Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Publika evenemang

Personuppgiftshantering vid publika evenemang
Du som arbetar med att projektleda eller administrera evenemang behöver ofta hantera personuppgifter som till exempel deltagarlistor, matpreferenser eller dokumentation av evenemanget i bild och film. På denna sida kan du läsa om vad som gäller när du hanterar personuppgifter.

Rättslig grund för hantering av personuppgifter vid evenemang

För all hantering av personuppgifter behöver du säkerställa att du har rättslig grund och veta vilken av de rättsliga grunderna hanteringen sker. En av de rättsliga grunderna är samtycke vilken är vanlig inom samverkan och extern kommunikation.

Läs mer om rättslig grund och samtycke på följande sidor:

Vad behöver jag informera externa deltagare om?

Du är skyldig enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 att informera den registrerade, i det här fallet anmälda externa deltagare, om en rad punkter.

Läs mer om vad du behöver informera om på sidan Information till registrerade

Praktisk hantering av personuppgifter

Anmälan till evenemang

Anmälningsuppgifter till ett evenemang räknas som personuppgifter och du bör tänka på då är hur du går tillväga för att samla in dessa samt vad du behöver informera registrerade om. Du rekommenderas att använda upphandlade leverantörer i samband med anmälan till evenemang, till exempel:

  • Sunet Survey (istället för Google forms)
  • Skapa anmälningsformulär i upphandlat webbpubliceringsverktyg
  • Skapa delad e-postbrevlåda i Epic för att ta emot anmälningar eller använd dig av din e-postadress.

Dokumentation i bild och film

Om du vill filma och ta bilder under evenemanget behöver du tänka på om du behöver be om samtycke.

Läs mer om samtycke på sidan Bild och film

Då kan också överväga om det finns möjlighet att erbjuda ett foto- och filmfritt område för deltagare som inte vill synas på foto eller film under evenemanget.

Checklista publika evenemang

  • Har du använt upphandlad leverantör för att skapa anmälningsformulär?
  • Har du i anmälningsformuläret inkluderat information till registrerade om hantering av personuppgifter?
  • Har du i anmälningsformuläret bett om den registrerades samtycke till hanteringen av personuppgifter?
  • Har du en plan för hur du ska lagra och radera personuppgifterna?
  • Har du tänkt över om du behöver samtycke för filmning och fotografering? Det är inte alltid samtycke behövs men om du behöver det:
  • Har du förberett samtyckesblanketter för foto och eller filmning?
  • Har du förberett allmän information till deltagare om foto och eller filmning av evenemanget?
  • Har du möjlighet att skapa ett foto- och filmfritt område under evenemanget?
Sidansvarig:

Kontakt

Dataskyddsombud

dataskyddsombud [at] lu [dot] se

Ordlista

  • Personuppgiftsansvarig – den organisation som är ansvarig för hanteringen av personuppgifter. Med få undantag är Lunds universitet alltid personuppgiftsansvarig.
  • Registrerad – den person vars personuppgifter du samlar in och/eller hanterar
  • Dataskyddsombud – den roll och funktion som ansvarar för att Lunds universitet efterlever Dataskyddsförordningen
  • EU:s Dataskyddsförordning (ofta kallad Dataskyddsförordningen) – den svenska översättningen av General Data Protection Regulation (GDPR).
  • Dataskyddslagen – den svenska nationella kompletteringen till EU:s dataskyddsförordning.

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen