

  • Om det är nödvändigt får universitet i samband med undervisning direktsända (livestreama) studenter och lärare om syftet är att bedriva undervisning.
  • Om det är nödvändigt får universitet spela in undervisning där studenter kan förekomma om inspelningen utgör en del i undervisningsunderlaget.
  • Om det är nödvändigt för att säkerställa en rättssäker examination får universitet direktsända (livestreama) en examination eller ett obligatoriskt moment.
  • Om det är nödvändigt för att säkerställa en rättssäker examination får universitetet spela in examinationen eller det obligatoriska momentet om syftet är att inspelningen ska utgöra grund för examinationen.
  • Det är dataskyddsombudets uppfattning att det är svårt att motivera att inspelning av examination eller obligatoriskt moment får ske i andra fall.

Viktigt att tänka på är att en handling är allmän om den förvaras hos universitetet och är att anse som inkommen hit eller upprättad här. Då studenter lämnar in handlingar till sin lärare för bedömning anses dessa i regel ha "anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda". Detsamma gäller om föreläsningar eller examinationer spelas in. Dessa inspelningar anses då också i regel som inkomna eller upprättade handlingar i tryckfrihetsförordningens mening och är alltså att se som en allmän handling som kan begäras ut.

Undervisning på distans

Som huvudregel gäller att samma förhållningssätt ska tillämpas för personuppgiftsbehandling vid undervisning på distans som vid sedvanlig undervisning. Personuppgiftsbehandlingen ska vara en förutsättning för att kunna bedriva undervisning eller utgöra underlag för själva undervisningen.

Behandling av lärares personuppgifter

Behandlingen av de anställdas personuppgifter i samband med undervisning på distans sker med stöd av den rättsliga grunden avtal, då detta är en del av den anställdes uppdrag enligt anställningsavtalet. Detta gäller såväl om undervisningen direktsänds (livestreamas) eller spelas in.

För studenter som vill filma en undervisningssituation gäller Regler för ljudupptagning, fotografering och filmning i samband med undervisningssituationer (PDF, 112 kB, nytt fönster) även för undervisning på distans, och dessa regler når du genom att klicka här. I dessa situationer bör läraren se till att övriga deltagande studenter kan ställa frågor och interagera i undervisningen på ett sådant sätt att deras personuppgifter inte behandlas av den inspelande studenten, exempelvis genom att kunna ställa anonyma frågor. Kan detta inte ske ska inte inspelning tillåtas av undervisande lärare.

Behandling av studenters personuppgifter

Den rättsliga grunden för universitetets behandling av studenternas personuppgifter vid undervisning är allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosätena ska bedriva undervisning. Om syftet med behandlingen är undervisning (oavsett om behandlingen sker genom livestreaming eller inspelning) och behandlingen utgör en förutsättning för att undervisningen ska kunna genomföras, är behandlingen alltså tillåten.

Att direktsända (livestreama) en föreläsning eller annat undervisningsmoment för dem som annars skulle ha deltagit i lokalen är tillåtet. Likaså är den personuppgiftsbehandling, som sker genom att studenterna deltar med ljud och bild i ett sådant direktsänt (livestreamat) undervisningsmoment, tillåten. Detta med den rättsliga grunden allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosäten ska bedriva undervisning.

Överväg alltid vilka av funktionerna för webbkamera, ljud och chatt som är nödvändiga att aktivera för studenterna vid undervisningstillfället. Det kan ofta vara motiverat att använda en eller flera av funktionerna men gör det inte slentrianmässigt utan gör ett medvetet ställningstagande. Informera om studentens (eventuella) möjlighet att stänga av funktioner.

Finns det undervisningsmoment där inspelning även i normalfallet sker för att utgöra en del av undervisningen, är detta även möjligt att genomföra på distans. Det kan vara fråga om att  inspelningen utgör underlag för studentens egen reflektion och för diskussion med övriga studenter och lärare. Innehållet i inspelningen utgör alltså en del i undervisningsunderlaget. Det man bör tänka på i dessa fall är att uppmana studenterna att inför inspelningen placera sig i en så neutral miljö i hemmet som möjligt för att minska intrånget i privatlivet.

Inspelningar från undervisningstillfällen får gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle. För frågor om bevarande och gallring hänvisas till avdelningen Dokumenthantering inom sektionen Juridik och Dokumenthantering.

Det är viktigt att informera studenterna om att en personuppgiftsbehandling sker genom den digitala uppkopplingen samt att informera om något sparas. Det är även lämpligt att ge studenter möjlighet att kunna ställa frågor utanför föreläsningen (det blir särskilt viktigt att frågorna ställs utanför föreläsningen om denna spelas in).

Det finns en checklista (A) på Medarbetarportalen för vilken information som ska lämnas till studenterna (klicka här för att komma till checklistan).

Känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information ska inte delas eller förekomma.

Examination på distans

Som huvudregel gäller att samma förhållningssätt ska tillämpas för personuppgiftsbehandling vid examination på distans som vid sedvanlig examination. Om syftet med en inspelning är att utgöra underlag för examination eller dokumentation av obligatoriskt moment, är inspelning tillåten. Om studenterna vid vanlig salstentamen ska identifiera sig och övervakas av tentamensvakter får detta även ske på distans.  

När studenter examineras behandlar universitetet studenternas personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse, där själva examinationen anses vara myndighetsutövning.

Det är dataskyddsombudets bedömning att universitetet har utrymme att behandla studenternas personuppgifter när det krävs att de identifierar sig genom att uppvisa legitimation. Krav på identifikation ska dock inte förekomma om det är en examinationsform som normalt inte kräver identifiering med legitimation (till exempel hemtentamen). Om identifiering vid en digital examination ska ske genom uppvisande av legitimation finns risk att bland annat personnumret kan ses av övriga examensdeltagare. Identifiering genom legitimation måste därför ske på ett sådant sätt att övriga deltagare inte har möjlighet att se personnumret eller andra unika uppgifter. Om identifiering kan ske med hjälp av till exempel fotolistor bör detta alternativ användas.

Det ska understrykas att identifiering genom tekniska hjälpmedel som möjliggör ansiktsigenkänning inte får användas. Sådan behandling utgör behandling av känsliga personuppgifter, vilket kräver särskilt lagstöd och vilket dataskyddsombudet bedömer inte föreligger.

Direktsändning (livestreaming) av examinationer och obligatoriska moment

Att identifiera och övervaka studenter via webbkamera kan i vissa fall vara tillåtet om det är nödvändigt, men ska inte ske om det är en examinationsform som normalt inte kräver identifiering med legitimation (till exempel hemtentamen). Beslut om detta bör fattas inför varje examinationstillfälle, skälen för beslutet bör dokumenteras.

I samband med digitala tentamensformer kan det finnas ett behov av att såväl identifiera studenten som att övervaka studenten under pågående skrivning. Det är viktigt att informera studenterna om att en personuppgiftsbehandling sker genom den digitala uppkopplingen samt informera om att inget sparas.   

Det finns en checklista (A) på Medarbetarportalen för vilken information som ska lämnas till studenterna (klicka här för att komma till checklistan).

En realtidsövervakning av examinationen kan anordnas på motsvarande sätt som vid en salstentamen utan att en inspelning av studenterna sker. Detta skulle då innebära att läraren eller annan i realtid övervakar studenternas tentamensskrivning via den digitala uppkopplingen. Det antal personer som övervakar examinationen kan behöva anpassas i den enskilda situationen. Denna typ av övervakning får universitetet anses ha rättslig grund för i högskolelagen och dataskyddsförordningen med hänvisning till allmänt intresse.

Inspelning av examinationer och obligatoriska moment

Inspelning av studenter i deras hemmiljö får anses utgöra ett allvarligt intrång i den personliga integriteten och det bör ställas höga krav för att detta ska kunna motiveras.  Beslut om detta bör fattas inför varje examinationstillfälle, skälen för beslutet bör dokumenteras.

Muntliga examinationer och obligatoriska moment förutsätter att de är av individuellt prövande karaktär. Detta förhållande kan kräva att de dokumenteras på lämpligt vis. Sker en inspelning i dessa fall för att erhålla nödvändig dokumentation av underlaget inför examination eller bedömning av det obligatoriska momentet, är inspelningen tillåten. Det kan också handla om att inspelningen utgör underlag för studentens egen reflektion eller för diskussion, vilket också är tillåtet. 

I motsvarande fall är inspelning av studenter vid muntlig examination eller vid annat obligatoriskt moment på distans tillåtet. Det man bör tänka på i dessa fall är att uppmana studenterna att inför inspelningen placera sig i en så neutral miljö i hemmet som möjligt för att minska intrånget i privatlivet.

Det är dataskyddsombudets uppfattning att det är svårt att motivera att inspelning av examination eller obligatoriskt moment får ske i andra fall, till exempel i syfte att ha som bevismedel i ett disciplinärende. 

Inspelningar från examinationer får gallras 2 år efter examinationen. För frågor om bevarande och gallring hänvisas till avdelningen Dokumenthantering inom sektionen Juridik och Dokumenthantering.

Sidansvarig:

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen